【原版】GRP_时间管理（ 58）--时间管理的架构.ppt

看Email 的時段分配 時段 信箱 回信 備註 09:10 公司 V 13:00 公司 X 16:30 公司 V 22:00 私人 V Email資料夾的分類 Reply: Private, 公務 Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private Project 進度 有空再看 1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待 1.怡情養性 2.輕鬆一下 良好的時間管理來自於計劃 1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻 1.決勝於廟堂 之上 2.灌能 均 衡 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重要的事 P A D C 不 好 好 耗用時間 花時間在計劃上才是最節省時間的作法 耗用時間 8.80/20法則1/2 the Vital Few the Trivial Many 柏拉圖法則 花最少的力氣, 獲得最多的效益 你所完成的工作裡, 80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的 80/20原理意示圖 80% 時間 20% 時間 80% 成效 20% 成效 重要的 少數事物 瑣碎的 多數事物 目標金字塔 長程目標 年目標 季目標 月目標 週目標 日目標 如何列管重要計劃 將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個主軸一一列舉出來, 並算出每個計劃的效益. (如下一頁所示) 在同一個時間點進行這三個主軸的前3個專案(專案件數依自己能力而定,紅線的右手邊) 有專案結束之後下一個專案就可以往左遞補 每個計劃如何給予評分 先將所有計劃列出來, 分成短中長期 (自行定義) 分成三個項目(也可依自己的價值觀調整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機會來給分數. 最好給 5 分, 最不好給 1 分 將三個分數相乘, 分數最高者為最優先執行的計劃 範例: 專案評分的範例 以 Notes 信箱管理計劃的分類 執行力: To-Do, 記錄, Routine (最重要的部份, 下一章節再講) 自我成長: Pareto, 前3個計劃 生活: Pareto, 前3個計劃 工作: Pareto, 前3個計劃 備 忘 錄 時間管理的利器: to-do List 備 忘 錄 緊急的事情 1.老闆今天交待 2.臨時狀況 重要的事情 1.工作計劃 2.人生規劃 3.家庭,健康,財富 Schedule List 1.Meeting 2.行事曆 3.紀念日 Routine Work 1.日常工作 2.定期約會 範例: 備忘錄的範例 範例: 週計劃的範例 善用 Notes BookMark 的功能 連結書籤 (BookMark) 的建立可以用來建立一系列相關計劃的連結 在Notes裡頭, 點一以下黃色書籤即可把該計劃給打開, 並 Update 按Ctrl+V之後就 會出現黃色書籤 善用Notes 顏色管理的功能 紅色粗體字體為重要一定完成的部份 藍色斜體字體為已完成的部份 黑色字體為應執行事項 綠色字體為 Routine Schedule 良好工作習慣的養成 兵貴速戰速決 養成做備忘錄的習慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時 “執行”的寫照 Just Do It 奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨 行動才是企劃的開始 把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20% 執行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷 執行不是一成不變的 合理性 Reasonable 表示用心 試探一下是不損傷毫髮的 平時基本觀念(Sense)的建立, 在臨場應用時最能顯現效果 執行的速度: 兵貴速戰速決 養兵千日, 用在一時 (資源珍貴) 時機稍縱即逝 將變數降至最低 生米已煮成熟飯型 (老公,來不及了) 自廢武功型 (成績已經貼出去了) 客戶的感受 加速度, 勢如破竹. 兵貴速戰速決的時機 並不是每一件事情都需要兵貴速戰速決 #1 是專案的要徑任務或是一群人要等你的決策之後方能動作 (丟球) #2 重要事件的關鍵任務. 通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的 20%. #3 時機稍縱即逝的機會. 有時候機會的有效性僅限於某段時間, 甚至短到幾分鐘而已. Hand Carry ! 讓程序進行最迅速的方法 當然需要先了解程序及關鍵點 見面三分情 親自與關鍵人物(經理) 面對面溝通 執行的技巧: Key Success Factor 靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走(游刃有餘). 分解完畢牛尚不自知已經被解體 由計劃階段時即被簡單勾勒出來 做對的事情, 並不會耗費太大的力氣. 反而做不對的事情, 才需花時間東補西補. Buffer 緩衝區 並不是每件事情都那麼的急 如果我們每件事情都要即時地處理掉, 相信我們會變得神經兮兮的 所以應該