如何召开有效会议583.00KB.ppt

向沖壓集团各位同仁致敬!祝大家工作顺利,吉祥如意!讲师:汪渭琦 沖壓集团企业流程管理系列培训之三 如何开一个有效 的会议 讲师:汪渭琦 一、前言 二、企业日常开的会议 三、开会的目的 四、会议交际沟通的模式 五、会议的主席、组织者 六、会前的准备 七、会议记录 八、与会者的要求 九、总结(会议流程图) 1、英国英特尔计算机公司总裁安德鲁.格罗夫说： 1.1会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段； 1.2委员会是一个争分夺秒却又耗时间的群体。 2、会议越少越好。这不只是说会议的数量，还包括参会者的数量。许多大公司的高层领导有许多的会议，比方说英国：经理的开会时间占去工作时间的1/3，大公司的总经理占去工作时间的2/3。 二、企业日常有的会议 1、做出决定； 2、提供、接收信息情报； 3、谈判； 4、解决争端和冲突； 5、制订计划； 6、产生新思想、新观念； 7、检讨以往的活动、进展； 8、协调活动； 9、控制活动； 10、分配任务。等。 4.1个别成员支配的会议，(A)交流沟通由少数人控制。 (A) 4.2由唯 一一位居于沟通中心地位的强有力的主席主持的会议，其进行的模式如下图(B)所示： (B) 4.3不受个别人的支配和控制的沟通模式(C) (C) 4.4会议沟通的模式取决于这个委员会(或参加者)每个人能否与下面几点相符或适应： A、工作任务; B、群体成长的技能 思考题1：有一项紧急任务，背景资料有限，但又必须作出决定，如果开会的个别成员对此类似的任务有经验的话，此一次会议就需要实行?的沟通模式； 思考题2 ：新产品发布会，如果委员会对此任务无任何经验可言，那就需要创造新性的决断，需要实行?的模式更适合。 1、掌握主席的权责：主持、解决、仲裁以及领导、协调； 2、会预测此次会议将以何种交际模式进行; 3、掌握自己的角色行为： 3.1与任务相关的行为： A总结；B提问；C激励；D促进信息交流；E协调；F断定；G评估；H指挥 3.2与维护相关的行为： A营造良好的会议氛围； B聆听；C创造和谐；D鼓励参与；E创造信任气氛； F确定标准；G应用幽默；H消除私人矛盾；I促进沟通 3.3主席在领导会议时，应集中精力于维护相关的行为，而不是施行他(她)所主张的任务,善于将在会前或会议中间将主张转给他人。 4.掌握会议顺利进行的技巧 4.1会议开始的技巧 4.1.1介绍与会者(自我介绍、互相介绍、主席介绍、名 片介绍) 4.1.2设法使会议进入正题 A．由主席或其他重要人物的正式讲话开始 (比较正式会议) B、另一种非正式的场合，可由主席提起有关的故事，引入正题; 4.1.3对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究； 4.2会议进行中 4.2.1造成“我群感“-----参与者对会议群体的强烈归属感； (主席可以在讲话中重复使用“我们”、“我们的”、“我们这次会议”，避免使用“你们”) 4.2.2要注意与会者的目的是否达到; (只有使会议达到开会者的目的，也达到了组织者的目的，会议才算成功) 4.2.3处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标； 4.2.4充分发挥利用开会者的经验、专长； 4.2.5对开会者的错误采取宽容态度； 4.2会议进行中 4.2.6鼓励和促进讨论、发表不同意见； 4.2.7注意让每个成员都有发表意见的机会(不能被几个人垄断)； 4.2.8控制个人发言的内容和时间； 4.2.9提问：A、开发型；B、封闭型(几个规划、进行选择)； 4.2.10对不同意见的处理： A．对双方或各方的观点加以澄清； B．分析造成分歧的因素； C．研究争论双方和各方的观点，了解协调的