办公室实务第七章.ppt

第七章　会议及会谈实务 本章掌握： 1．议程表制作和执行方法 2．会议通知的写法和传达 3．会议记录 4．召开各种会议方法三 重点掌握： 　1．会议的计划与准备 　2．会议资料的准备 　3．会议后的实务 第七章　会议及会谈实务 1、文秘人员与会议 第七章　会议及会谈实务 2、会议的基本知识 会议目的分类 第七章　会议及会谈实务 2、会议的基本知识 会议形式分类 第七章　会议及会谈实务 2、会议的基本知识 会议职级分类 　股东会议——公司章程的变更、董事 　　　　　　　监事的任免、决算的通 　　　　　　　过等。 　董事会——决定公司经营方针和执行 　　　　　　基本业务定期或不定期会 　　　　　　议。 　常务董事会——决定有关公司经营的 　　　　　　　　全盘方针。 第七章　会议及会谈实务 2、会议的基本知识 会议职级分类 　中层管理人员会议——执行决策（生 　　　　　　　　　产、经营）的会议。 　　　　　　　　　定期召开。 　员工大会——动员和总结评比大会。 　工作场所会议——解决问题、传达信 　　　　　　　　　息。 第七章　会议及会谈实务 2、会议的基本知识 第七章　会议及会谈实务 2、会议的基本知识 会议用语 　　　P121 第七章　会议及会谈实务 3、会议的计划和准备 第七章　会议及会谈实务 3、会议的计划和准备 参加会议的人选 　　　按上司指示，调查预定参加者是否参加？并收集会议必要的各种信息。 第七章　会议及会谈实务 3、会议的计划和准备 会议日期、时间的决定 　　　按照上司的指示，与特别忙碌及重要人员联系，请他们及早计划参加。并适时提醒。 第七章　会议及会谈实务 3、会议的计划和准备 实操训练： 　　　学校领导决定6月6日晚七点半召开09级学生座谈会，每班三个代表：班长和两位学生代表。 主题是听取学生 　　对老师授课和课堂设计的意见。 　　　学员们根据3.4—3.11要求为会议作准备，并把过程记录下来。最后一起评议和交流。 指导：找出各要点的重点，作行动指南 实操题 康桥宾馆位于本市南京西路45号．是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：00至12：Oo召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的j2楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题??? (1)会议的名称； ?(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称； (3)日期、时间(开始到结束的预定时刻)； ??(4)地点：(具体在几楼几号会议室)； ??(5)议题(或者议事日程)； ??(6)主办者的联络处、电话号码等； ? (7)开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码(必要时可附上地图)； ??(8)注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。 第七章　会议及会谈实务 4、会议中的实务 ⑴　接待事务 会议签到：点名、签名、报到、刷卡 对重要客人要陪同入场并向有关人员介绍 股东会议要注意有效人数 会前需向上司汇报人数，并崔促未到者 暂时保管与会人员物品 分发资料 第七章　会议及会谈实务 4、会议中的实务 ⑵　会场的管理及茶点招待 调整好照明、冷暖、通风 茶点等服务要事先告诉上司 注意必威体育官网网址会议的管制 文秘人员少在会场中走动 第七章　会议及会谈实务 4、会议中的实务 ⑶　会议中的电话或来访者 　　会议中打入的电话应接到会场外，然后用字条告知有关人员，或先记下再告知上司。 第七章　会议及会谈实务 4、会议中的实务 ⑷　宣读和做会议记录 宣读：字正语速适中 会议记录：简洁　要点、重点 　　　　　　清楚　列出重点和有价值 　　　　　　　　　的意见 　　　　　　通俗、清洁　字简意明 第七章　会议及会谈实务 4、会议中的实务 ⑸　遵循会议议程的顺序规则 　　文员要掌握： 　　　　会议上某人的动议需向会议主席请求并通过确认，还需要有附议。 　　　表决方式：投票、唱名、举手、　 　　　　　　　　起立、口头表态、 　　　　　　　　一致通过。 第七章　会议及会谈实务 6、会议后的实务 　6.1　会议结束后的处理 案例： 　　　某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作? (1)要替搭车回去的人安排车子,送雨具； ?(2)在接待处暂时代为保管的衣物，不要 遗失或被人错领、冒领； ?(3)有留话时，切记务必传达； ?(4)检查会场有无物品遗漏； ?(5)要为参加会议的人员送行； ?(6)文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭； ?(7)桌、椅早先若有移动，必须还