办公室工作备忘录.doc

办公室工作备忘录 办公室工作涉及学生会工作的各个层面，是整个学生会运转的中枢，在主席团和职能部门间起着上传下达的重要功能，作为办公室的成员，有必要和责任熟悉学生会工作的各个方面，此备忘录就是为了办公室的成员能更好地熟悉工作和开展工作而做出的。 王茜： 档案管理（扫描） 档案内容： 学生会各职能部门档案：包括各部的工作计划，工作小结及重大活动后的经验总结，以便对部门工作起借鉴与指导作用。 校际交流档案：收集兄弟院校的各类材料、文件加以整理，归档备案。这既便于对兄弟院校的工作有一个全面的了解，取长补短。 重大活动档案：学代会文件，艺术节、文化月文件等重大活动的档案。 学生会人事档案：学生会成员名单，由办公室印刷，由本人填写，一式两份，一份交办公室存档备案，一份由办公室转交给各系。 常用关系档案：主要包括①学校领导及主要职能部门联系方法 ②兄弟院校学生会联系方法 ③各院系学生会团总支人事档案 ④广播站、新闻中心人事档案 ⑤团委（青年志愿者协会、理论学习社）干部人事档案 ⑥曾与我校有联系的社会各界人士 常用表格档案：工作中使用的各类表格，如《活动申请表》、《学生会干部综合评估加分表》等。 各种制度：《学生会章程》及各项备忘录，各系学生会、各类社团的章程等。 《工作简报》。 学生会活动的照片及其底片。 具体实施办法：由办公室统一收集、整理各类材料并存档。如涉及学生会其它职能部门，应注意交于该部门负责人阅读后存入该部门的档案袋中。 档案保管： 学生会办公室设立专用的档案柜进行档案管理。 各类档案分类放置，重要档案必须至少留有五份作为备份，一般档案至少留二份。 每个部门将有各自的档案袋，用于放置部门活动的相关档案，如计划、过程介绍、经验总结等。 物品管理 值班主席应在值班时间打开物品柜，办公室值班人员在离开时应锁好物品柜。 各部门借用物品时，办公室值班人员作为经手人也需填写《物品借用登记表》，并监督借用人填写《物品登记表》。 若出现借出物品到归还日期还未归还的，经手人应督促借用人及时归还。 若出现物品不明损失的，由借用人负责赔偿；如借用人不明，则由借出时的经手人负责赔偿。 办公室每半个月根据《物品清单》清查物品柜内物品，发现有不够或已用完的物品应立即购买欠缺物品，购买完应马上在《物品购买登记表》登记。 值班工作 1．值班时间： 周一 —－ 周五 中午12：30—13：30，下午 4：00—5：00 2．值班人员必须规范佩戴工作证。 3．值班要求： （1）信息处理： a. 接听学生会电话，及时准确记录、传达、处理各类信息，并将重要信息及时送达值班主席处，按其指示再传达到相应部门。应将相关信息誊写，并张贴于办公室的“信息张贴板”上，以防遗忘。 b. 拆阅学生会信件，整理并将信息分类处理。重要信息应及时送达值班主席处，按其指示再传达到相应部门。若未能成功传达，应将信息誊写，并张贴于办公室的“信息张贴板”上。拆阅完的信笺统一放于专用文件筐中。 c. 认真登记《值班记录》，书面记录一份（挂在墙上）。 d. 如有外语服务方面的信息，交由外服中心的值班同学处理，如果该同学不在，可以代为记录并将信息统一放至外服信息箱内。 （2）物品管理： 外借物品需按要求严格登记于“学生会外借物品登记表”，由办公室值班人员最后锁好物品柜。 （3）室内保洁： 主席团室由办公室和外服值班干事进行保洁。 各部在开完例会后和宣传部出完海报后，应立即打扫办公室，此项工作由值班人员监督。 4．主席团、外语服务中心及办公室应互相监督值班情况。值班人员在离开时应在《办公室值班记录》上登记名字。 注意：干事如果因故无法值班，应及早和或常务副主任提出请假，经同意后，由本人及时和部内其他同学协调，换时间值班。 信息资料收发（录音电话） 交至学生会的各类材料和信息，属于需要及时到达各部门的，由办公室转交或转告；属于日常性工作材料的，放置于文件盒日常档内，并转告有关负责人。 学生会信件由值班干事下午从团委办公室处领取，与各部门有关的信件转交相应部门，其余信件由办公室自行处理后，放置于文件架上。 如当天未能转或转告各部门的信息应存入未处理的文件盒未果档内 ，以待日后及时解决。 学生会的报纸和杂志由办公室领取以后，统一分类置于报架期刊盒内，以供学生会成员阅读参考。 需发送校内各处的请柬、工作简报等均由办公室负责发送；需发往校外的信件也由办公室处理发送。 办公场所管理 使用办公场所应自觉保持办公场所的整洁，爱护场所的设施和用品，如果有损坏应向办公室通报，由办公室酌情处理。钥匙管理：主席团、办公室配有钥匙。钥匙不得复制、外借。使用时由相关人员负责开门。 在办公室电脑内建立win2000多用户系统，为各部提供工作平台，并进行相应管理。 维护电脑的软硬件，保证