[电脑基础知识]第4章Excel2003电子表格.ppt

图4.85 显示最高分 　　5．使用逻辑函数判断结果(IF函数) 　　假如统计成绩时希望把总分成绩大于等于480分的自动划分为“优秀”，否则就划分为“较差”，可使用Excel的条件函数IF来实现此要求。 　　(1) 单击选定需要显示判断结果的单元格。 　　(2) 按照前文介绍的方法，插入逻辑函数类别中的IF函数，指定条件为要考察的单元格大于等于480，条件成立时显示“优秀”，不成立时则显示“较差”。此时的公式示例如下： =IF(I1=480, 优秀, 较差) 这个表达式的含义如图4.86所示。 图4.86 条件表达式的含义 图4.87 判断处理结果 　　(2) 条件结果引号中的内容可以为空，即仅仅有一对半角引号(“”)，其显示结果为该单元格中不显示任何字符。 　　以上是一些比较简单的常用函数用法举例。实际工作中，各种函数还可以灵活嵌套使用，即在某个函数中再套用另外一个函数。在熟悉了简单的函数用法之后，稍作尝试是不难把握的。 4.4 图 表 处 理 　　Excel可以根据现有的二维工作表数据快速生成各种样式的图表。图4.88所示就是一个直观的季度销售统计图，生成这个图只需花费几十秒钟时间。图中包含标题行、分类轴(X轴和Y轴)、风格线、绘图区及产生图表的各系列数据表达区、图例等要素。最为难得的是，图中的数据完全是按比例自动绘制的。用户也可随时对图的样式进行更改，以符合实际需要。 图4.88 季度销售统计图 4.4.1 使用图表向导创建图表 　　以图4.88为例，创建一个图表的步骤是： 　　(1) 准备好原始工作表数据，然后单击“常用”工具栏上的图表向导按钮“　　”，或在“插入”菜单中选择“图表”选项。 　　(2) 在图4.89所示的“图表类型”选项列表中，根据需要选择一个图表类型及子图表类型(比如第一个柱形图)，单击“下一步”按钮。 　　注意：如果所有的图表类型都不满意，或者认为图表缺少个性，则可以单击“自定义类型”选项卡，然后根据需要自行定义图表的格式。 　　(3) 在如图4.90所示的“图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框中选择源数据。此时对话框中的“数据区域”输入框中是空白的，单击该输入框右侧的“　　”小按钮。 图4.89 “图表类型”选项列表 图4.90 “图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框 　　(4) 单击小按钮后，对话框缩小为一个单行的提示条，同时显示工作表区域。请用鼠标在要生成图表的工作表单元格上拖动，凡是拖动选中的区域都会被自动填入对话框源数据的输入框中，效果如图4.91所示。 　　注意：如果要生成图表的区域内容并不连续，可按住Ctrl或Shift键拖动鼠标，即可选中不连续或指定的连续区域。 图4.91 源数据的数据区域选择 　　(5) 拖动选定区域完毕，再次单击输入框右侧的“　　”小按钮，返回原来的图表源数据对话框，此时“数据区域”输入框中就会显示相应的区域范围，如图4.92所示。 图4.92 源数据的数据区域输入 　　(3) 单击被引用的工作表标签，通过单击或拖动选定被引用的范围。 　　(4) 切换到需引用的工作表，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”选项，然后在“选择性粘贴”对话框中单击“粘贴链接”按钮。 　　现在，被粘贴链接的单元格中的数值就会被链接到源单元格，当源单元格内容有任何变化时，与之相链接的单元格内容也会同步发生变化。 4.3.3 在公式中使用函数 　　1．简单的自动求和 　　实际工作中使用最多的计算方法就是求和。仍以前面的简单工资表为例。调用求和函数求和的步骤如下： 　　(1) 单击需要存放求和结果的单元格，比如单击工资表中“应发合计”下面的单元格。 　　(2) 单击“常用”工具栏上的“Σ”按钮，或者单击该按钮右侧的小三角箭头，在弹出的如图4.71所示的下拉菜单中选择“求和”。 图4.71 简单的自动求和 　　(3) 被选定的单元格中会自动生成一个“=SUM(B2:E2)”公式，如图4.72所示，同时从B2到E2 会处于一种临时选定状态，该范围的单元格会显示动态的蚁形框线。 图4.72 临时选定状态 　　(4) 检查Excel智能选定的范围是否符合要求。一般情况下Excel会自动将邻近的左侧或上方连续的含有数据的单元格设置为求和范围，这在多数情况下是正确的。如果其自动选定的计算范围不符合要求，那么需要用鼠标单击或拖动选择正确的求和范围，所选择的求和范围会自动反映在当前的公式中。 　　(5) 检查无误后，按回车键或者单击公式编辑栏中的“　”按钮，则Excel根据生成的公式自动计算具体的数据并填充求和单元格。 　　(6) 如果其他单元格也需要进行相同的求和操作，则可按住已经求和的单元格右下角的填充柄进行拖动