公文及档案的管理.ppt

公文与档案管理 第一部分：绪论 Ⅰ 档 案 一、 档案的概念与特点 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 1.档案是直接形成于社会实践活动的原始的记录 2.档案是由文件有条件地转化来的 3．档案来源广泛，内容丰富，形式多样 二、档案的划分种类与作用 (一)文书档案 (二)科技档案 (三)专门档案 因产生和使用领域不同，可分成公务档案和私人档案。 按时间远近，可分为历史档案和现行档案 按政权性质和阶段不同，可分为建国后档案、革命历史档案和旧政权档案 Ⅱ 档案工作 广义 ，档案工作是指整个档案事业，它包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传出版工作和档案外事交往工作等。 狭义，则是指档案业务工作，也就是人们通常所说的档案工作，是 专指档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，即 用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。 一、档案事业的构成 (一) 机关档案室工作 工作任务： 第一，对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。 第二，负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累史料。 第三，负责对本系统和直属单位的挡案工作进行指导、监督与检查。 分为： 1．文书档案室 2．科技档案室 3．声像档案室 4．人事档案室 5．综合档案室 6．联合档案室 7．档案信息中心 (二) 档案馆工作 基本任务： 第一，接收与征集具有永久和长期保存价值的档案及有关资料，科学地进行管理； 第二，通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作； 第三，参与编修史志的工作。 分为： 1.综合性档案馆 2.专门性档案馆 机关内部工作的组成部分 本机关的全部档案 只在一定时期内保管本机关形成的档案，对于逾期的档案，或向档案馆移交，或予以销毁 主要为本机关提供档案服务，一般不与外界发生关系 整个国家、地区或系统、专业的科学文化事业机构。 本地区、本系统、本专业的档案 党和国家永久保管档案的基地 面向社会，提供档案为党和国家各项工作利用，甚至为国际友人和学者服务。 二、档案业务工作的内容 (一)档案收集工作 (二)档案整理工作 (三)档案鉴定工作 (四)档案保管工作 (五)档案统计工作 (六)档案利用工作 三、档案工作的性质 (一)档案工作是一项管理性的工作 (二)档案工作是一项服务性的工作 (三)档案工作是一项政治性的工作 (四)档案工作是一项科学性的工作 (五)档案工作是一项文化性的工作 四、档案工作的基本原则 档案工作实行统一领导、分级管理的原则， 维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。 Ⅲ 档案工作的历史回顾  1、“结绳”和“刻契”是远古时代档案的萌芽。 2、河南安阳小屯村是我国迄今发现的最古老的以文字记录的档案。 3、历史上不同载体的档案：甲骨档案（刻在龟甲、兽骨）、金文档案（刻在青铜器）、石刻档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、声像档案、电子档案。 4、档案一词最早出现在“明末清初”的事情。 5、历史上最其名的皇家档案库：汉代的石渠阁、兰台、东观、唐代的甲库、明代的后湖黄册库，清代的内阁大库都是著名的皇家档案库。 6、我党最早的档案工作指导性文件：1933年春，由瞿秋白起草、经周恩来审阅的《文件处置办法》。 7、1954年11月8日，第一届全国人大常委会第二次会议，根据总理周恩来提议，批准国务院设立直属机构——国家档案局。 8、1952年，中央办公厅、中组部和中宣部委托中国人民大学举办档案专修班，新中国档案高等教育由此发端。 9、1987年9月5日发布，1988年1月1日起实施的《中华人民共和国档案》标志着我国档案工作从此走上了依法管理的轨道。 第二部分 公文管理 I 公文的概念与分类 　一、公文的概念 公文，即公务文书,是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。 (一)公文是由法定作者制成的 (二)公文具有法定的权威和特定的效用 (三)公文具有法定的规范体式 (四)公文具有规定的处理程序 (五)公文与文件、文书的联系与区别 二、公文的分类 从公文的形成与使用范围上划分，公文可分为通用公文与专用公文两大类。 从公文的行文关系和运行方向上划分，公文可分为上行文、平行文、下行文三种 从公文的机密程度和阅读范围上划分，公文可分为公布公文、内部公文、机密公文三大类。 在一个机关