企业常用公文的写作（莫岸洪讲义）.ppt

公文的语言 1.用词准确贴切 以规范的书面语言为基础，排斥口语、方言、俗语俚词。 少用华丽的辞藻，少用或不用描述性、比喻性词语。 2.句式简练严谨 用简洁的语言把意思表达明白，语句紧凑，表达意思确切严密。 尽量少用长句，多用短句。 3.固定的惯用语 使公文显得简洁明了，严谨平实，言简意赅，公文的庄重性更为突出。 概括起来，最主要的语言特点就是：严谨、朴实 公文写作词语小贴士 文字技巧 一、多使用无主句。 “XXX日函件收悉，现答复如下” 、“禁止吸烟” 二、多用单音节字。 “兹”、“业经”、“查”、 “悉”、 “即”、“予”、“拟予” 三、多使用缩略语。“三个代表”、“平安人寿”（先全称，后缩略） 语言规范 忌口语：爸——父亲； 帮忙——承蒙协助、支持； 商量——协商； 给——给予； 马上——立即。 角度区别：布置——上级对下级； 安排——用于本单位； 指示——上级对下级； 意见——上级对下级；也可对本单位； 称谓词 指自己：我、本。 指对方：贵、你。 专门用语 第三人称：该 领序词 依据、按照、接 承转词 据此、为此、有鉴于此、鉴此、综上所述、由此可见、总之、总而言之 时态词 兹——现在；倾——刚才；现、将、行将、时值、值此、按时、准时、 届时、如期、先期、逾期、立即、 曾经、当即、在即、着即、暂、暂作 结尾词 结束上文： 特此报告、特此通知、此复、此据、此致、请遵照执行、妥否，请批示、 希望：为盼（对领导或恳求）（例：请上级解决为盼） 为要（对下级）（例：请执行为要） 为荷（对平级） （例：请贵单位考虑为荷） 惯用语 听取、认为、同意 时间表述——具体：不得“今年”、“明天”、“下个月” 准确：不得用“去年以后”、上个月前” 全数：“2002年”不得写成“02”、“1999年”不得写成“99年” 公文常见“病症”处理 （一）文体格式不对 症状：请示、报告颠倒，常出现“申请”类 的文体。 还有自行制造文体，如“请示报告”、“关于××申 请的请示”、“关于××请求核准的报告”等。 病例： 关于申请解决宿舍问题的请示 （二）行文关系混乱 症状：上下行文不分，直接对外行文，采取命令口吻让 不相隶属的单位办事。 （三）呈送主体错位 症状：“抄送”、“主送”对象颠倒；多头主送， 对 无关部门文件滥发。 （四）层次重叠凌乱 症状：文件中经常出现的是跳跃式层次或混乱层 次，特别 是在规章类文件起草过程中出现， 如一、1、（一）、（1）。正确层次应该为 一、（一）、1. 、（1）梯次展开。 （五）语言冗长繁琐 症状：“下笔千言，离题万里”是这种症状的写照。 要求简短，开门见山，直述不曲，尽量采取“倒金字塔”原则。 病例： 少数单位领导对防火工作不够重视，存在着管理十分混乱，制度也不够健全，并且存在着违章操作等问题。 （六）文字化数字 症状：对于数字多用文字表示，让人眼晕，很难确定主题。应用阿拉伯数字，建议多用表格来体现前后变化和因果关系。 谢谢各位！ 4.批答函 主管部门经授权的部门以函的形式对有关单位请求审批的事项进行答复的函。 思考：下面的公文何以不用“批复”而用“复函”？ 国务院办公厅关于同意成立广州2010年亚洲残疾人运动会组委会的复函国办函〔2009〕80号 广东省人民政府、体育总局、中国残疾人联合会：　　你们报来的《关于成立广州2010年亚洲残疾人运动会组织委员会的请示》（粤府〔2009〕75号）收悉。经国务院领导同志批准，现函复如下：　　一、同意成立广州2010年亚洲残疾人运动会组织委员会（以下简称组委会）。组委会名誉主席由全国政协副主席、中国残联名誉主席邓朴方担任，组委会主席由体育总局局长刘鹏担任，执行主席由广东省省长黄华华、中国残联理事长王新宪担任。　　二、组委会内设机构由组委会根据工作需要自行确定。