B级整理及文书档案管+新(档案员培训).ppt

备考表 盒内文件情况说明 整理人： 检查人： 年 月 日 备考表 四、公文归档 通过建立健全文件材料归档制度，实现公文的归档。 （一）确定归档范围 1、 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2、 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 4、 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 归档文件材料来源： 上级来文 本单位形成的文件 下级来文 同级或不相隶属机关来文 确定归档范围时要注意： 1、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 2、本单位领导人兼任其他单位职务形成的文件，由兼职单位负责立卷归档。 3、单位内部文件，如工作计划、总结、会议记录等，应列入归档范围。 4、在业务工作中收集的有关资料，不属于归档范围。 文件材料的不归档范围： 1、 上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 2、 本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 3、 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 4、 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。 （二）确定归档时间 一般是第二年6月底前，完成上一年度文件材料的归档工作。 下列文件材料应随时归档： 内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料； 其他临时活动中形成的文件材料。 （三）明确归档要求 1、档案质量要求 2、移交档案时，双方应清点、核对，签字 （四）确定保管期限 1、永久 2、定期（30年，10年） 永久保管的文书档案主要包括： 1、本机关制定的法规政策性文件材料； 2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； 3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； 4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； 5、本机关机构演变、人事任免等文件材料； 6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； 7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 定期保管的文书档案主要包括： 1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； 2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； 3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； 4、本机关一般性事务管理文件材料； 5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结等； 6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； 7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； 8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； 9、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 文件材料归档工作的分工： 文件材料的整理及向档案部门的归档工作由业务部门完成。 档案部门负责对业务部门的整理、归档工作进行监督指导。 双方要各负其责，共同配合。 五、文书档案收集的要求和方法 文书档案的收集工作是指单位档案部门按照国家的规定，通过归档、接收等办法，把分散在本单位内部机构或个人手中的文书档案集中到档案室，实行集中统一管理的工作。 一般是通过建立健全文书档案归档制度，以归档工作为主要方式实现的。 （一）文书档案收集的要求 1、归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求 2、归档的文件材料应当精炼准确，并反映立档单位的主要职能 3、档案部门要加强收集工作的调查和指导 （二）文书档案收集的方法 1、严格按照本单位归档制度的有关规定进行接收