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会务接待和组织
1 会议概述
2 会务工作流程
3 会务工作具体内容
4 会议组织的基本原则
5 突发事件的预防与处理
6 服务接待标准
交 流 目 的
通过本次交流,了解会务工作的基本内容及工作程序,学会拟定接待方案,掌握接待服务标准。
“为更好的组织会议做好准备!!”
案例分析:请柬发出之后
某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会,发了请柬邀请有关部门的领导光临,在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。
接到请柬的几位部门领导很积极,提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子,经询问礼堂负责人才知道,今天上午礼堂开报告会,某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙,个个都很生气,改地点了为什么不重新通知? 一气之下,都回家去了。
事后,会议主办机关的领导才解释说,因秘书人员工作粗心, 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系,一厢情愿地认为不会有问题,便把会议地点写在请柬上,等开会的前一天下午去联系,才知得礼堂早已租给别的单位用了,只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多,来不及一一通知,结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉,但造成的不良影响也难以消除。
这个案例告诉我们什么呢?
会议的涵义
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。
会议的要素
1、形式要素:名称、时间、地点、与会人员、会议方式。
2、内容要素:指导思想、议题、目的、任务、作用。
3、程序要素:会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。
4、财务要素:会议经费、会议设备、会议服务设施。
会议概述
基本任务
1、组织的工作
(1)协助领导确定会议议题;
(2)根据议题安排议程、日程;
(3)发会议通知,负责会议报到;
(4)对与会人员进行编组;
(5)布置会场,安排座次;
(6)负责会议签到
(7)会中组织和协调;
(8)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的
联系和组织)。
(9)会议的结束收尾工作。
2、文秘工作
(1)会议文书、讲话稿的起草;
(2)会议文书编写;
(3)会议文书印发及管理。
3、生活管理工作
(1)与会人员的食宿管理;
(2)会议的财务管理;
(3)会议的交通保障;
(4)会议的文化活动;
(5)与会人员的医疗保健。
4、安全保卫工作
(1)会议的必威体育官网网址工作;
(2)会议的警卫工作;
(3)会场内外的安全保卫工作。
2.1会务工作流程图(会前)
2.2 会务工作流程图(会中)
2.3会务工作流程图(会后)
会前准备
“有备无患!!”
会前准备工作是会议管理的第一步,对会议做出事先安排与充分准备,是实现会议目的的重要条件。
无论会议大小,如会前准备充分,就能事半功倍。
会务工作的具体内容
3.1 会前准备工作
1、 确定会议主题与议题
确定主题的主要方法:一是要有切实的依据;二是必须要结合本单位的实际;三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。
2、确定会议名称
会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。
3、确定会议规模与规格
确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时 本着精简效能的原则。
会议的规模有大型、中型、小型。
会议的规格有高档次、中档次和低档次。
4、确定会议时间、会期
会议的最佳时间,要考虑主要领导是否能出席,确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
5、 确定会议所需用品和设备
(1)必备用品是指各类会议都需要的用品和设备,包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。
(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议,例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、交通组、
接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单
出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。
8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等
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