宝公署竣工档案编制规定.doc

PAGE PAGE 1 宝山区公路管理署 关于工程竣工档案编制的规定 为了贯彻执行《上海市档案条例》的有关规定和《上海市城市建设档案管理暂行办法》，认真做好我署工程竣工档案的编制工作，特制定本规定。 一、编制原责 工程竣工档案是指本工程从项目立项、设计、施工至竣工交验全过程中形成的与本工程有关的应归档的全部文件材料，即文字材料、图纸、图表、声像材料等各种载体形式的文件材料。 竣工档案，是工程竣工的必备条件，也是评定工程项目等级的必要条件之一，因此竣工档案也是工程竣工验收中的一个部分，竣工验收和竣工档案应同步进行。凡竣工档案验收不合格的，工程不算完工，财务不予结算，工程不能交付使用。 根据我署的实际情况，从工程招、投标开始，计划科在与施工单位签定合同时，必须将施工单位编制竣工档案的内容列如施工招、投标书和工程施工合同及其他条款中，计划科在与监理单位签定合同时，也应将编制竣工档案的内容列入合同中。也可预交工程竣工档案保证金。 二、编制责任 竣工档案的编制必须遵照上海市城市规划局颁布的《上海市建设工程竣工档案的编制及报送规定》和《上海市公路管理处建设工程竣工档案的编制及报送规定》的要求内容进行收集、编制、报送、保管。本着“谁主管谁负责编制”的原则，设计、施工、监理和建设单位必须根据各自承担的工作内容、范围和职责，分别进行收集、整理、组卷、归档。 1、建设单位负责收集、整理前期立项文件材料，征地拆迁文件材料、设计技术文件材料及招投标等文件材料。 2、监理单位负责收集、整理监理过程中形成的文件材料，并负责对施工单位所形成的内业资料进行检查、审核。 3、各施工承包单位负责收集、整理施工过程中形成的各种文件材料及编制竣工图。 4、竣工档案的编制工作应在档案管理部门的直接指导下进行，建设工程项目负责人为竣工档案的直接责任人，把竣工档案工作纳入整个项目建设计划和程序中，做好竣工档案的编制、交验工作。 三、归档范围 竣工档案的归档范围，必须根据有关部门的规定和工程项目的实际情况确定，必须依据项目建设的成套性、阶段性和主体性，科学、合理地进行筛选和组合，以便近期利用和长期查考。 1、新改建工程项目的归档范围。（附件一） 2、大中修工程项目的归档范围（附件二） 3、乡村公路工程项目的归档范围。（附件三） 4、养护小修工程项目的归档范围。（附件四） 5、绿化工程项目的归档范围。（附件五） 6、公路珞政许可工程项目的归档范围。（附件六） 说明：凡是建设单位产生的文件，归档时应收集原始手稿和打印稿。凡建设单位作为直接收文单位，其文件材料归档时应收集正本保存，对于发至上级主管单位的文件，建设单位归档时可保存复印件。 施工单位、监理单位移交给建设单位技术文件材料均应是原始文件材料。移交接管养护单位的文件材料基础与交建设单位的文本要求一样，但可用复印件。竣工图一律为蓝图。 对没有参考和保存价值的技术材料可不移交，由科室自行保存。 四、竣工档案编制要求和方法 编制竣工档案一定要考虑到技术文件材料的成套性、阶段性和专业性。按工程建设程序进行分类、整理、组卷、编目，要求做到完整、准确、系统，达到优化组合，便于档案的保管和利用。 1、建设工程前期及竣工验收文件材料，按先批复后请示，先正文后附件，先印件后定稿，先文字材料后附图组卷；工程设计文件材料，按设计程序组卷；施工技术文件材料，按单位工程组卷；修改依据性文件，按单位集中组卷或单位工程组卷。 2、文件材料的规格一般采周国际标准A4型（297mm*210）。同一卷内要求同样规格；可将几张文件同时托裱在标准规格的白纸上，文件右边与白纸右边靠齐，上下几张文件可呈阶梯式排列。 3、文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸（传真纸），不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。书写工整，字迹、图样清晰，图表整洁，格式规范，一律使用碳素墨水书写、签批。 4、文件材料立卷厚度一般不超过2cm，每张文件要标明页号， 正面标在右上角；背面有文字的标在左上角，空白页不标页号。每页托裱文件，则标在每张文件右下角，不可标在托裱的白纸上。图样页号编写在右下角或标题栏外右上方。 成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。 卷内目录、卷内备考表不编写页号。 5、文件材料必须用线装订，采用三点一线，线头放在封底外露，去除原文件材料中的金属物，以免锈蚀纸张，案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复。图纸可不装订，图样折叠时按4号图纸（297－210mm）规格折叠，图面朝里，标题栏露在右下角。所有档案都采用软