会务的管理--会议.ppt

会务管理 一、会议概述 二、会务工作流程 三、会务工作具体内容 四、常用会议的组织程序 五、会见与会谈 六、技能训练 目 的 通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。 一、会议概述 1.1 会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。 1.2 会议的要素 1.2.1、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 1.2.2、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。 1.2.3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 1.2.4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 1.3 会议的作用及缺陷 1.3.1 会议作用 　　 （１）．交流信息，互通情报 （２）．发扬民主，科学决策 （３）．组织领导，推动工作 （４）．带动消费，促进经济 （５）．联络感情，塑造形象 　 1.3.2 会议缺陷 　　（１）．造成时间、精力的浪费 　　（２）．造成经济的浪费 　　（３）．造成信息的重复、浪费 　　（４）．滋长不正之风(公共机构） 1.4 会议的种类 　1.4.1 按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 1.4.2 按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 1.4.3 按时间分： 定期和非定期。 1.4.4 按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. 1.4.5 按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 1.5 公司常见会议类型 总经理办公例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会、新产品发布会、联谊会、表彰会。 　 讨论 你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？ 1.6 会议的申报与审批 1.6.1申报与审批的形式 口头申报、书面申报、会议申报。 1.6.2会议申批的原则 精简从严原则、“一枝笔”原则。 1.7 会议成本意识 会议成本= 2ABT A :与会者平均工资的3倍（以小时计）; B :参加会议的人数; T :会议的时间（以小时为单位）。 1.8会议秘书工作的基本任务 1.8.1、组织的工作 (1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。 1.8.2文书工作 (1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。 1.8.3生活管理工作 (1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。 1.8.4安全保卫工作 (1)会议的必威体育官网网址工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。 二、会务工作流程图2.1 会前流程 2.2 会中流程 2.3 会后流程 三、会务工作的具体内容 3.1 指导会务工作的原则 1、准备充分； ２、组织严密； ３、服务周到； ４、确保安全。 3.2 会前准备工作 3.2.1 确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。 3.2.2 确定会议名称