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归档文件整理规则解读及实务 阳荣初 2016年12月 * 一、归档文件整理规则（DA/T 22—2015）代替《归档文件整理规则》（ DA/T 22-2000 ）后的主要变化 1、 《归档文件整理规则》（ DA/T 22-2000 ），国家档案局 2000年12月6日首次发布，2001年起正式实施。 《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015），国家档案局2015年10月25日发布，2016年6月1日起正式实施。总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行修改。 * 2、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求。将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料 。 纸质文件整理流程 组件 修整 装订 分类 排列 编号 编页 编目 装盒 排架 * 电子文件整理流程 组件 格式转换 元数据 收集 分类 排列 编号 编目 归档数 据包组织 存储 * 3、调整归档文件分类方法 5.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。 这基本保持了原来的要求。每次分类方案的调整情况，应在全宗指南中说明。 5.2.2 归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类，并且提出了“年度—保管期限”分类法的应用。改变了原来的 “保管期限—年度—机构”分类法，有利于机关档案和日常管理和利用。 * 分类就是将全宗内归档文件按其来源（一般对应于单位全宗内的机构）、时间（一般对应于文件形成年度）、内容（一般应用于问题或保管期限）和形式（一般应用于照片等特殊载体）等方面的特征，分为若干类别，并将各类别按照层次关系组合为一个有机整体的过程。对归档文件进行合理的分类，不但能有效揭示归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，对于归档文件的排列、编号、编目、排架等也有重要意义。 * 4、增加归档文件档号结构和编制要求 这是为落实深化检索理念的一项重要措施。给归档文件确定唯一、合理的档号，既便于档案的接收、利用、统计和检索，又能够在纸质文件、电子文件、照片、录音、录像之间建立联系，为今后进行全方位、多途径、高效率的档案资源管理和开发奠定基础。 增加的档号内容有三个方面： 5.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。 * 5.4.2 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码?年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。 上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“?”隔开。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。 5.4.3 档号按照以下要求编制： a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。 b）档案门类代码?年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。 * c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。 d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。 e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。 * 5、将室编件号、馆编件号统一为件号 原《规则》同时设置了室编件号和馆编件号，但其不合理性随着实践的深入日益凸显。一是件号作为档号的组成部分，保证其唯一性、稳定性是至关重要的，分设室编件号和馆编件号显然与此要求相悖；二是馆编件号要求在进馆时编制，无法在日常工作中完成，这与文书、业务部门整理归档制度不符；三是在文件整理比较规范的情况下，编制馆编件号往往成为重复性劳动；四是同一档案存在两个不同件号，易引起认知和管理混乱。新《规则》将室编件号和馆编件号合二为一，统一为件号。 * 6、在附录中增加归档章示例、直角装订方法 考虑到室编件号和馆编件号合二为一，增加了档号的因素，新《规则》对归档章设置、档案盒填写项目、归档文件目录项目等进行了相应调整。 以件为单位的装订主要是为固定整理对象，区隔不同的归档文件；保障档案安全，避免因工作失误或违法违纪行为造成档案损失；方便管理，减轻管理负担，降低在档案接收、利用等流程中的工作量。因此新《规则》增加了装订内容，规定了装订要求，并结合保管期限、是否进馆等因素为归档文件确定了相应的装订方式、材料。 * 二、新《规则》确定的档案整理原则 1、我们在解读原《规则》时，一般认为归档文件整理的原则就是指两个方面：一