QP4-01文件和资料控制程序.doc

修订状态 日 期 章 节 修订内容 修订后版本 制/修订人 核准人 全文 新增订 1.0 批准 审核 编制 目的： 本文件规定了文件和资料的编号、编制、审阅、审批、发放、回收和更改的方法。 适用范围 适用于本公司质量体系文件的控制。 术语和定义 略 职责 质量体系文件和资料的发放、存档由质量部门负责。 技术文件（包括产品图纸、现场工艺文件及其它相关现场工艺类作业指导书）的发放、存档由生产部门技术工程师负责。 各部门按本程序规定编制、修改、审批文件和资料。 流程图 文件和资料控制流程图表 NO 输入 总经理办公室 部门经理 资料室 相关部门 输出 指标 备注 1 经营文件 管理文件 资料 外来文件 修改申请 文件存档、 文件分发一览表 补发申请 文件修改申请单 外来文件评审单 受控文件汇总表 外来文件登记表 文件分发记录表 实施程序 文件的分类 内部文件包括：质量手册、程序性文件、第三层次质量文件、作业指导书、电子软件、表格、质量计划、产品图纸等。 外部文件包括：顾客提供的图纸和技术文件、标准及相关国家标准与国际标准等。 外来技术图纸、产品标准及其它相关技术文件经技术工程师批准使用后由统一登录于“外来文件登记表”中。技术工程师负责每年核对其版本的有效性。 其它外部文件经管理者代表批准使用后由质量部门统一登录于“外来文件登记表”中。质量部门负责每年核对其版本的有效性。 文件编号 质量手册编号为： QM-001，“001”表示文件顺序号。 程序文件编号为： QP× - ××前一位是手册章节编号，后两位是程序文件流水号。 例：质量手册第7章“产品实现”中 第一份文件，有关7.1.1产品实现策划条款的《产品质量先期策划控制程序》，文件编号为：QP7-01。 第三层次质量文件的编号为： BM - ×××，BM代表部门代码，后三位是文件流水号。 例：质量部门编制的第一份三层次文件，文件编号为：ZL-001 部门代码表 序号 部门名称 部门代码 序号 部门名称 部门代码 1 总经理办公室 ZB 2 生产部门 SC 3 质量部门 ZL 4 财务人力资源部门 CR 5 物流采购部门 WL 6 IT部门 IT 质量记录表格编号为： QR× - ××-××前三位是程序文件编号，后两位是记录表格流水号。例：《文件和资料控制程序》所用的第1份记录表格，表格编号为：QR4-01-01。 产品图纸、工艺文件采用本公司的《技术文件及标准管理办法》。 文件的审批和发放 文件审批权限分类表 文件名称 编制 审核 批准 品质体系文件 品质手册 质量部门 管理者代表 总经理 程序书 相关部门 部门经理 总经理 指导书、规范、标准 相关部门 部门经理 部门经理 表格 相关部门 部门经理 部门经理 经营文件 相关部门 部门经理 副总经理（或以上） 管理文件 相关部门 部门经理 副总经理（或以上） 文件的发放 新文件第一次发放，制定部门填写“文件分发记录表”由部门主管审批后连同文件原件及电子媒体软件交资料室。 文件修改再发放时，亦以“文件分发记录表”发布，如发放范围未更改，则按原范围发放，如质量手册、程序性文件更改发放范围，则文件领用登记表上需有管理者代表签字。 相关部门制定的文件或资料的原始文件为主控文件，主控文件及电子媒体软件由资料室统一保管。 资料室根据“文件分发记录表”确定的分发范围，复印下发文件，并盖受控章；文件领用部门应在“文件分发记录表”上签收确认。 使用部门将本部门所使用受控文件统一登录于“受控文件汇总表”中。 如需要，可以申请“非受控文件”，但不可作为执行的依据，该文件更改后，不会予以更新。 文件的更改 文件更改时填写“文件更改申请单”，把更改的内容填写在“更改内容”栏内。 文件更改由原编制部门负责，并经原审批渠道审阅和批准。 文件修改按页进行，文件更改后，其修改次加1。 当文件更改满10次或重大修改时，整本升版。 对于涉及技术文件的更改，项目小组必需保存其在生产中的实施日期的记录，实施必须包括对所有适当文件的更新。 作废文件 文件更改后，由相关部门带上旧文件按文件性质到文件管理归口部门调换文件，由资料室对旧文件盖“作废文件”章。 作废文件由资料室统一销毁，主控文件由资料室盖“作废文件”章后保存，保存期限规定如下： 质量手册、程序文件、经营类文件失效后保存3年； 合同评审、业务计划、工程图样/配方、工程标准/规范/法规/企业标准（包括顾客和国家）失效后保存产品有效期加1年； 其他文件失效后保存1年； 涉及产品安全性文件保存15年