办公自动化高级应用案例教程—员工档案资料表的制作.ppt

5.1 员工档案资料表的制作 预备知识 数字文本的输入 自定义数字格式 快速输入相同数据 数字文本的输入 方法一： 先输入一个英文标点符号状态下的单引号，然后输入数字，数字即转换成文本格式。 方法二： 选定单元格或单元格区域，执行“格式|单元格”菜单命令，在“数字”选项卡中选中“文本”格式，单击“确定”按钮即可。 小技巧：按组合键Ctrl+1可以快捷地打开“单元格格式”对话框。 自定义数字格式 当需要给输入的数值加上单位（如“元”等）时，少量的可以直接输入，而需要大量输入时，可以通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目的。 设置后，在上述单 元格中输入数值， 单位“元”会自动加 在数值的后面。 快速输入相同数据 1．单元格区域连续 利用鼠标拖动“填充柄”来实现快速输入。 2．单元格区域不连续 用组合键Ctrl+Enter在多个单元格中输入相同内容。 按Ctrl键选定要输入相同数据的多个单元格区域后，输入需要输入的信息（可以是文本，也可是数值或公式），然后按组合键Ctrl+Enter，那么所选区域的所有单元格中就都输入相同信息。 学习案例 制作如下图所示的员工档案资料表。 操作步骤 步骤1．新建工作簿文件。 步骤2．输入标题并设置格式。 （1）在B1单元格输入表格标题文字“员工档案资料表”。 （2）选中该单元格，利用格式工具栏设置字体字号等（隶书、20号、加粗）。 （3）选中单元格区域B1：I1，按组合键Ctrl+1，打开“单元格格式”对话框，在“对齐”选项卡中，设置水平对齐方式为“跨列居中”，如右图所示，其他默认，单击“确定”按钮。 （4）在B2：I2单元格依次输入编号、姓名、部门等表格列标题，并设置加粗格式。 注意事项：在设置表格标题格式时，往往需要将标题置于表格上方中央，在Excel中可以使用单元格合并居中或跨列居中实现，两者在打印效果上一致，但在表格管理中使用跨列居中更为实用。因为跨列居中仅仅使标题在所选的几列居中对齐，不合并单元格，而合并居中则同时实现合并单元格和数据居中对齐功能，在之后的表格管理操作中变得复杂。 操作步骤 步骤3．录入编号。 将其转换为文本格式，先选中所有需要输入前面带0数字的单元格区域，再按组合键Ctrl+1，在“数字”选项卡中选中“文本”格式，单击“确定”按钮后依次输入即可；或者在输入数据时先输入单引号“’”（注意是英文标点符号状态下的单引号），再输入前面带0的数字串，也可以完整地将其显示出来，如要输入“001”则在单元格内键入“’001”即可。 （1）按上述任一方法填充B3和B4单元格内容分别为001、002。 （2）选中单元格区域B3：B4，将鼠标移至选定区域的右下角填充柄处，指针变成实心细十字形状，然后拖动鼠标左键至B14单元格即可依次填充以下编号。 注意事项：细心的读者会发现，已输入编号内容的单元格左上角都有一个绿色的三角形标志，因为系统会认为你可能要输入的是数字而不是文本。如果鼠标单击该单元格，其左侧会出现叹号，单击它出现一些选项，但不影响表格内容和打印。 探索实践：思考是否还有其他方法，并尝试。 操作步骤 步骤4．输入姓名、部门、性别等信息。 在输入部门、性别等内容时，可以使用快速输入相同数据的方法，即先选中需要输入相同内容的单元格（可以是连续的或不连续的），如选中D3：D4，输入内容“行政部”，然后按组合键Ctrl+Enter确定，则所选区域的所有单元格中都输入了相同内容，类似地依次输入其他信息。 步骤5．录入身份证号码。 对于超过11位的数字如输入18位身份证号码时，Excel会自动以科学记数法显示，而无法正确显示身份证号码，解决的办法同样是把它转化为文本格式输入，具体方法同上所述。 操作步骤 步骤6．录入“参加工作时间”信息。 这一列数据是日期类型，格式为“*年*月*日”形式，录入时可以先以“*-*-*”或“*/*/*”格式输入，如输入“1995-10-5”、“1999/7/6”等，在数字小键盘中较快地完成，然后再选定日期型数据的单元格区域，设置单元格数字格式为“日期”分类中的“*年*月*日”格式即可。 操作技巧：也可以事先设定单元格区域数字格式为相应的“*年*月*日”日期格式，然后输入“1995-10-5”、“1999/7/6”等形式的日期，输入完成后系统自动转换成所设置的日期格式。使用组合键Ctrl+;和Ctrl+Shift+;可以分别快速键入系统当天日期和当前时间。 操作步骤 步骤7．录入家庭住址信息。 先将需要添加统一前缀的地址数据单元格全部选中，然后按组合键Ctrl+1，选择“数字”选项卡的最后一个“自定义”分类，接下来在右侧“类型”中会显示默认的“G/通用格式”，将其删除，并用键盘输入“余姚市@”内容，单击“确定”按钮返回Exce