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文件规范注意事项 一、基本格式 （一）主体结构 1.标题：三段式表达，即：拟文部门+适用范围或事由+文种（文种可包括:办法、细则、程序、规则、规定、制度，切勿使用“条例”、“准则”、“章程”） 2.正文： （1）采用条款式，即贯通式章条结构。 （2）每章可再另分节、条、款、项（分章节一般都必须拟制小标题，一个条目表达一个意思，不可把几个内容包括在一个条目之中） （3）层级序数依次按照“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注。 （4）全文的章、条序号需按数字顺序衔接，节及每个条目下的款、项序号独立按数字顺序衔接。 3.结尾 （1）注明本制度由哪个部门负责制定、解释、修改和执行 （2）注明本制度自发布之日起实施，如有以新的制度取代原制度的，应当写明予以废止的原制度名称、文号及废止时间。 （二）内容 1.目的（必备要素）：主要描述编写文件的目的或意图。应置于每项管理制度第一章总则的第一条。应使用“为了…特制定本制度（办法、规定）”。 2.定义（可选要素）：应至于每项管理制度第一章总则的第二条，主要是对关键词语进行解释，主要说明不常用或在文件中有特别意义的用语。当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理制度的理解时，宜对这些词语加以解释说明。 3.适用范围（必备要素）：主要描述制度适用区域、部门、组织、人员等。 4.职责（必备要素）：主要简述执行制度的职责和权限分工，说明需要哪些部门参与完成，具体负责管理制度中哪些事项。 5.主题内容（必备要素）：主要描述相关人员所进行的工作，描述内容包括执行工作的时间、由谁于何时何地以何种方式执行什么工作。管理内容和方式是管理制度的主题内容，可用一章或若干章予以表达。 6.附则（必备要素）：应作为每项管理制度正文的最后一章。在这一章中应明确表明该管理制度的解释部门和实施日期，当与现行管理制度相冲突时，应表明处理原则。 7.附件（可选要素）：附件即为制度内容中所包含的记录、表格。制度内容中首次出现第一个附件（或附表）时，需在该附件名称后作（见附件1）或（见附表1）标注，然后依次类推。如附件（或附表）下还有附件（或附表），则标名为（附件1-1），再以此类推。 （三）板式 1.页面采用纵向A4幅面 页边距：上、下3.6厘米；左、右2.7厘米 页眉、页脚：1.5厘米 行间距：固定值 28磅 段前、段后值：0 2.文件标题居中为：方正小标宋简体 2号字体 3.章节小标题居中，两字小标题文字之间要空2个字的间隙。 4.条款均采用段落式层级序数第一层为：黑体 3号字体；第二层为：楷体GBK 3号字体；第三层、第四层为：仿宋GBK 3号字体。 5. 章节编号与文字之间空一个字的间隙。 6.每个图、表的标题要居中。 7.在每个附件的首页右上角（整个版面第第一行文字）标明附件序号，用仿宋GBK 4号字体。 8.原则上每个附件（或附表）应另起一页，如果有多个较短的附件（或附表），也可接排，接排的上下距离必须大于两个4号字符。 二、注意事项 （一）制度之间不能相互冲突，否则冲突的规章制度或者冲突的条款无效。 （二）奖惩条款描述必须清洗、准确，便于考核和操作。 （三）“试行”、“暂行”一类的办法时限不超过一年。