会议管理（一）.ppt

第二章 办公室的会议管理 主要内容 一、会前的计划与筹备 二、会间的组织与服务 三、会后的善后处理 一、会前的计划与筹备 主要内容 1、安排会议议题 2、邀请与会者 3、安排会议日程与议程 4、确定会议地点 5、布置会场 6、及时发送会议通知 1、安排会议议题—程序 渠道：（1）上司指示交办的问题 （2）下级单位提请讨论决定的问题 （3）上司下达命令，需要各部门贯 彻执行的问题 根据会议的目的与任务对议题 进行筛选 将议题以及与议题有关的文件、 资料提交领导，由领导确定会议议 题 1、安排会议议题—要点 （1）下一级会议可以解决的或者个别领导可审批解决 的问题，一般不要安排上级会议讨论 （2）一次会议议题不能安排过多或过少，一般以安排 一个主要议题和一两个小议题为宜 （3）尽量将同一性质的议题集中安排在一个会议讨论 （4）提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材 料，并可在开会前几天经领导审批后，发给与会 者阅读，准备意见 （5）准备一些后备议题，以备不时之需 2、邀请与会者—选择与会者 程序： 选择与会者要领： （1）与讨论议题有直接关系的人 （2）可提供相关资讯，使讨论更有效率进行的人 （3）发言具有代表性和权威性的人 注意：若某些与会者只需参加会议的某一部分，应 告诉他们有关事项的开始与结束时间，以节 约他们的时间 2、邀请与会者—选择与会者 不同类型会议理想的出席人数： 解决问题性型 少于5人 调查问题型 少于10人 工作回顾或展示型 少于30人 动员型 越多越好 信息发布会 人数几乎没有限制 决策会议 最好限制在7人以内 在决策会议上应有以下4种类型的参加者： 信息提供者 决策制定者 决策执行者 受益者 2、邀请与会者—评估与会者 2、邀请与会者—通知与会者 通知与会者： 及时通知 （1）方便与会者准备相关的会议资料 （2）确定与会者能否出席 注意： 与会人员名单需上司确定，人数从严控制，人员谨慎决定，使给参加者不漏，不该参加者不来 3、安排会议日程与议程—要领 安排会议日程的要领 （1）把握会议目的 （2）先安排关键人物的时间，确保恰当的、权威的与会者能够出席 （3）根据多数人的意见安排日程 （4）例会原则上如期开，但并不是非开不可 （5）尽量不安排在周一上午与周五下午开会 3、安排会议日程与议程—设计议程 安排会议议程的程序： 议程设计要把握度： 议程不够紧密，讨论就难有效率，讨论可能离题; 过于紧凑，无法专心于一个话题，问题分析不透彻，导致决议的内容不切实际，无法真正解决问题 组织者可向与会者发问题征询意见： ——你在会议上发言的论题是什么？ ——你的发言需要多长时间？ ——你希望讨论什么样的问题或事情？ 根据得到的反馈，着手编写议程表 3、安排会议日程与议程—编写议程 XX会议议程 2006年9月22日上午9点至下午17：30 花园酒店国际会议厅 1.（9：00）开场白 2.（9：10）为缺席致歉 3.（9：20）批准上次会议备忘录 4.（9：40）各部门销售情况报告 （10：30）会间休息