第六轮中国全球基金艾滋病的项目档案管理.ppt

六轮安徽项目办档案管理 针对不同保存形式的资料，应分别建立资料档案信息一览表，详细说明存档资料的内容，包括分类信息（包括档案盒/袋编号、类别、序号等）和资料信息（名称、数量、提供者、存档时间、保管人等），上述信息应在资料存档时由保管人及时填写。 各类档案盒（袋）编号必须是唯一的，可采用多级编码的形式，便于增加类目。 纸质档案、年度资料汇编和声像资料档案在资料保存盒上注明本盒资料类别和资料信息，电子文档可以用文件夹和文件名称表示资料类别和时间、内容等基本信息，上述信息应与资料档案信息一览表内容保存一致，以便于资料查询。 纸质档案资料应有资料借阅情况的信息，包括所借阅资料名称，借阅日期、借阅人签字、归还日期以及保管人签字等。 目的意义 收集范围 管理原则 分类方法 常规资料 项目活动资料 管理方式 档案管理的目的及意义 档案资料的完整性、准确性和系统性，是保障项目工作规范开展的重要保证 在信息分享的过程中要做到：正确、及时、完整 以便于： 1、开展督导评估工作 2、项目工作经验的推广 3、信息查询的方便、快捷 资料收集范围 所有与项目有关的具有保存价值的资料，都属于资料收集的范围 档案资料管理是一项常规的工作，包括资料的收集、整理、分析和存档以及结果的发布等 档案资料管理也是一项长期的工作，所以项目实施单位在活动过程中要及时收集、整理与项目相关的各种资料 档案管理原则 专人负责、规范整理、集中管理 活动结束7天内完成资料（会议、培训、督导等） 收集 整理 存档 档案管理原则 电子版的材料应及时备份、专人管理、层次分明，以便于查询和利用 做好电脑安全工作和档案数据必威体育官网网址工作 对涉密数据文件必须加密码保存，杜绝敏感数据和重要文件的泄漏 档案资料分类方法_常规资料1 1、管理制度 包括： 项目办公室组织管理制度及人员分工 财务管理制度 设备（供应品）及固定资产管理 定期例会制度 档案管理制度 信息管理 督导评估制度等 档案资料分类方法_常规资料2 2、收文、发文 收文和发文都应该有签批、登记 发文可按时间顺序排列，收文可分部门、按时间排列 档案资料分类方法_常规资料3 3、工作计划：按类别和时间排列。 4、工作总结：按类别和时间排列。 5、各类报表：分本级报表和下级报表两种。按照内容和领域进行分类，每类按时间排列。 档案资料分类方法-常规资料4 6、财务管理资料：包括财务报表、财务报告、审计报告等，分类别、按时间顺序排列。 7、设备供应品资料：分类别，按时间排列。 8、工作动态/简报/通讯：可分为国家、省级、本级、其他等四类，每类按照时间排列 档案资料分类方法-常规资料5 9、基线调查资料：根据基线调查要求，可包括方案、计划、原始调查表、访谈记录、数据库、总结、分析报告、地图等。 10、项目协议：包括上级与本级、本级与项目实施单位、项目办与相关项目工作人员签署的项目协议。 11、常用信息：项目有关人员的联络方式、职责分工、相关表格等。 档案资料分类方法-项目活动 1、培训材料： （1）参加上级培训，主要内容包括：培训通知、日程、参会人员回执原件、通讯录、培训讲义、培训体会/小结（必须包括时间、地点、参与人员、主要内容、产出、体会）等。可按部门、按时间进行排列。 （2）本级举办培训，主要内容包括：培训通知、日程、签到簿、通讯录、培训讲义、总结（时间、地点、参与人员、主要目的、内容、培训产出、效果评价）、活动声像资料活动预/决算。 2、会议材料： （1）参加上级会议，主要内容包括：会议通知、日程、通讯录、会议材料、会议体会/小结（时间、地点、参与人员、主要内容、产出、体会）等。 （2）本级举办会议，主要内容包括：会议通知、日程、签到簿、通讯录、会议现场材料、会议记录、会议纪要或总结（时间、地点、参与人员、主要目的、内容、效果评价）、活动声像资料、预/决算等。 3、宣传活动资料 主要内容包括： 通知、实施方案或工作计划、签到簿、通讯录、宣传相关过程材料、总结（时间、地点、参与人员、主要目的、内容、效果评价）、声像资料、预/决算等。 4、督导评估资料 主要内容包括： 督导通知、督导方案/计划（包括督导目的、督导对象、督导方法、人员分工、时间安排、评分标准及要求）、现场督导记录和督导报告[包括督导时间、地点、人员、督导内容和方法、督导结果（包括上次督导问题的落实情况、工作亮点及经验、存在的问题和解决问题的建议）]。 六轮安徽项目活动资料主要内容 项目建议书（原始稿） 评审意见书 项目建议书（修改稿） 协议书 实施过程材料（包括通知、讲稿、人员名单、小结