第7章的项目沟通管理.ppt

表7-13 气象、水文资料日记录表 记录日期:2010.3.1 填表时间:白天14:00;晚上:21:00 日期 天气情况 水文情况 备注 2010.3.1 白天：晴 最高气温20。 夜晚：多云 最低气温13。 水位标高150.0 天气、水文情况正常 记录人：杨某 （4）项目工作终结报告 项目工作终结报告的主要内容 项目业主/客户对项目/阶段的最初要求 项目或项目阶段最初确定的主要目标和指标 项目或项目阶段实际作业的简要描述 项目或项目阶段结果和预期的对比 项目或项目阶段目标的实现程度说明 项目所需善后事宜的说明 提供给业主/客户的所有交付物说明 项目成果的最后测试数据 项目或项目阶段的经验与教训 （1）项目会议的类型 情况评审会议 解决问题会议 技术评审会议 7.6 项目会议沟通的管理 情况评审会议 自上次以来取得的成果； 成本、进度计划和工作范围的进展情况； 成本、进度计划和工作范围的趋势； 成本、进度计划和工作范围的预测； 成本、进度计划和工作范围的差异； 纠正措施； 改进的机会； 行动细目分配。 问题解决会议 描述问题； 找出问题的潜在原因； 收集数据并找出最可能的原因； 找出可能的解决方案； 评价备选方案； 确定最佳解决方案； 修订项目计划； 实施解决方案； 确定问题是否得到了解决。 技术设计评审会议 大多数技术性项目一般采用两种设计评审会议： 当承约商已经完成了最初的概念说明、图形或流程图时进行的最初设计评审会议。该会议的目的是，在承约商订购交货期较长的原材料之前，获得客户对设计方案符合技术要求的批准(从而不延误项目进速)。 当承约商已经完成详细说明、图形、屏幕和报告格式等事项时进行的最终设计评审会议。该会议的目的是在承约商开始建设、装配和生产项目交付之前获得客户的批准。 （2）如何有效地召开会议 会前管理工作 会议期间管理工作 会后管理工作 会前 确定会议是否真正必要，或者另一种方式是否更适合一些； 确定会议的目的。例如，该会议是为了交流信息、计划、收集情况或意见、制定政策、解决问题，还是为了评估项目进展情况？ 确定谁需要参加会议，说明会议目的。 事先将会议议程表分发给与会者。 准备直观教具或要分发的材料。 安排会议室。 会议期间 按时开会。 指定记录员。 评审会议的目的和议程表。 主持而不支配会议。 会后 在会后24小时内公布会议成果。总结文件应该简洁，如果可能，应尽量写在一张纸上。总结文件应该明确所做的决定，并列出行动细目，包括谁负责、预计完工日期和预期的交付物。 （3）项目会议沟通的成果 解决存在的问题 审定变更的请求 审定的纠偏行动 更新的组织过程资产 更新的项目管理计划 项目经理 上层管理 项目需要者 最终用户 法律部门 质量部门 市场战略 制造部门 研发部门 团队 团队 销售商 转包人 项目沟通的复杂性 图7-2 项目沟通管理过程 输出 1.沟通管理计划 图7-3 编制项目沟通计划的过程 输入 1.沟通要求 2.沟通技巧 3.制约因素 4.假设因素 工具和方法 1.项目干系人 分析 7.4 项目沟通计划编制 （1）编制沟通管理计划的依据 沟通要求 沟通要求是项目干系人信息需求的总和。 决定项目沟通所需要信息： 项目组织和项目干系人责任关系； 涉及项目的纪律，行政部门、专业； 项目所需人员的推算以及应分配的位置； 外部信息需求（例如，同媒体的沟通）。 人员 信息需求情况 项目经理 项目目标及制约因素，如进度、成本、质量性能要求等； 人力、物力、财力等落实情况； 客户具体要求； 项目经理职责与权限。 客户 项目建议书； 项目主要执行人员的情况； 项目实施计划。 管理层 项目收益； 项目计划。 项目团队成员 项目目标及制约因素； 项目交付成果及其衡量标准； 项目内部的程序、进度、时间要求； 项目应遵循的工作条例、标准、程序等。 表7-3 项目关键人员对信息的需求情况 沟通技术 沟通技术是沟通计划编制的重要依据。 各种沟通计划所使用的技术和方法可能差异很大： 从简短的谈话到长期的会议； 从简单的书面文件到即时查询的在线的进度表和数据库。 （1）编制沟通管理计划的依据 影响项目沟通的技术因素有： 信息需求的紧迫性 技术的有效性 预期的项目人员配置 项目工期的长短 制约因素 假设因素 （1）编制沟通管理计划的依据 （2）编制沟通计划的方法（工具与手段） 项目沟通计划编制的方法主要是项目利益