第二章办公室的环境.ppt

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第二章办公室的环境

第二章 办公室环境 第一节 办公环境及其优化 一、环境概述 (一)办公环境的概念 它是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。从广义上说,它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境;从狭义上说,办公环境是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境,它包括人文环境和自然环境。 公司的LOGO墙 (二)办公环境的分类 1、社会环境:是指一个国家内部的物质经济环境、政治法律环境和精神文化环境,同时包括这个国家的人口、民族、历史等因素。 2、职能环境:是指一个社会组织内部的机构设置、目标划分和运行情况,同时包括人际关系和工作方法等因素。 3、工作环境 是指具体办公活动的场所及使用的设备等,同时包括从业人员的状况。 人员、设备、场地三要素 课堂练习: 对一间面积14平方米的办公室进行布局设计。 办公人员有5人: 主管1人,秘书1名,下属3人。 办公设备: 文件柜1个,公用电脑1台,办公桌5张。 要求: 根据提供的场地、人员、设备,进行办公室布局设计。 总结: ①?办公桌之间用隔板,隔断噪音; ②?照明用台灯; ③?公共通道与私人空间的关系,避免交叉; ④?接待空间应在外间,减少访客对他人的干扰; ⑤?秘书与主管靠近; ⑥?电脑显示器朝向; ⑦?窗口位置应放办公桌; ⑧ 利用阳光。 二、工作环境的优化 (一)筹建办公室应该考虑的因素 1.产权:购买、租用、自建房 趋势:豪华酒店――高级写字楼――自建房 2.选址:考虑两因素——交通 环境 3.内部结构:考虑全面,力求一步到位 (房屋装修为例) (二)按照需求进行办公布局 1、开放式布局:一个大空间里容纳全部员工的办公桌、办公设备共同使用。 优点:节省空间,利于交流,服务集中化,共享办公设备。 缺点:布局结构难于调整,机密性不苟,私人空间小甚至不具备,嘈杂影响工作。 3、其他 蜂巢型——完全开放,资料录入; 密室型——完全封闭,会计师、律师事务所; 鸡窝型——团队开放,设计师、保险; 俱乐部型——广告公司、媒体。 办公室布局设计图分析: 下属1 课堂练习:公司布局 某公司准备在上海开一家销售分公司,租用了某写字楼一层的大厅。其中,大门左边用作产品展厅,大门右边作为销售分公司办公区,包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。   请大家分组进行设计,需要考虑采取开放式还是封闭式的办公室。 小结: 办公设计中应考虑的几个因素: 1、? 职工人数; 2、? 购买或租用的面积; 3、? 机构建制和办公空间的分类; 4、? 组织经营的性质或内容,一般接待区在离门较近处,总经理办公室一般不安排在门边; 5、? 部门间的工作联系; 6、? 必威体育官网网址的需要 7、? 灵活性。 三、保持办公环境的整洁有序 (一)办公室清洁有序 1、? 保持自己的办公区域整洁干净 责任区的清洁:台面、地面、电脑、负责的设备、家具及门窗墙壁等; 可要求专人打扫 ★办公桌面 1、? 桌上应尽可能少放东西。最常用的东西要放在不必起身就可伸手拿到的地方。桌上所放材料,应限于当天要用的资料,每天下班前应分类放回应放的柜内。如果必须留在办公桌上,也应放在文件夹中不易看到的地方。这样虽说不能防止蓄意的偷窃,但也可防止好奇者的眼睛看到不应看到的东西。坐在办公桌前的椅子上,面前是工作空间,平直伸出双臂,离桌面约15厘米高,小心地向两边摆出,画出一个宽宽的弧圈。手臂覆盖过的桌面部分应放置所有经常使用的物品。手不可及的边角要保持清洁空间,可以放上工作人员的金属名牌,或一盆植物,或一两件不太引人注目的摆设。 2、 办公桌上应该备有文件夹或文件箱,以存放文件之用。多层或多金属槽的文件箱,可以用来存放有待整理的口授记录、拟请领导签字的项目、读过的材料、未完成的方案以及其他材料。使用文件夹有两个目的,一是为了整洁,一是为了必威体育官网网址。对悬而未决的工作,备以专门的文件夹,尤为必要。每天将它检查一遍,对必须要做的事情加以注明,标示出来。用不同的文件夹分门别类地存放需要签名的信函,也是一个好办法。为便于识别,可在文件夹上加上标记。(注意做好分类),最好有一本即时贴,提醒之用。 电脑打字机是办公室的一个重要工具,每日用完,盖好防尘罩,并要定期进行专门清洗。如果经常使用橡皮,还应在电脑打字机旁装上一块砂片或一张砂纸,使用橡皮前,先在上面将橡皮磨净。其实最好养成习惯,每次用完橡皮之后便立即磨净。 ★抽屉 做好规划,经常清理。中间大抽屉一般存放小物品,最易弄乱,可用盒子之类的东西加以隔离。胶带或胶水要连同它们的盒子一起有序地放在抽屉中。图章的印台要倒着放置,以保持垫面上的墨水不干。仔细检查每个抽屉里的东西,也许其中有些东西从不使用,造成空间浪费,应当腾出来存放常用的东西。至

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