电子文件法规体系的建立2007811.ppt

这些标准的特点是囊括了文件的整个生命周期，而且是包含纸质文件和电子文件的统一标准。尤其是ISO15489制定者已经声称本标准主要是针对文件的标准，而不包括档案，所以参与此标准制定的主要人员理应来自文件生成部门。可是我国的参与者仍以档案工作者为主，而负责文件生成部门的人员很少有人参与，让人感到有些错位。 在我国文件管理断层依然存在的情况下，即使这些国际标准出台后采纳了我们档案工作者的某些意见，将来能否得到我国的文件生成部门的认可、被顺利采用，从而发挥其应有的作用仍然很值得怀疑。 2、相关立法是解决电子文件问题国家战略的基础 电子文件管理的问题已经得到了党和国家领导机关的重视，王刚同志也有多次指示。在国家信息化的建设过程中，中央领导要求利用科技手段推进档案工作信息化建设，提高档案保管和利用的科技含量，为中央重大决策部署服务，为社会主义经济建设、政治建设、文化建设与和谐社会建设服务，真正发挥出档案工作的独特作用。 在2000年党中央考虑成立信息化领导机构时，王刚同志专门提出补充吸收档案部门的领导和专家参加，就是出于弥补文件生成和归档管理之间的不顺畅问题，使国家电子政务建设等信息化过程，文档处理有统一的要求，为信息记录的长久保存创造条件。 参见国际标准，可知国际上强调的文件管理法规规章制度体系包括如下内容： 1）法令和诉讼法、行业规定以及通用的业务环境规定，包括与文件、档案、利用、隐私、证据、电子商务、数据保护和信息相关的法律和法规； 2)强制性的工作标准； 3)自愿执行的最优化工作守则； 4)自愿执行的道德及伦理准则； 5)社会对部门或机构行为的期望。 以上内容中所确定规章制度的要素适用于机构文件管理的要求，取决于机构及其所属行业系统的性质。 可以借鉴国际立法经验设计法规体系： 比较容易实现的方法是从文件最终面向社会作为司法凭证的要求为准，逐步向前推演，分别确定档案、归档文件、活动文件、制作中的文件、待制作文件的法规要求，从而形成连续的文件生成系统所需的法规。按此步骤应当不难产生我国的《文件（包括电子文件）管理法》。 3、如何确立电子文件的法规体系 1）法规体系的建立采取自上而下地方式进行较为合理。所以应当首先从法律框架开始，然后是较具体的法规条例，再次是党政机构的规定，国家标准、行业标准，基层单位的细则等。 2）从原则入手逐步对管理要求和技术方法进行细化。 第一是相关立法的工作。法律条文是基础，而且稳定性较强，一般在十几年甚至几十年期间少有大的修改。对其应强调权威性和基础性，内容偏重于宏观战略和原则要求。例如对公文类电子文件使用电子签章的法律认可、文件生成的法定流程条例，与文件保真、必威体育官网网址、保存有关的法律条文等。 第二是行政主管部门出台相关规定。中央或国家机关的规定应以原则要求为主，适当兼顾与技术关系不密切的操作性，如与文件生成相关的机构设置、岗位职责、文件制作的流程手续、数字签名的使用规定等，而且应当做到党政机关统一。 第三是标准体系的建立。在法规的基础上，可以进一步把面向操作的管理要求以标准的方式统一起来。如电子文件生成系统规范、电子文件管理规范、电子文件元数据规范等。标准体系的建立应当是开放式的。在体系构建上应当对国际标准、国家标准、行业标准统筹考虑，而且在采标上尽量就高，即优先考虑国际标准和国家标准。还要做到在文件处理过程上应当做到文件归档前后的一体化，在方法上应与技术的发展相适应，在应用目标上应具备较强的操作性。 标准的出台受到很多因素的制约，以电子文件元数据标准为例，就遇到了很多较难解决的问题。一方面有国际上可借鉴的标准，另一方面还要兼顾国内电子文件管理的基本状况，再加上法律基础和制度上的差异，直接采用国际标准难度较大，只能尽量靠近。 在立法不到位的情况下，元数据的选定就很难，拿不准的情况下必然会扩大元数据的选用范围，同时对元数据应当采取动态的管理方式，但是国际标准中似乎也未解决类似问题，通常只有捕获留存，而没有合理的去除，使元数据如同滚雪球一样越来越多，消耗很多系统资源，也使电子文件长久保存过程中的迁移操作变得越来越难。类似问题将会在许多标准的制定过程中遇到，对此要有足够的准备和适当的对策。 电子商务领域采取的立法对策和对相关问题的考虑也许可以对我们有所帮助。 承认电子记录的合法性。即承认电子记录作为法律行为形式的合法有效性。我国现有法律对一般法律行为的形式并没有特殊规定，且电子文件作为法律行为的形式已经在实际中使用。国外