企业内部控制应用指引第7号--采购业务.ppt

 【例8—4】某公司关于采购合同的管理，公司制定的内部控制制度如下：(1)根据公司管理信息系统中标准合同模板拟订合同文本，标准合同模板业经法律事务处确认，合同盖章生效前，需经法律事务处审核。(2)经办人形成合同文本；采办部主任、商务部中心主任分别对合同内容进行审核；法律事务处审核确认；公司主管经理审批生效后法律事务处盖章。(3)采办部主管主任、采办部主任、商务部中心主任分别对采购价格进行审核。 【分析】公司第(1)项规定是为了防范合同没有完整的包括法律规定的必要条款的风险；第(2)项规定是为了防范合同内容存在重大疏漏和欺诈以及采购合同未经有效授权的风险；第(3)项规定主要是为了防范采购合同价格未经审批的风险。 (六)管理供应过程 管理供应过程，主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度，科学评价供应商的供货情况，并根据合理选择的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜，实时掌握物资采购供应过程的情况。该环节的主要风险是：缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应。 主要管控措施： 第一，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时供应。 第二，对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。对需要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向技术等部门通报。 第三，根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。第四，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。 【例8—5】某公司采购业务的供应过程管理如下： 1．严密跟踪供应详细过程，保证订单正常执行依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，发现问题及时反馈，需要中途变更的立即解决。按照准备过程不同，将不同种类的物料分为两类：一类是供应商需要按照样品或图纸定制的物料，存在加工过程，周期长，变化多；另一类是供应商有库存，不存在加工过程，周期短。对存在加工过程以及涉及重要物资的，向供应商单位派驻代表，沟通信息、指导技术、监督检查，常驻代表深入生产线各个工序、各个管理环节，帮助发现问题，提出改进措施，切实保证彻底解决有关问题；对于不存在加工过程的供应商，则视情况分别采用定期或不定期到工厂进行监督检查，或者设监督点对关键工序或特殊工序进行监督检查的办法。 2．紧密响应生产需求形式如果因市场生产需求紧急，要求本批物料立即到货，采购人员应当马上与供应商进行协调，必要时还应该帮助供应商解决疑难问题，保证需求物料的准时供应。如果市场需求出现滞销，企业经过研究决定延缓或取消本次订单物料供应，采购人员应当立即与供应商进行沟通，确认可以承受的延缓时间，或者终止本次采购操作，同时应该给予供应商相应的赔款。 3．慎重处理库存控制,保持与正常经营相适应的商品库存量，避免企业库存短缺或挤压。 4．控制好采购交货过程 根据采购物资性质，选择运输工具和运输方式，办理运输、投保等相关事宜。物斟到达订单规定的交货地点，对于国内供应商一般是指到达企业的材料库房，对境外供应商交货一般是指到达企业的国际物流中转中心。在境外交货的情况下，供应商在交货之前会将到货情况表单传真给采购人员，采购人员必须按照原先所下的订单对到货的物品、批量、单价及总金额等进行确认，并进行录入归档，开始办理付款手续。 5．做好采购供应过程的相关记录。 【分析】第一，公司依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，采取了严密跟踪、沟通协调等必要措施。 第二，公司对加工过程长的物资和重要物资，通过派驻代表监督等形式，建立并执行了合同爱约过程中的检查监督制度。 第三，公司慎重处理了库存控制。 第四，公司能够根据采购物资特性，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。 第五，公司能够实行采购过程的记录制度，确保了采购过程的可追溯性。可见，该公司供应过程管理的相关做法符合采购业务内部控制规范。 (七)验收 验收是指企业对采购物资和劳务的检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。该环节的主要风险是：验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。 主要管控措施：第一，制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。 第二，验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫