为适应档案现代化管理需要，建立全省统一的档案检索和管理体系，更.doc

为适应档案现代化管理需要，建立全省统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。 1、范围 1.1 本标准规定了建国后文书档案目录数据交换的格式与要求。 1.2 本标准适用于浙江省档案馆、省直单位档案室建国后文书档案目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。 2、定义 本标准采用下列定义： 2.1 档案目录 由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。 2.2 目录数据库 将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。 2.3 案卷级目录 登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。 2.4 文件级目录 登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。 2.5 数据 对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。 2.6 记录 完整描述一件事物的相关数据处理单元。 2.7 字段 记录中可标识的特定范围数据。 2.8 字段名称 字段（著录项目）的显示名称。 2.9 字段名 数据库中用于字段实际存取的名称。 2.10 字段值 字段的取值范围，可以选择输入。 2.11 必须著录项目 指省直单位范围的或由省档案馆组织的数据库，各馆室进行数据交换时，必须有的项目。 2.12 选择著录项目 指各单位可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段 名、字段、类型和长度。 3、数据库结构与著录格式 本标准包括《案卷级目录数据库结构与著录格式》、《文件级目录数据库结构与著录格式Ⅰ》和《文件级目录数据库结构与著录格式Ⅱ》等三种数据交换格式。 《案卷级目录数据库结构与著录格式》和《文件级目录数据库结构与著录格式Ⅰ》适用于文书立卷改革前的档案目录。《文件级目录数据库结构与著录格式Ⅱ》适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案目录。 3.1 案卷级目录数据库结构与著录格式 3.1.1 案卷级目录数据库结构(见表1)　 案卷级目录数据库结构一览表 字段名称 字段名 字段类型 长度 字段值 必 选 著 录 项 目 全宗号 QZH C 4 目录号 MLH C 3 案卷号 AJH C 6 题 名 TM C 254 全宗名称 QZMC C 100 文件起始 时间 WQS C 6 文件终止 时间 WZS C 6 保管期限 BGQX C 4 永久、长期、短期、30年、10年 案卷总页数 ZYS N 4 选 择 著 录 项 目 密级 MJ C 4 公开、内部、秘密、机密、绝密 馆编案卷号 GBAJH C 6 分类号 FLH C 80 关键词 GJC C 80 主题词 ZTC C 80 载体规格 ZTGG C 15 载体数量 ZTSL C 6 附 注 FZ C 40 全文标识 QWBS C 250 3.1.2 案卷级目录著录格式 3.1.2.1 全宗号、目录号、案卷号、题名、全宗名称、文件起始时间、文件终止时间、保管期限、案卷总页数为必须著录项目，其他著录项目为选择著录项目。 3.1.2.2 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，建国后档案用“J”；后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。如“J002”表示建国后2号全宗档案。 3.1.2.3 目录号：是全宗内案卷所属目录的代码。目录号以三位阿拉伯数字标识。可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。如“003”表示目录号。 3.1.2.4 案卷号：案卷排列的顺序号。案卷号用三位阿拉伯数字标识。按目录内的案卷排列次序流水编号，不应有空号，也不应有重复号。如“123”表示案卷号。若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“（）”。如“123（2）”表示123号卷的第二卷。 3.1.2.5 题名：又称案卷标题，是表达档案中心内容、形式特征的名称。案卷题名不能提示案卷内容或题名过于冗长，一般应重新拟写，将原题名修改好再著录。 3.1.2.6 责任者：案卷级的责任者著录产生档案的单位及内部组织机构。如“浙江省交通厅办公室”。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。 例1：“中国共产党浙江省委”，通用简称为“中共浙江省委”。 例2：“浙江省科学技术厅”，通用简称为“浙江省科技厅”。 以上不应简称为“省委”、“省科技厅”等。 3.1.2.7 时间项：指卷内文件起止日期，分为起始时间和终止时间。时间项著录到月为止。时间项一律用6位阿拉伯数字表示，第