第十章 文书处理.ppt

第十章 文书处理 一、什么是文书处理 指国家机关或企事业单位收文、发文、立卷、归档等一系列活动。 二、文书处理的意义 1、没有文书处理就无法从事办公室工作。办文、办会、办事、决策参谋、综合协调等。 2、不了解不熟悉公务文书的处理活动，对公务文书的撰写也有影响。 三、公务文书处理的特点 程序性 规范性 四、公务文书处理内容 拟办工作的作用及拟办工作要求 1、作用： (1)能发挥部门或具体承办人的主观能动性，提高通观全局，处理问题的能力； (2)为领导节省处理公文的时间和精力，起到辅助决策和参谋助手的作用。 2、工作要求： (1)认真阅读来文，掌握文件的内容、性质和具体意图，以便有针对性地提出具体的拟办意见。 (2)研究有关的方针政策、法规和指示，使拟办工作具有明确的政策依据。围绕来文的内容调查研究，掌握本机关与下级机关工作情况，提出切实可行的意见。 (3)拟办意见应当明确、具体，提出答复与办理来文的具体建议与根据，不要流于形式。 (4)拟办意见应清楚、端正地书写在《文件处理单》的“拟办意见”项目内。附上需要呈请领导参阅的文件与资料。 批办的作用及原则 作用：通过对拟办意见的审阅、认可或修正，体现和实现领导人或负责人对办文工作的具体指导和集中领导。负责批办的领导人需要签署姓名与日期。 原则： 1.统一负责，合理分工 2.实行分层(纵向)负责的原则 3.努力提高批办的效率 (1) 批办的意见明确、肯定、具体可行，责权清楚并且前后一致。 (2)领导人因公因病不能批办时，应及时委托或授权其他的领导人批办。 (3)减少层次、简化手续。机关领导者应职责明确，不要逐层请示，防止只传阅不办事，形成公文旅行。 (4) 对于例行文件，应在年初作一次性批办、以节省拟办与批办的时间。 (5) 确定不需批办的文件范围，尽量减少领导人批办文件的数量。 4.注意检查批办的效果。即加强催办工作。 承办：通过对公务文书的阅读、贯彻执行与办复，具体办理和解决其内容所针对的事务和问题的活动。 工作范围：上级组织针对本单位的指示；上级领导交代的事项或需要办复的公文；下级组织的请示及重要的报告；平行单位或其他不相隶属单位要求协作的函电、合同等；人大代表的建议、议案和政协委员的提案。 方式：(1)领导明确批示要本单位综合办公室（秘书部门）自办的公文，由办公室（秘书部门）直接承担办理。不需回复公文承办方式：发文贯彻、开会传达、当面协商、电话联系、实地调研、现场办公和督促检查等；需回复公文作复方式：①发文回复。凡涉及重大方针政策干部任免、纪律检查、案件审理等重要内容的文书，一律用书面形式批转或批复（答复），以便有据可查。②电话答复。为减少文来文往，可用此方式。(2)领导批示不再办理的公文，由秘书注明办结情况，作为办毕文书处置。(3)需要转交有关部门办理的公文，要及时登记转出，即转办。转办方式：①原文转办。即将领导人的批示意见连同原文一起转给承办单位。②面告转办。特别机密的批办意见，一般不要原文转出。③电话转办。用于密级不高的一般文书和内部事项。 工作要求： (1)按承办原则办事。已批办的公文按照批办意见办理；不需批办可直接承办的公文，应遵循有关法律、法规或有关方针政策的精神、有关惯例、一次性批办意见以及领导人口头指示等酌情办理；凡需会商会签的公文，主办单位与协办单位应积极相互配合办理，不得推诿。 (2)科学合理地安排承办次序。紧急文件或呈请性文件均应规定具体办理时限；区别公文的主次缓急，先主后次、先急后缓、急文急办、特事特办；其余公文抓紧办理，并从收文之日起尽快给予答复 (对难以办结的文件，承办部门应在15天内向来文单位说明办理情况)。 (3)及时反馈承办结果 对于不属于本单位职权范围或不适合由本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由；承办单位以发文、电话等方式直接答复报文单位的，应抄送或告之交办单位的文秘部门。 催办 根据承办时限和内容要求对部分公文的承办情况进行督促检查，以防积压的活动。催办是文书处理程序中具有监督、反馈功能的环节。 ●催办工作的要求 (1)及时、连续地分清主次缓急，追踪和了解在组织实施过程中的问题及经验，做到信息反馈灵敏。(2)准确而真实地反馈信息。(3)全面调查与反映文件实施的情况。 ●催办检查的文件范围 (1)上级机关发来需要机关、本部门贯彻执行或办理的文件；(2)同级、不相隶属机关要求答复与办理的事项；(3)下级机关(部门)报送的请示；(4)重要事故、事件、人物等专案的处理；(5)人民群众来信来访要求答复与处理的重要事项；(6)各种需要传阅的文件；(7)会议决议中需要办理落实的重要事项。 注办 承办人在公文办理完毕之后简要签注承办经过和结果以备查考的活动。 注办标志着收文办理过程结束。注办后，该收文应归入办毕文书。