如何提高会议质量.doc

如何提高会议质量 近期，山东省委发出通知，要求各级各部门精简会议，缩短会期，省直部门原则上每年召开一次，时间在一天以内。笔者认为，贯彻落实好这一要求，关键是在提高会议质量上下功夫。 ? 一要精心准备。“凡事预则立,不预则废”。许多会议由于会前没有经过精心酝酿，充分准备,导致在会上扯来扯去,找不到主题，无法形成共识，最终解决不了实际问题。因此，不开没有准备的会应当成为一条基本准则，除了事务性工作准备以外，关键是做好人员思想和意见上的准备。凡传达文件的会，事先要研究好贯彻执行的具体意见；汇报工作的会议，要先把各种材料、数据和各部门的意见准备好；讨论方案、规划、制度的会议，会前应将讨论稿或提纲发给有关单位和个人，使与会者能预先思考，决策在前；决定问题的会议，也要事先打招呼，发出“安民告示”通知，让与会者提前酝酿。 ? 二要精心选人。召开什么样的会，要求什么样的人参加，一定要仔细考虑，心中有数。该来的一个不能少，无关人员一个也不要。可以由少数同志参加的会，就不必把众多的人请来陪会；一般干部能当家的，就不要让单位负责人参加；能由主管领导参加的会，就不要请“一把手”参加；有的领导成员虽然与会议讨论的问题有联系，但不是主要人员，可以事先征求他们的意见，将其意见带到会上，本人则不必到会；对某些同类性质的问题，可以选代表参加，不必人人都与会；有些需要获得结果而不必参加讨论的人员，可以在会后向他们转达；基层单位的会议，不必大小干部齐上阵，每个单位有代表即可。这样，能避免更多的人泡在会海之中，从而腾出更多的时间干其他工作。 ? 三要准时开会。 “八点开会九点到，十点钟才能做报告。”靠这样的精神状态来组织会议，谈何效率，谈何标准，谈何质量呢？伟大导师列宁就非常注意这个问题，凡是他主持的会议，不论出席会议的人数为多少，总是按原定的时间准时开会。他厌恶那种拖拖拉拉的作风，不允许随意延长会议时间，更不允许无故迟到。马克思说过：“在商业上讲，时间就是金钱，在战场上说，时间就是军队。”这就告诉我们，抓住时间就等于抓住了战机，抓住战机就取得了决胜的关节。尤其是在信息化条件下，更要培养时间观念，造就雷厉风行的作风，靠精细准确的时间来赢得主动权。 ? 四要议题明确。就是要求会议解决的问题一定要明确，决不能含含糊糊，使人摸不着头脑。只有议题明确，与会人员才好发表意见，提出观点，讨论才能进行。组织会议，首先要对议题进行收集、加工、整理，做到清晰明了，切实可行，没有明确议题的会坚决不能开。一般来说，一次会议有多个议题，效果不会很好。但纯属于布置任务一类的会议，可以把几个内容合并到一个会上讲，然后分别去贯彻落实，这样可以减少开会，提高工作效率。 ? 五要抓住中心。会议要解决什么问题，一定要牢牢抓住不放。会议的一切活动都要围绕这个中心来进行，不能搞与议题无关的活动。一次会议只能有一个中心，辅以别的第二位、第三位，切忌毫无计划，形成多个中心，造成凌乱无序的状态。会议主持者要严格掌握讨论范围，把大家的注意力引导到有价值的问题上，防止漫无边际地东拉西扯。任何人都不能作离题的发言。 ? 六要言简意赅。要想开短会，必须长话短说。如果人人长篇大论，会议想短也短不下来。汇报工作、发表意见、交流经验、作报告等都要言之有物，简明扼要，有话则长，无话则短，废话、空话、套话更要严格禁止。在可能的情况下，最好能限定时间，发言时尽量不重复别人讲过的话。需要领导成员到会讲话或作报告时，领导班子最好先把要讲的事情集中起来，由一个人作主题发言，其他同志可根据需要简短补充。不要张三讲了，李四又重复，王五又要补充。这样不仅浪费时间，更容易出现意见不统一的现象，使下级无所适从，不好贯彻。 ? 七要议而必决。应该在会上决定的事，不要拖到会后；应该这次会上拍板的，不要等到下次会议。一议再议，议而不决，就是劳而无功，会议的效益就等于零。对于那些“拿不准”，需要继续调查和研究的问题，以及那些条件不成熟，还需要继续做工作的问题，就不要硬拿到会议上来讨论，等时机成熟了再行上会。