西南师范大学教学档案工作规范-西南大学计算机与信息科学学院.DOC

附件6 西南大学教学类档案工作规范 为了提高学校教学类档案（以下简称教学档案）的质量和管理水平，充分发挥教学档案在学校管理和社会活动中的重要作用，并为考核学校教学档案工作提供依据，根据《西南大学档案管理办法》《高等学校教学文件材料归档范围》等有关法规制度，结合学校实际情况，特制定本规范。 一、教学档案工作的基本原则 （一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体均属教学档案。 （二）教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。对教学档案中的少数不属于永久保存的类目，如毕业论文、实习报告等可由院系保存。 （三）教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规范，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。 （四）各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专（兼）职档案干部，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向档案馆办理移交。 （五）努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。 （六）逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。 二、教学档案归档原则、范围 （一） 确定的原则 1、归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2、归档的教学文件，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。 3、归档的教学文件，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动成套性的特点。 （二）归档的主要内容和重点 1、主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见《西南大学文件材料归档范围和档案保管期限表》。 2、归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件。 （三）不归档的文件材料 1、上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件； 2、上级有关教学的未定稿文件； 3、重份文件； 4、无查考利用价值的事务性、临时性文件； 5、非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件； 6、校内其他单位发来的文件； 7、与校外单位交换来的材料； 以上不归档材料如认为必要，也可由归档单位自行作资料暂存。 三、教学文件材料的部门立卷与归档流程： （一）形成与积累 1、每年新学年开始后，教务部门（招生类档案由招就处提供，其他各类教学档案由教务处提供）向各院、所及有关部门布置形成积累教学文件的任务。 2、各教学科、院及有关部门兼职档案员按文件分类表分别积累教学文件，并定期进行整理。电子档案参照纸质材料的归档范围与整理同步归档。 3、档案馆随时了解、督促、检查、指导各专（兼）职档案员做好文件的积累工作。 4、归档的教学文件必须字迹工整（手工书写应用不退色的黑、兰黑钢笔或铅字笔）、格式统一（A4规格大小），签字手续完备。 ( 特别说明：凡属归档的教学文件制成材料为压感纸、复写纸、传真件等不能长期存放和利用的，应将文件复印并盖上鲜章后与原件一并交档案馆保存。) 5、所有教学档案管理文件归档为一份。 （二）整理组卷 1、坚持由教学文件形成部门立卷的原则，由各院、所或教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件整理组卷后，向档案馆移交。 2、根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件组成一卷，便于利用，同一内容的文件数量多时可分别组成若干卷；对不同问题、文件较少者也可组成一卷，当然必须在同一类目内。 3、在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。 4、卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。 5、卷内文件一律拆掉金属物，分别用线或不锈钢钉装订，对破损的文件材料应进行修补。 6、凡文件未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者和时间。 7、各种材料大小均为A4标准，超出件按此规格叠成手风琴式。（请留出装订位置） 8、文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；所附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。（学籍表（袋）上的照片要用原件） 9、按顺序号编排页号，无论单面或双面只要