秘书礼仪教学配套课件刘晓娟胡玉娟模块二办公与会议礼仪.pdf

模块二 办公 与会议礼仪 项 目 五办公礼仪 任务一 创设优美的办公环境 任务二 创设办公室平和的情绪环境 任务三 使用电话、手机的礼仪 任务四 处理办公室事务的礼仪 子任务一 收发电子邮件的礼仪 子任务二 网络礼仪 子任务三 办公室进餐礼仪 子任务四 办公室人际关系礼仪 子任务五 办公设备的使用礼仪 子任务六 零用现金的使用礼仪 子任务七 收发信函的礼仪 子任务八 印章的使用礼仪 子任务九 客户服务礼仪 子任务十 处理紧急事件的礼仪 子任务十一 办公资源的管理礼仪 项 目 六 会议礼仪 项目五办公礼仪 任务一 创设优美的办公环境 学习目标 能够创设合理的环境格局；能够营造最佳的办公硬环境；能够美化办 公环境。 任务描述 任务一 创设优美的办公环境 秘书王琳今天来得比以往都早，她准备利用公司许总出差之际为许总 归来后创造一个舒适温馨的工作环境。许总的办公室在最里间，王琳 的办公室就在许总办公室的外面，两屋有一扇门相通。任何人要进入 许总的办公室都得从王琳的办公室通过。王琳的办公室就相当于枢纽 和窗口。其他的部门呈半环形分布在王琳和许总办公室的对面。王琳 先进入了自己的办公室，首先映入眼帘的是窗台上的各式盆景和竞相 开放的各色鲜花。进门，在右边是一棵高大的绿色灌木，很清新的感 觉。不过可能因为许总不在，暂时也没有秘书专门负责监督的缘故， 清洁公司并没有把地上的落叶清扫干净。王琳的办公桌上有一台电 脑、一部传真机、三部电话，一些文件格、文件夹和几页未装进文件 夹的散开的文件，另有一些笔筒之类的必备用品。办公桌的前面放着 一些为客人准备的椅子和沙发。 任务一 创设优美的办公环境 办公桌后面是自己的座椅，再后面则是靠墙的大型立柜，里面分格分 层放着各类文件和书籍，但是却有一些凌乱。大型立柜的旁边紧挨墙 的地方，有个齐腰的矮柜，上面放着饮水机，小柜里放着一些纸杯和 咖啡、方糖之类的饮料和食品。许总的办公室要比王琳的办公室大一 些，基本的摆设没有很大的差异。宽大的办公桌上也有一台电脑，另 外只简单地摆着电话和一些文件夹，有两个并列的靠墙的立柜，在另 一面靠墙的地方环形摆开的是沙发。整个办公室体现的是一种简约 美，让人心旷神怡。王琳打量完两间办公室，对自己的工作应该从哪 里着手也基本了然于心。如果你是秘书王琳，请重新布置许总和自己 的办公室。 相关知识 一、创设办公环境格局的礼仪 任务一 创设优美的办公环境 (一)确定办公环境格局的因素 (1)办公室总体面积及办公人数。 (2)办公场所的性质及内容。如接待室应该设在离公司入门处较近的地 方，文印室一般设在不易打扰各方办公的地方。 (3)部门间的联系。为了确保科学有效地实施工作流程，减少或避免不 必要的浪费，秘书人员在设置办公布局时，要使各个部门易于沟通， 如将业务相关联的部门相邻安排，减少工作人员和文件的流动性。 (4)办公室的间隔方式。为符合实际工作和必威体育官网网址工作的需要，秘书要灵 活设置办公室的间隔方式，如开放式办公室可以增强同事之间的交 流，封闭式办公室的设计则易于必威体育官网网址。 任务一 创设优美的办公环境 (5)办公室随公司的发展变化而作相应的调整。竖立的隔间能给办公室 的设计和改变提供更大的选择，秘书要对各部门的业务及工作内容与 性质事先加以考察、分析，以明确各部门及各员工间的关系，供设计 其位置时参考。 (二)选择合理的办公布局 1.传统式办公布局 2.灵活式办公布局 二、创设办公室硬环境的礼仪 (一)光线 (二)颜色 (1)普通办公室：天花板宜用白色，面对职员的墙壁宜用冷色，其他墙 壁的颜色宜用暖色如浅黄色。所有墙壁的颜色应注意互相调和。 任务一 创设优美的办公环境 (2)会议室：以浅色与中性的颜色为最佳。 (3)会客室：以欢愉的、中性的颜色为最佳。 (4)走廊：宜用明亮的颜色，因其缺少自然光线。 (5)休息室：男宜用蓝色；女宜用淡红色。 (6)私人办公室：深的和鲜艳的颜色，视主人的偏好而定。 (7)地下室与贮藏室：宜用具有高度反射光线的颜色。 (三) 空气调节 (四)声音 1.选择办公地点 2.把办公室与声源隔离 3.减少声音的来源 (1)使用办公用品时，要轻拿轻放。 任务一 创设优美的办公环境 (2)女职员尽量不穿嗒嗒作响的高跟鞋。 (3)