物业管理理论与实务—11第十一章.ppt

第十一章 物业的信息管理 第一节 信息管理的基本概念 一、信息概念 二、信息系统的概念 三、信息系统的作用 一、信息概念 （一）信息的定义及特点 （二）物业信息的定义 （三）物业信息的来源及内容 （四）信息在物业管理中的作用 （一）信息的定义及特点 1．信息的定义 2．管理信息的特征 1．信息的定义 l 信息是对客观世界的现象，通过直接观察或对讯息的语文解释而得的知识;讯息是人们通讯活动中的实体，而信息是讯息的含义或内容。 l 信息与数据是两个不同的概念。数据是存储在一种媒介物上的非随机的记号或符号，它通过有意识的组合来代表关于客观世界中某个实体（具体对象、事物、状态或活动）的信息。 l?????? 信息概念的重要性在于:它是人类一切社会活动的基本条件之一，是与物质、能量并列的人类活动的最重要的概念。 2．管理信息的特征 （1）事实性 （2）时效性 （3）不完全性 （4）适用性 （5）价值性 （二）物业信息的定义 l?????? 物业信息就是有关物业（包括物业管理）的知识。是人们在物业的产生、交易、维护、处置过程中人与人、人与物、物与物关系处理的各种记录、文件、合同、技术说明、图纸等资料的总称。 2????? 例如，承包合同、委托监理合同、土地使用权证、设备使用说明、施工图、契证、租赁合同、纳税记录、抵押贷款合同等都是有关物业的信息。 （三）物业信息的来源及内容 按时间顺序 按物业管理参与者的不同 按信息的性质 (四)信息在物业管理中的作用 1．信息的认识作用 2．信息的心理作用 3．信息的预测作用 4．信息的控制作用 5．信息处理不当的消极作用 1．信息的认识作用 l?????? 人类知识的积累是信息收集与加工的结果，而经验实质上就是大量信息的积累、整理并从中抽象出规律性的东西。 物业管理过程中所涉及的事物繁杂，要进行有效管理，必须要求物业管理者有多方面的经验。这些经验的取得，离不开对所收集的信息的分析、提炼，从而得到规律性的东西。 2．信息的心理作用 在租赁活动中，可以通过各种渠道，以各种不同方式向社会公众传播该物业独特的优势，以激起客户的租赁欲望。 可以定期发布物业管理信息资料，向用户传达物业管理公司近期和远期的工作目标、实施计划等，以使全体用户了解，从而使用户体会到主人翁的感觉，在心理上以至行动上对物业管理工作积极支持和配合； 对物业管理中遇到的困难，也实事求是地让用户了解，以取得谅解和同情。 物业管理者也应懂得严格控制一些不应扩散的信息，避免带来消极的影响。 3．信息的预测作用 l 信息不仅反映过去，而且还可以预测未来，这是信息的预测作用。 l 用信息进行预测是建立在对于已有信息深入分析的基础之上的。 l 预测的方法有多种，如外推法、模拟法等。 l 物业管理者在物业管理工作中应充分利用信息的预测作用。 4．信息的控制作用 l 作为人为系统，社会经济系统总是围绕某一或某些设定的目标进行活动的。也就是说，在某种控制的作用下，以保证目标的实现。在这里，信息对保证控制起着十分重要的作用。 l?????? 在物业管理中，不论是物业管理企业目标的实现、业主期望目标的实现，还是具体某个设备设施的正常运行，某个维修项目的成本、进度、质量管理，都离不开信息的控制作用。 5．信息处理不当的消极作用 l?????? 信息处理不当的消极作用表现在两个方面。 2????? 一方面，信息的误解、缺乏及延误会给管理工作带来巨大的损失，有时会造成决策失误，酿成严重的结果。 2????? 另一方面，信息的不合理的使用，不适当的传播，也会给管理工作带来不必要的麻烦和干扰。 l?????? 信息的消极作用并不是信息本身造成的，而是由于信息处理工作的有意或无意的错误所造成的。因此需对这种信息的处理错误加以重视，以避免消极作用所带来的损失。 二、信息系统的概念 （一）信息系统的定义 （二）信息系统的功能 （三）信息系统的发展 （一）信息系统的定义 ?????? 信息系统是指由人员、过程、数据、网络和远程通信所组成的一个集成系统，通过对组织各种业务活动中信息流的组织和管理，对组织的物质流、事物流以及资金流进行有效的控制和管理，从而提高组织运行的效率。 （二）信息系统的功能 1．数据和信息的收集 2．信息的存储 3．信息的加工 4．信息的传递 5．信息的提供 1．数据和信息的收集 据数据和信息的来源不同，可以把信息收集工作分成原始信息收集和二次信息收集两种。 实际工作中，业务信息系统常常涉及原始信息的收集，而其他几种信息系统主要涉及二次信息收集。但这两种区分是一种相对的概念，对不同的层次，原始信息和二次信息的定义不同。 原始信息收集的关键是完整、准确、及时。二次信息的收集的关键是有目的的