时间管理——科学化的时间活用法.ppt

重要的备忘录放在醒目之处 很多人常因记录电话号码和重要约会的备忘录不知放在哪儿了而伤脑筋。因此就请将它收在一个醒目的位置。 你可以用一条麻绳钉在日常生活中较容易引起你注意的夹上去。若是将绳子改用铝制或木质的，会显得更有设计感。 用透明的吊袋，来收放零星物品 透明的吊袋最方便的是能清楚看到袋中的物品。有时候你常把钥匙、手表等东西随手乱丢而忘了放在哪，可以利用透明的吊袋做整理。这样一来也会减少出门前因找东西而慌张的情况。体积小的物品要放在固定的地方，这样做的话，东西也不易弄丢。 容易纠缠在一起的线类物品 麻线、缎带、毛绵等物，都是特别容易互相纠结的线类物品。常发生使用时它已经纠缠得乱七八糟的现象。应收放好，避免打结，而造成花费不必要的解绳时间，你可以利用橡皮筋或魔鬼毡。 容易随手乱放物品需要固定收放处 电视机、录像机、音响…，客厅里有着各式各样的摇控器，麻烦的是，常忘记摇控器随手丢置何方。你应该把这些摇控器全装在一个篮子中。确定篮子的固定处，全家人都必须遵守规矩。这样一来，再也不会忘记摇控器丢在哪里了。 单行本可利用盒子来存放 有些出版社发行一些和其他书大小不一致的单行本，你可以将其收入盒子中。你也可以自己动手这有抽屉式的盒子。只要利用鞋盒，贴上色布即可。为了怕颜色太多，须留心协调性。 将杂志平放重叠，可增加收置位置 把杂志类平放重叠起来，比立在书架上放置的空间还多。将已经看过的杂志按一定的分量，一堆堆绑好。杂志的数量会越来越多，重量也很惊人。因此放置时需放在书架的下段。 书本分为隐藏式书架与开放式书架 常用的教科书或是百科全书放置于开放式的书架上，而比较少用的一些参考书等等可以收至隐藏的书架中，而且越常用的书放在越顺手的地方或是越低的地方，方便拿取。 依书的大小和种类整齐的排列 书陈列在书架上，大大小小种类繁多，必须依照种类、科目区分清楚，或是依照书本的大小依序排列，以个人方便找寻即拿取为主。 活页纸笔记 使用活页的笔记本来抄笔记 不同的笔记本区分主题、科目 大标题或章节间可以用隔页索引纸，区隔不同段落的笔记......， 或是以颜色区分 单面使用 一页写一个主题 文具的使用 每天都使用的文具用品，最好养成习惯，有空就检查一下，不足或故障的就加以补充、更换。 铅笔盒内避免过多平常用不到的笔 善用四色笔，一笔多芯的笔 养成随时整理铅笔盒的习惯，以免浪费「找东西」的时间。 自我管理的方法 墨非定律 凡是可能出错的都会出错 每次出错的时候， 总是在最不可能出错的地方 不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限 不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算 所以您再做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。 心理建设 设定目标：做好管理的第一步，要先设定目标，把事情依轻重缓急分配好，如此，就能建立时间管理的架构。 第一次就做对：每一件事如果能第一次就做对，除了效率高，更能节省时间资源，因为，解释是很花时间的。 速战速决：时间是非常珍贵的，所以要分秒必较；例如，在公务会谈时，要速战速决，选择最快的方式沟通，如果能打电话，就绝不写e-mail。 养成做备忘录的习惯：随时用纸笔或PDA记录下会议结论、处理事情的顺序。 及早开始：把所有的事全部列入规划，不要为自己制造意外，愈能把事件纳入计划里，时间管理愈成功。 降低变量：时间管理就是事前的规划或长期计划，所以把变量降得愈低，效率愈好。 集中处理：根据统计显示，同类型的事，集中于同一时段处理，效率较高，这就是学习曲线效果。 避开尖锋时间：凡是遇到要排队的事，就先避开，待离峰时间再进行，例如，你错过了中午十二点的用餐时间，不妨十二点半或一点再用餐，如此，也可避免商家因人潮过多，处理时间延长的延误。 善用畸零时间：例如早午休时间，或是等电话的时间，可以处理比较简单、快速的事。 留点时间多做思考：千万不能因为要处理急事，便排挤思考重要决策的时间，所以，时间管理最重要的，就是要为自己安排一个空白的思考时间，一方面检视自己的时间安排，也可以让自己找出更多增进工作效能的方法。 有效的项目管理 当在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作，有效的项目管理（组织和执行能力）将是成功的关键 多重的工作计划：若您越能做多重的工作计划，即代表您的能力越强。 规画和组织：事先一定要有很好的规画及组织。 设定完成期限：任何事情一定要设定一个期限来完成它。 列出完整的工作清单 判定限制的步骤：看看那些事情会影响结果，想办法解决。 多重工作计划的管理可依循序法或并行法进行 消除时间杀手 所谓时间杀手就是浪费时间的事情，如： 电话干扰：一般人在接电话后习惯聊天一阵子，这样很浪费时间。 开会：不重要的会尽量不要召开，开会一定要准时开始及结束，要好好地计划，才