会计档案与声像档案得管理.ppt

第六章会计档案与声像档案的 管 理 第一节 会计档案管理 第一节 会计档案管理 一、会计档案的概念和特点: ㈠会计档案的概念：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 ㈡会计档案的特点: 1、形成范围广泛 2、档案类别稳定 3、外在形式多样 二、会计核算材料的归档: ㈠归档范围： 1、会计凭证 2、会计账簿 3、财务报告（报表） 4、其他会计核算材料 ㈡ 归档时间: 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。 注意：1、每个单位应明确会计档案具体的归档时间。 2、每年年初，会计机构应把上一年度的会计档案保管清册（目录），先向档案机构移交一份。其目的是便于档案机构掌握会计档案的形成数量、内容和价值，以加强档案工作的综合管理。 ㈢归档要求: 1、归档的会计核算材料真实、准确。 2、会计档案移交时，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 3、归档移交会计核算材料时，会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字。 ㈣电算化会计核算材料的归档： 1、会计电算化：是指由会计人员操作会计软件，使用电子计算机替代人工来完成会计工作的活动。 2、电算化会计核算材料的特点：具有记录载体磁性化、会计核算信息的非人工识读性、信息存储的高密度性以及对系统的依赖性等特点。 3、电算化会计核算材料的归档范围主要有三部分： (1)存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据； (2)打印输出的纸质载体的会计核算材料； (3)会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。 4、归档要求： 双轨制：电子核算材料和打印输出的纸质核算材料一并归档。 三、会计档案的整理和编目工作 （一）会计档案的分类、排列方法： 在实际工作中，会计档案的分类、排列方法有两种： 1、会计年度--类别--保管期限：这种方法是把全部会计档案首先按会计年度区分开，在一个会计年度内，再按凭证、账簿、财务报告、其他分为四类，每类的档案根据保管期限的长短依次排列（期限长的在前，期限短的再后）。 2、类别----会计年度----保管期限：把全部会计档案按四类分开，每类之下的档案再按会计年度排列，每一年度内的档案根据保管期限的长短依次排列。四个类别的档案分别编制四个流水案卷号，每年度可顺延，形成四本案卷目录。 目前，我区主要采取此种分类排列方法。 （二）会计档案的整理 1、会计凭证的整理方法和要求 会计凭证保管期限 15年 （1）进行检查。检查内容：装订是否结实，是否签字盖章（单位财务章和会计机构负责人签字或盖章），凭证内是否有金属物。 （2）对符合要求的凭证进行排列。按凭证形成的时间顺序排列。从凭证产生年份开始编一本接一本，一月接一月，一年接一年。 （3）在每本凭证的右上角编号。顺延上一年的流水号往下编，一本凭证编一个流水号，编到一千卷左右断号，再从“1”开始编，重新用一本目录，使用新的目录号。 凭证盒脊背： 1、会计账簿的整理方法和要求 会计账簿保管期限 现金日记账、银行存款账——25年 总 分 类 账、 各类明细账——15年 ②活页帐（明细账）： 第一步，先去掉空白页，然后在有字的右上角或左上角编页号。 第二步，加会计软封面和备考表将活页帐装订好，然后填写封面和备考表的相关内容，或者直接在活页帐的封面上贴不干胶的标签。 会计帐簿不干胶标签的样式： 会计帐簿软封面样式： （2）排列。期限长的排前面，期限短的排后面，也就是说先排25年的，再排15年的。 （3）编制会计档案案卷目录。 会计档案案卷目录 （4）装盒。填写卷盒上的相关内容。 注意事项： 1、订本帐：在填写页数时，按实际使用页数填写。 2、活页帐：要先将空白页拆除，然后在有字的一面编页号，如果帐页上贴着口取纸，但没有内容的帐页也要在正面编号，说明年初设了这个科目，但没有收支情况记录。 3、排列时，排列时要先排25年的，再排15年的。 3、财务报告的整理方法和要求 财务报告的保管期限 年 终决 算 报表——永久 各类月、季报表——5年 （1