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高校院系教务档案管理存在问题及改进建议 　　教务档案是院系在一系列的教学活动过程中直接形成的文字、图表、相片、音像等的历史记录，是高校教学工作的特殊资源，具有非常重要的信息参考价值和借鉴功能，既可以用来了解院系教学管理工作的过程、成效和管理水平，亦可以辅助教学实践、教学管理及教学研究等工作的开展和改革。高校院系教务档案管理是教学整体工作的一个重要组成部分，是教学常规管理工作的有力支撑杆，也是教学工作的信息库，优化档案管理对促进教学工作的发展有着极为重要的指导意义。 　　一　院系教务档案管理的现状及存在的问题 　　1　档案管理人员对档案工作的重视不足，缺乏归档意识 　　目前，大多数高校院系档案员均为兼职档案员，从事的主要工作并不是档案管理工作，在档案管理方面投入的精力较少，而且较多档案员是为了应付上级指派的任务临时担任兼职档案员，并未接受过系统的档案专业知识和技能培训，仅能在低水平的层面上按“想当然”的办法进行管理，对档案管理工作缺乏一个基本的系统认识。此外，由于档案的使用频率不高，存放的空间有限，多数档案因短时间内不被用到而被随意存放，档案管理工作者忽视了对教务文档的积累、归档，管理意识较为淡薄，很大程度上限制了档案管理的发展。 　　2　院系教务档案标准化、规范化工作有待提高 　　调查中发现，约40％的院系教务档案管理不规范，教务文档资料收集不齐全，材料缺失情况严重，特别是遇到部门人员调动或办公室搬迁等，往往造成有些重要资料或者有保存查考价值的资料散落丢失，导致有些该用的资料无从查证，影响了日常工作的连接性。纸质存档材料格式不规范，缺乏分类与编目，没有及时做好材料的销毁工作，而电子文档缺乏必要的鉴定与整理，无法充分发挥便捷、迅速查找和利用的功能。纸质档案材料的存放较为凌乱，如个别院系将学生考卷按课程分类捆扎后存放，极易出现遗失遗漏的现象，保存档案的光盘、磁碟等材料也得不到妥善的保管，容易丧失作为存档价值的意义。 　　3　尚未充分利用电子档案管理软件资源 　　随着社会的进步和科技的发??，档案管理也逐渐智能化，较为先进的电子档案管理软件也相继开发出来，具有公文管理，档案的立卷、编目、检索、查询以及统计等功能，不仅可以使档案管理人员摆脱部分繁重的手工操作，而且还能使档案查询更为简便，用途更为广泛。装备电子档案管理软件后管理员只需要根据软件提示要求将材料录入或扫描进数据库即可，日后查阅起来省时又省力，可以大大提高工作效率，节省了人力物力。但现阶段较多高校档案管理人员并未接受过专业培训，对软件使用并不熟悉，没有认识到软件带来的优越性，加之部分管理员怕麻烦，缺乏耐心，认为档案管理并不重要，而且使用频率也不高，导致档案管理软件的作用的发挥在很大程度上被限制。 　　二　对优化档案管理的建议 　　1　增强档案管理人员的管理意识，提高档案管理人员的综合素质 　　高校应重视档案管理工作，大力宣传档案管理的重要性，增强档案管理人员的服务意识。档案管理人员不仅要有高度的责任感，自觉意识到所从事工作的重要性，将做好档案工作看成自己应尽的义务，还要有吃苦耐劳、乐于奉献的精神，必须树立一种良好的职业道德。此外，档案管理人员还要有扎实的档案管理的理论知识和实践技能，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，加强对外交流，及时获取国内外先进档案管理动态，优化知识结构，提高综合素质，才能做好教务档案管理工作，真正提高自身的素质和管理水平。在档案管理人员加强自我能力提高的同时，高校应多渠道多方位地为管理人员提供各种学习和交流机会，如开展座谈交流会、邀请专家开设讲座、参观并学习其他优秀院校的教务档案管理工作，真正做到“走出去，引进来”，提高档案管理人员的综合素质。 　　有效的档案管理工作，能够为高校的教学创造良好的外部环境。首先，档案管理有利于整个学校管理工作的规范，这就包括对学生学籍档案的管理，对教师个人履历的管理，使学生在高校学习的过程中的成长有一个明确的记录，同时也能够确保师资力量的优秀。学生和老师是高校教学工作中的主要参与者，通过档案管理使得二者在高校这个环境中有归属感和责任感，有利于教学水准和学习兴趣的提高。其次，档案管理能够保留大量的科研学术资料，这种专业资料的保留和归档，无论是对于学生还是对于教师都是一种知识的财富。通过档案管理保留下来的这些资料，对于后来的教学工作有着重要的意义，它是一个学校构建可见科研学术氛围的一个重要历程。高校教学不仅仅是一般知识的传授，它有一个更重要的职责就是引导学生勇于创新，高校教学的目的是为社会培养和输送更多的具有创造性的人才，这就需要高校重视自身科研活动的建设，只有在浓郁的学术科研氛围中培养出来的学生，才可能掌握更加专业和全面