Access 资料库和Word 合并列印.ppt

Access 資料庫與Word 合併列印 陳方周 WORD合併列印功能 一封信的內容，同時寄給不同的收件人 進行合併列印功能時須準備 主文件（原始文件內容） 資料檔案（儲存大量相關性的紀錄） 合併欄位（在原始文件所插入的標識，可用資料檔中的紀錄做為置換） 合併列印操作 I 合併列印操作 II 合併列印操作 III 合併列印操作 IV 合併列印操作 V 合併列印操作 VI 合併列印操作 VII 合併列印操作 VIII 合併列印標籤 I 工具／信件與郵件／合併列印 選擇標籤 按［下一步］繼續 合併列印標籤 II 點選標籤選項 出現以下的對話方塊 可選擇5159號式樣 合併列印標籤 III 頁面如下 按下一步：選擇收件者 合併列印標籤 IV 點選瀏覽，叫出以下對話方塊 合併列印標籤 V 由選取的資料庫中選擇適當的資料表，挑選適當的收件者 合併列印標籤 VI 頁面形成如下，按下一步安排標籤 合併列印標籤 VII 由「其他項目」插入適當的標籤 合併列印標籤 VIII 在第一個標籤內插入姓名、郵遞區號、地址，並排列如下：《姓名》《郵遞區號》《地址》 《》雙角括號是特殊殊符號，是自行產生的，不要再做額外的鍵入動作 把這些標籤複製起起，貼在頁面其他的標籤上，放在《Next Record》之後 標籤 IX 頁面完成如圖 接著直接按下一步 直到完成 習作 I 建立人名錄資料表 開啟Access 建立空白資料庫 物件欄中選擇資料表 使用設計檢視建立資料表 建立欄位 欄位名稱中填入 編號，姓名，出生年月日，郵政編碼，地址，電話 資料類型中填入 自動編號，文字(8)，文字(10)，文字(6)，文字(30)，文字(10) 定義索引欄位為「編號」欄 存檔，給定資料表名稱 輸入資料 反白給出的資料表名稱後，按開啟鈕 編號欄為自動編號，不須填入資料，填妥其餘欄位（至少填入十五項人名紀錄） 習作 II 信件合併列印 開啟Word工具，並製作邀請函親愛的[姓名]：　　即將召開的中醫醫學會議，非常熱誠的邀請您的加入　　　　　　　　　　　ＸＸＸ　賀 建立合併列印主文件時選擇“套印信件”格式 習作 III 郵件地址合併列印（條碼格式） 開啟空白Word文件 （西式收信標籤）[姓名]　收[郵政編碼]、[地址] 建立合併主文件時選擇“郵件標籤”格式 繳交作業 請寄上一份Access檔，兩份Word原始文件，以及兩份Word合併文件 以附加檔的方式，將作業寄到fjchen@mail.cmu.edu.tw 本單元課程內容結束 * * 選取文件類型 信件 電子郵件訊息 信封 標籤 目錄 選取開始文件 使用目前文件 建立新的文件內容 從範本開始 從現有文件開始 由已編輯完成的文件中插入適當的功能變數 選取收件者 使用現有清單 由已建立完成的資料檔中選出合適的紀錄 點選藍色“瀏覽”字樣進行操作 從Outlook連絡人選取 鍵入新清單 建立新的紀錄檔，填入新紀錄 在選取收件者步驟中，點選“瀏覽”字樣之後 由檔案選擇中指定資料庫 由資料庫中指定資料表（也可以指定查詢） 由資料表中指定合適的紀錄 寫信 可以在文件中插入預設的地址區塊、祝賀行、電子郵資 選擇其他項目以插入由資料表中取得的紀錄由跳出的“插入合併欄位”對話方塊中選擇欄位置入所編輯的文件中，所插入的欄位在文件中是以功能變數的形式出現 預覽列印 在文件中，以資料表中的第一筆紀錄取代功能變數以預覽合併文件的成果 完成合併 一個方式是直接把成果送到到印表機，點選藍色“列印”字樣 一個方式把合併的文件另存成新的文件，點選藍色“編輯個別信件”字樣