办公室实务第2章.ppt

第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 一、文员的工作顺序 　2、按照优先顺序处理工作 　　　实施步骤： 　　　第一步　以重要程度划分自己的工作； 　　　第二步　把该你做的工作以紧迫和重要划分； 　　　第三步　第二步的同时还要考虑上司的习惯。 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 文员报告的方法和要领： 电梯原则； 　　　　金字塔原理。 第二章　 文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 确定目标优先级 第二章　文员实务 5W2H法是第二世界大战中美国陆军兵器修理部首创。 简单、方便，易于理解、使用，富有启发意义， 泛用于企业管理和技术活动，对于决策和执行性的活动 措施也非常有帮助，也有助于弥补考虑问题的疏漏。 （1） WHY——为什么？为什么要这么做？理由何在？ 原因是什么？ （2） WHAT——是什么？目的是什么？做什么工作？ （3） WHERE——何处？在哪里做？从哪里入手？ （4） WHEN——何时？什么时间完成？什么时机最适宜？ （5） WHO——谁？由谁来承担？谁来完成？谁负责？ （6） HOW——怎么做？如何提高效率？如何实施？方法？ （7） HOW MUCH——多少？做到什么程度？数量如何？ 质量水平如何？费用产出如何？ 紧迫 不重要 不紧迫 危机和紧急情况 有最后期限的任务 急待解决的问题 准备工作 预防措施 计划与审议　 闲聊的电话 干扰 鸡毛蒜皮的事 电话 不必要的会议 解决团队成员的问题 优先级A 优先级B 优先级C 优先级D 重要 A C C B B D * * 重点掌握： 　　1．“优先顺序”处理工作 　　2．请示方法与报告方法； 　　3．计划方法和总结方法； 一、文员的工作顺序 　1、文员工作指导思想 　　计划　　　　　实施　　　　　检查 要了解上司 　的期待要求 思考最佳 　效率的方法 为多项工作 　排序 偏计划时应 　调整并汇报 忠实执行 　上司指示 配合上司预 　期的期限 检查计划与 　实绩差异 　并分析 纵向检查同 　类工作差 　异分析 26 28 二、文员管理时间、费用的方法 　 　1、管理好文员自己的时间 a、一天工作开始时的具体工作； 　　b、一天的工作； 　　c　一天的工作结束时。 30 1、管理好文员自己的时间 　活动跟踪表 ——记录你工作中的所有活动（一天或一 周），以此总结和分析自己利用时间 的效率如何。 　　　　大家在一张纸上，把你昨天的24小时的 活动连续记录下来，要记得细致。 卡瑞尔的万能公式 你的难题：读下去还是不读了？ 　　　　　来上课还是不来上课？ 　　　　　是先为上司做他喜欢而并不紧迫的 　　　　　　　事，还是先做对大众有利而重要 　　　　　　　的事？ 在你正矛盾着，时间一分一日一年地过去了 公式：a、问自己可能发生的最坏情况是什么？ 　　　b、接受这个最坏情况。 　　　c、镇定地以最快速度想办法改善坏情况 玩转你的86400秒 浪费时间的根源： 　 1、做事目标不明确； 　 2、作风拖拉； 　 3、缺乏优先顺序，没重点。 　 4、过于注重细节； 　 5、简单事情复杂化； 　 　 6、不懂得放权； 　 7、做事有头无尾； 　 　 8、不会拒绝别人的请求； 　 9、消极思考。 提高利用时间的效率的方法： 　1、6点工作优先制　　将当天要做的事排序。 　2、帕累托原则　　80：20原则，注意力集中在 　　　　　　　　　　20%关