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《办公室实务》学习辅导 第八讲 舍掉一层皮 办好一次会 舍掉一层皮 办好一次会：学习内容 办会办文是文员最重要的专业工作，办会中一般还含带着办文，文员办会可谓处心积虑，惨淡经营，往往是办一次会议 累掉一层皮。从以下内容便知文员办会多专业、多辛苦： 一、文员在会议中有多种角色 文秘人员的工作经常与会议联系在一起，往往在会中扮演着不同的角色。 二、会议是领导艺术的展示平台 会议是沟通的主要方式，是企业组织进行活动的重要活动。从领导学的角度看，会议是一种领导手段，会议知识非常广泛，会议成功了，可以说是：领导之盼，翘首可望。 1· 会议的目的 2· 会议的分类 3· 会议的专门术语 1. 会议的目的 会议的基本目的是：交流信息、沟通思想、整合意见、协调行动，推动工作。这是与领导者的布置任务、协调行动、掌握情况、取得成功的领导职能向一致的。会议的具体目的是： ①信息的传达 ②信息的交换 ③相互启发 ④作出决定 ⑤收集创意 2. 会议的分类 会议的类型很多，根据不同的划分标准，有不同的分类情况，如根据与会人员的多少，可分为大型会议、中型会议、小型会议。 这里介绍三种分类情况： 3. 会议的用语 （1）议案：是为了在会议中审议而提出的方案（作为公文的议案仅用于各级人民代表大会）。 （2）提案：为了在会议中决定而提出的方案。 （3）表决：主持人请参加会议的每个人以举手、起立、鼓掌、或投票等方式表示态度，决定对审议事项的赞成与否。 （4）议决：对议案以表决方式来决定赞成者为多数或少数。表决是议决的手段和程序。 （5）票决：以投票方式表决。 （6）例行会议：按规定或习惯，以固定的日期和场所共同审议事项的会议。除非所决定的事项有特别变更外，通常不会另行通知。 （7）分科会：设在全体会议下的各种专门领域的小型会议。 （8）咨询、答询：在未决定之前，先询问具有专门知识人士的见解即咨询，而回答是答询。 （9）最低出席数：为会议作出决议必须的最低的有表决权的出席人数。 （10）临时动议：临场提出事先未列入会议议程的要求决议的事项的行为。 三、会前准备要臻至完善、力避万一 大中型会议往往成立专门的会务工作机构，如大会秘书处，下设接待组、材料组、后勤组等。如果是你会务工作的负责人，你你该如何策划和组织会务。因此，你必须掌握这样一些问题： （一）会议该做哪些准备工作 （二）会议准备工作必须注意的问题 （三）会议准备工作的重点、难点何在 （一）会议该做哪些准备工作 一般而言，会前的计划和准备如下： 1. 举行会议的决定 2. 参加会议的人选 3. 会议日期、时间的决定 4. 会议场所的选择 5. 议程制作和执行方法 6. 会议通知的写法和传达方法 7. 会议资料的准备 8. 会议场所的布置 9. 出席者的位置 10. 会议用品的准备 11. 为来宾安排膳食等 （二）会议准备工作必须注意的问题 （1）明确责任：会议方案的决定是领导的职责，文秘人员有参谋之责。 （2）主观能动：文员在策划会议方案，包括各项准备项目必须要周密、细致，确实必要而且可行，表现出自己的参谋才能，从而受到上司的器重。 （3）不要越位：所有的细节都要请示领导定夺，莫擅自做主；准备工作就绪后，一定要请上司到会场检查。这样可保不出问题，万一出了问题，也是上司的问题。 （三）会议准备工作的重点、难点何在 会议准备工作有11项，具体细节就更多，其中有些关键环节难度大、任务重，尤其需要加倍努力和格外小心方可凑效： 1.会议场所的选择 2. 通知开会 3.会议资料的准备 4.出席者的位置 5.会议用品的准备 1. 会议场所的选择 （1）会场的选择有两种方案：一是内部会议室，要向管理会议室的部门申请；二是公司外租借会议室，要及时寻觅。 （2）会场选择要考虑的因素： ①交通：与会者是否方便？