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试述数据库技术在档案编研工作中重要性 　　摘要就如何在编研工作中使用数据库技术进行论述。 　　关键词数据库;档案编研;应用 　　中图分类号G270.7 文献标识码A 文章编号1673-9671-(2010)032-0210-01 　　 　　1档案馆藏数据库和档案专题数据库 　　众览档案学界中关于档案数据库的文章,我们发现大多数文章对档案馆藏数据库和档案专题数据库是不作区分的,这很容易导致人们产生档案数据库仅仅关乎档案信息资源建设而无关乎档案信息资源开发的错误认识。 　　1.1数据信息的不同是两者的根本区别 　　二者同是载有档案信息的数据库,但两者的根本区别在于:档案馆藏数据库储存了档案的实体信息,而档案专题数据库则按专题集合相关档案内容信息。档案馆藏数据库以文献数据库和多媒体数据库为常见。无论它是只记录档案的档号、题名、责任者等外部特征的目录数据库,还是提供了数字化的档案全文包括文字、图像、数据、代码等的全文数据库和多媒体数据库,都是基于档案实体信息的,是对档案实体的真实反映。档案专题数据库和多媒体数据库,都是基于档案实体信息的,是对档案实体的真实反映。档案专题数据库就目前的技术手段而言,可以分为四种类型:① 是文献数据库;② 是多媒体数据库;③ 是数值型数据库;④ 是事实型数据库。这四种类型的数据库都是基于档案内容信息,通过对档案内容信息的分析、过滤、加工、编排而产生的。其中比较难以理解的恐怕是档案专题性的文献数据库和多媒体数据库与档案馆藏数据库作何区分的问题。从数据信息上看,两者的要求不同,档案馆藏数据库必须完全忠实于档案实体,专题性的文献库和多媒体库的数据则可以是以档案的真实记录为依据,围绕主题和传播的需要经过挑选、删节、加工的档案信息。档案馆藏数据库和档案专题数据库的区别还体现在以下几个方面。 　　1.2目的作用不同 　　档案馆藏数据库是为提高档案管理和档案检索利用工作的效率,缓解档案保存与利用的矛盾而建立的,可以说其:① 是为档案馆(室)的各项工作服务;② 是为档案检索利用服务,属于档案信息资源建设的范畴。档案专题数据库则是为了有效揭示并聚集与某一主题相关的,蕴藏在档案???献当中的有价值的信息,提供给社会利用。可以说档案专题数据库建设属于档案信息资源开发的范畴。 　　1.3产生过程不同 　　一般来讲,档案馆藏数据库是在档案整理、保管的过程中产生的,以目录数据库为例,档案馆在接收、征集到入馆档案之后,经过整理、著录,析出能够标志档案文献的外部信息之后,在档案移交保管部门时,就应当将档号、责任者、案卷题名乃至文件题名等具体信息录入数据库,而保管部门在接到档案存放之后,又应及时将存放地点信息录入数据库,档案文献数据库就是这样在档案管理工作中产生的,也可以说档案馆藏数据库的原型是工作库。档案专题数据库则不然,它的建设需要围绕某一专题,首先设立项目,通过查找本馆的档案资料,包括馆外其他文献资料,集中相关档案信息,经加工编排而生产的。相对于档案馆藏数据库在档案入馆的同时随即生成记录,档案专题数据库有一定的滞后性和回溯性。 　　1.4收录规模不同 　　作为管理型数据库,档案馆藏数据库必须录入本馆馆藏的所有档案资料,才能对所有档案资料实施监控和管理。而且一般只能管理本馆馆藏的档案资料。档案专题数据库一方面是将馆藏中与主题相关的档案信息提取揭示出来,另一方面为了说明问题的需要,也可以从其他馆的档案文献或者其他文献机构的图书资料中提取信息,整合进数据库。如果说档案馆藏数据库强调的是“全”,那么档案专题数据库则更强调“精”和“准”。 　　1.5使用范围不同 　　由于建库目的的不同以及建库过程的不同,数据库的使用范围也各不一样。档案馆藏数据库产生于档案管理过程中,首先是要满足档案管理的需要,所以档案馆藏数据库的使用范围是馆内所有档案工作人员,为档案人员管理档案服务;当然,档案馆藏数据库也服务于档案检索利用,应当面向社会大众。但是由于档案文献数据库收录的是档案馆的全部馆藏,其中包括必须必威体育官网网址、不得公布的信息内容,在这种矛盾中,能够开放给大部分社会成员使用的就只能是该库的一部分了。而档案专题数据库从建库之始就本着开发档案信息为社会服务的目的,建库的时候已经在选材时考虑档案的必威体育官网网址与公开的问题,所以档案馆开发的专题数据库全面向用户开放是没问题的。 　　1.6组织方式不同 　　档案馆藏数据库的记录是按时间顺序入库的,所以从物理上看,这些记录是无序的,杂乱无章的,而其逻辑整理则模拟档案实体整理按档号排列。当然,采用数据库管理的优势也就显示在可以突破传统目录单点线性排列检索的弊端,从主题或者档案本身固有的“六要素”提供多样的逻辑排列检索模式。档案专题数据库建库之前已经对库的机构、编排等有一定的规划,并通常保持数据库的