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使用 Outlook 組織會議 Microsoft?Office Outlook?2003 训练 使用 Outlook 组织会议 课程内容 概观：组织会议和与会者 单元 1：角色定义及具体说明自测 单元 2：当您是会议组织者时 单元 3：当您收到会议要求时 概观：组织会议和与会者 使用 Outlook 追踪会议，可以节省时间并且避免事情复杂化，因为 Outlook 使用电子邮件和行事历来整理详细数据。 课程目标 识别组织会议时所需的基本组件，并了解幕后的作业程序。 设定会议、查看哪些人将会出席、进行变更并将更新数据通知每个人。 管理及回复会议邀请。 单元 1 角色定义及具体说明 角色定义及具体说明 成功的会议有三个基本组件：组织者、与会者和地点。Outlook 会议也不例外。 Outlook 会议的每个相关人员都有特定的角色，指出这个人的工作项目和控制权限。 角色 Outlook 会议是您在日历中安排的、涉及邀请其他人员或保留资源的活动。 角色 会议组织者：任何建立会议的人员都会成为会议组织者。 角色 与会者 受邀参加会议的任何人都被视为与会者。 角色 地点/资源 会议的召开场所为地点，有时称为“资源”。 过程 在 Outlook 中安排和维护会议时，可以大大提高该过程的效率，因为 Outlook 会使用“收件箱”和“日历”跟踪详细信息。 当这些详细信息更改时，只需单击一次按钮就可以一次为所有人进行更新。 过程 快速查看程序： 处理程序 处理程序 后台工作 Outlook 在后台运行以保持会议要求、响应和日历中条目之间的连接。请见左侧影像。 后台工作 Outlook 以「嗅探器 」昵称，收发会议要求并跟踪相关的日历项。 您可以在收件箱的会议要求「信息栏」或日历历的会议项目中，看到嗅探器的工作结果。 幕后执行作业 当您是会议组织者：嗅探器会侦测您传给与会者的会议要求和收件箱中的响应。接着，嗅探器会更新日历和要求本身的相关信息。 后台工作 当您是与会者：当您收到会议要求时，嗅探器会自动将该要求作为暂定项在您的日历中输入以帮助您减少重复预订的机会。 后台工作 两个不同会议要求中的信息栏 练习建议 建立会议。 取消会议。 查看并清除嗅测器 。 测验 1 - 问题 1 在 Outlook 会议中，_____ 控制会议 (选一个答案)。 测验 1 - 问题 1：解答 测验 1 - 问题 2 下列哪种人不会被视为会议与会者？ (选一个答案)。 测验 1 - 问题 2：解答 测验 1 - 问题 3 在 Outlook 中，_____ 连结收件箱和日历，并将每一项中的条目保持必威体育精装版。 (选一个答案)。 测验 1 - 问题 3：解答 单元 2 如果您是会议组织者 如果您是会议组织者 如果您是会议组织者，您就是是会议的掌控人员。 您需要邀请大家参加会议，安排会议地点，选择会议的开始时间和持续时间。 如果您是会议组织者 如果您打电话或拜访时要找的人不在该怎么办？ 开始进行会议要求 作为会议组织者，您可以日历中建立会议并控制它。 第一个步骤就是要从 [日历] 开始建立会议要求。 开始进行会议要求 开始进行会议要求 每项要求都应该包括三项基本详细资料： 关注您的与会者 您不能自己单独召开会议。因此，安排会议要求的一个关键步骤是为与会者列表选择人员。 关注您的与会者 请见左侧影像。 使用 [计划] 选项卡查找时间 之前我们曾经提到，公司所使用的电子邮件系统类型，可能会影响您设定会议方式的选择。 如果公司的电子邮件系使用Microsoft Exchange Server，就可以在设定会议之前检查同事的日程 表。 使用 [计划] 选项卡查找时间 使用 [计划] 选项卡查找时间 使用 Microsoft Exchange Server，组织中的人员可以自动共享有关他们的日程表的信息。在 Outlook 中，该信息称为“忙/闲时间”。 “计划”选项卡的作用是使您可以一次检查所有会议参与者的忙/闲时间。 地点 最具逻辑的方式，就是填写会议邀请上的[地点]框，让每个人都知道召开会议的地点 ；填写该框还取决于公司的工作方式。 地点 如果您的公司使用 Microsoft Exchange Server 作为电子邮件服务器，则您可以 通过邀请会议室参加会议来为会议安排地点 ，就像邀请任何其他参与者一样。 地点 如果公司没有使用 Microsoft Exchange Server 来处理会议室的日程安排，您只要在会议邀请的[地点]框中输入会议室地点，就可以指定会议的地点。 发送会议要求并跟踪响应 在您自己的日历中设置了会议后，单击“发送”可向参与者发送会议要求。 发送会议要求并跟踪响应 一旦将邀请传送出去并开始收取回复之后，您可以通