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企业专利管理制度配套操作规程介绍
企业专利管理制度配套的操作规程介绍
1.操作规程概述
“徒法不足以自行”。如果只有专利管理制度,而没有相关配套的操作规程,即使这些制度的条款再详细,内容再丰富,也不能有效地得到执行。因此,在制定、完善专利管理制度之后,还需要编制可供执行的操作规程及相关文本,比如专利工作程序、合同示范文本等。根据企业的实践,下列操作规程及相关文本,企业最好加以制订或整理,以辅助企业专利管理制度的施行。
2.典型操作规程介绍
从专利管理的角度,前面罗列了一些操作规程与相关文本的目录,这里我们再简单讨论两个典型的操作规程,以吁请企业的注意,并提供可借鉴的思路。
(1)研发记录
技术开发是一件辛苦的工作,其中蕴含了许多开发人员的经验。如何把开发人员的经验累积成可用的知识,在企业内部得以扩散及传承,以避免新开发工作从零开始,甚至走冤枉路呢?这里就涉及研发记录的写作与保存。
研发记录是研发过程及其成果的记载。一般而言,研发记录记载的内容可包括任何灵感或初步构想、计算、讨论摘要、访谈内容、研究心得以及工作上所得之经验与资讯数据等。惟需强调的是,除了成功的研发活动之外,失败的研发活动也应当做成记录,作为宝贵的经验,以避免错误的重复发生。
①研发记录的意义
从技术的角度看,一方面研发记录可以提供技术自我完善的依据。一项发明创造在初期常有不尽如人意的地方,研发记录就成了技术人员总结、改进这项技术的根据。另一方面,研发记录可以保持研发工作的连续性和协调性。当某个开发人员离开企业后,或者当不同技术人员合作开发某项或相互关联的技术时,研发记录可以让后来进行接续研发的人员以及合作开发的人员,迅速了解技术研发的进展,掌握该项技术的要点。
从法律的角度看,一方面研发记录可用作证明研发过程的合法性,以辅助侵权认定与否的文件。另一方面研发记录可用作证明原创性、新颖性的文件,尤其是在美国这样的专利授权采用“先发明主义”的国家。
因此,要求员工善加记载其研发记录,对于企业因应技术持续发展和相关法律程序上的需要,具有相当的价值。不过,开发人员往往质疑:若通过研发记录将技术传承,我的地位、价值如何保障?如何释解开发人员的心结,的确需要管理层的疏导。
我们认为,技术人员的价值之一就是传承知识与经验,如此才能提升。研发记录是技术人员对企业的贡献,也是对企业的责任,只有不断作出贡献,不断履行责任,才能获得更多的肯定和更高的评价。
另外,即使有研发记录的存在,但他人若未亲身经历相关的研发过程,也很难得心应手地运用其中的经验,何况真正关键技术在最后的5%,乃Know -why,这是一种亲身体验的感觉及累积出的智慧,谁也偷不走。
②研发记录的规范
基于法律上证据规范的要求以及企业的实践,研发记录的撰写自有一套规则及格式文本。现择其要点,简介如下:
→实验记录簿填写时,应使用能够永久保存字迹之书写工具,如原子笔、钢笔等,切勿使用铅笔。
→记录错误时,切勿擦掉或涂改(修正液),而应以线条划掉即可。
→每页记录前,需写上研究项目的名称或代号、开发人员姓名和开发日期。项目不同或日期不同,最好记载于不同页。
→记录时切勿留下空白,应接续使用,如未能写完,则需划掉剩余部分。切勿在其他纸上记录后再粘贴于记录簿上。
→若有照片、图表需要粘贴时,须于接缝处签上姓名、日期及见证人姓名。
→有重要结论或发明时,应请两位以上的见证人在相关页次上签名并署明日期。注意,一般不要以盖章代替签名。签名的证人应当熟悉该技术。
对于研发记录本最好有编号,用完后上交企业统一妥善保管。在开发人员离开企业时,所有的研发记录本必须上交给企业。企业不论对内或对外都应将研发记录列为机密资料加以管理。
③研发记录的标准化
在实务上,研发记录的撰写往往受到开发人员的抵触。开发人员多以工作繁重或对工作无益为由,不愿填写或草率地填写研发记录。对于此问题,主管部门应当积极宣导研发记录对于企业的价值和意义,获得开发人员的理解和支持。同时,也要建立严格的管理制度,通过不定期抽阅,监督开发人员是否填写或是否依规范填写研发记录。
当然,更重要的是,企业应当指导开发人员如何迅速有效地撰写;研发记录。如果在不增加负担的情况下,举手之劳便可留下研发记录,开发人员自然不会发生抵触情绪,企业也不会因为研发记录的写作影响技术开发的效率。这便是研发记录标准化的功用。
华硕公司的经验值得借鉴。首先,他们将研发记录相关的表单格式化,并印好各项工作内容,填写者仅需勾选,只有极少情况才需填文字。其次,将其他表单,如测试报告等,尽量合并,避免重复填写。最后,利用电脑存档的功能,凡电脑中能留存的资料,即不必额外填写。如此一来,每天只需一两分钟即可填好研发记录的日志。
当然,研发记录可能记载了发明创新成果的产生过程,但毕竟只是一系列相对粗糙的技术记录,因此,需要将其中的技术创新,提炼整合成
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