31对我国档案馆自动化发展的理性思考.doc

对我国档案馆自动化发展的理性思考 管先海 摘　要：文章对“如何认识我国档案馆自动化发展的现状？”、“如何认识我国档案馆自动化发展的最终目的和未来方向？”和“当前如何推进我国档案馆自动化发展？”问题谈了作者的思考和认识。 关键词：档案馆自动化发展　档案馆信息资源共享　数字档案馆 １　如何认识我国档案馆自动化发展的现状？ 如何认识我国档案馆自动化发展的现状呢？要回答这一问题，必须先弄清档案馆自动化发展进程的阶段划分，然后再判定我国档案馆自动化发展处于这一进程的哪一个阶段。关于档案馆自动化的发展进程，国内外专家的看法大体一致，一般将其划分为四个阶段：第一阶段，即以档案馆内部业务处理为核心的业务管理自动化阶段；第二阶段，即以面向利用者需要为核心的利用者服务自动化阶段；第三阶段，即以档案信息网络为基础的网络化档案信息服务阶段；第四阶段，即档案馆自动化发展的高级阶段——数字档案馆阶段。从国外看，美英等发达国家的档案馆，其网络化档案信息服务正方兴未艾，虽然其“数字档案馆的基本技术已趋于成熟”，但“从目前掌握的材料，似乎还没有由若干档案馆联合建立的基于信息共享的数字档案馆”，[1]可以说其档案馆自动化发展现在正从第三阶段向第四阶段即数字档案馆阶段迈进，但总体上还处在第三阶段即网络化档案信息服务阶段。从国内看，目前大多数地市级以上档案馆，均不同程度地实现了业务管理自动化，少数发达地区的县级档案馆也实现了业务管理自动化，深圳、青岛启动了数字档案馆建设工程，[2] [3]上海、浙江、杭州等省市以及总参档案局、天津市开发区、江苏省电力公司等单位也相继提出了建设数字档案馆的规划和设想。[4]但在总体上，我国档案馆自动化发展仍处在第一阶段，即比较低级的业务管理自动化阶段，少数档案馆已进入第二阶段即利用者服务自动化阶段。如果这个结论能够得到认同，那么，这就是现实国情，即我国档案馆自动化发展的现状。按照一切从实际出发的马克思主义原则，这也就是我们探讨我国档案馆自动化发展进程的立足点和出发点。因此，笔者认为，我国档案馆自动化在总体上应该踏踏实实地发展第二阶段即利用者服务自动化阶段的业务，补第一阶段即业务管理自动化阶段的课。 那么，我国档案馆自动化可不可以“跳跃式发展”，从档案馆自动化初始阶段一跃而直接进入高级阶段即数字档案馆阶段呢？客观而言，人们希望尽早到达档案馆自动化的高级阶段即数字档案馆阶段，这种愿望和心情是完全可以理解的，但是“跳跃式发展”是需要有基础和条件的。就我国目前的国情来讲，技术、业务、经济、法律、社会等方面均不具备一下子进入高级阶段即从档案馆自动化初始阶段一跃而直接进入数字档案馆阶段的基础和条件。如果现在就全国性、大规模地进行数字档案馆建设，那将要处于条件不具备、地基不牢靠、国情不适应的境地。用一句不客气的话来讲，将有“冒进”的危险，将要犯“迟发展效应”中“急于求成”、“以过高的预期值来代替切实可行值”的错误。[5]但这并不意味着我国档案馆自动化不可以跳跃发展，如果从第一阶段跨越过第二阶段而直接进入第三阶段即网络化档案信息服务阶段，在技术可行和效益优化原则下，经过相当大的努力，应该是可以达到的。近年来，我国档案馆界已经出现从业务管理自动化阶段跳跃式发展到网络化档案信息服务阶段的可喜现象。深圳市档案馆、青岛市档案馆在自动化进程中，实践了这种跳跃式发展。这种跨越虽然幅度小一些，但也是跳跃式发展，值得探讨和实践。 ２　如何认识我国档案馆自动化发展的最终目的和未来方向？ 　　在全球网络化和数字化档案馆大潮的涌动下，我国档案馆也在激流中勇进，出现了两个动向：数字档案馆“热”和档案馆信息资源共享“潮”。怎样认识这两种动向，怎样看待这个问题，对我们认识我国档案馆自动化发展的最终目的和未来方向具有十分重要的意义。因为这是对全国档案馆工作的重大导向问题，事关我国档案馆事业发展的全局，事关我国档案馆事业的发展战略，事关全国每个档案馆的发展方向。而对此问题的看法，档案界众说纷纭，莫衷一是。笔者认为，对这一问题应从两个方面去认识：一方面，我国档案馆自动化发展的最终目的不是建设数字档案馆，而是实现档案馆信息资源共享，数字档案馆只是实现档案馆信息资源共享的高级手段而已；另一方面，数字档案馆是档案界同仁人人都希望早日到达并愿意为之奋斗的档案馆发展目标，是我国档案馆自动化发展的未来方向。 2.1　我国档案馆自动化发展的最终目的——档案馆信息资源共享 笔者认为，档案馆自动化是利用现代信息技术提高档案馆服务水平的综合手段的总称，其发展的多个阶段是技术手段不断提高的标志，也是使档案馆信息资源共享实现到越来越高的程度的体现。数字档案馆是档案馆自动化发展的高级阶段，它汇集了各种最先进的现代信息技术手段，使档案馆信息资源共享达到了“美梦成真”的理想水平。但无论如何，数字档案馆仍是实现档案