会务接待和组织.ppt

  1. 1、本文档共43页,可阅读全部内容。
  2. 2、有哪些信誉好的足球投注网站(book118)网站文档一经付费(服务费),不意味着购买了该文档的版权,仅供个人/单位学习、研究之用,不得用于商业用途,未经授权,严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等,侵权必究。
  3. 3、本站所有内容均由合作方或网友上传,本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺!文档内容仅供研究参考,付费前请自行鉴别。如您付费,意味着您自己接受本站规则且自行承担风险,本站不退款、不进行额外附加服务;查看《如何避免下载的几个坑》。如果您已付费下载过本站文档,您可以点击 这里二次下载
  4. 4、如文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等,请点击“版权申诉”(推荐),也可以打举报电话:400-050-0827(电话支持时间:9:00-18:30)。
查看更多
会务接待和组织

1 会议概述 2 会务工作流程 3 会务工作具体内容 4 会议组织的基本原则 5 突发事件的预防与处理 6 服务接待标准 交 流 目 的 通过本次交流,了解会务工作的基本内容及工作程序,学会拟定接待方案,掌握接待服务标准。 “为更好的组织会议做好准备!!” 案例分析:请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会,发了请柬邀请有关部门的领导光临,在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极,提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子,经询问礼堂负责人才知道,今天上午礼堂开报告会,某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙,个个都很生气,改地点了为什么不重新通知? 一气之下,都回家去了。 事后,会议主办机关的领导才解释说,因秘书人员工作粗心, 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系,一厢情愿地认为不会有问题,便把会议地点写在请柬上,等开会的前一天下午去联系,才知得礼堂早已租给别的单位用了,只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多,来不及一一通知,结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉,但造成的不良影响也难以消除。 这个案例告诉我们什么呢? 会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。 会议的要素 1、形式要素:名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 2、内容要素:指导思想、议题、目的、任务、作用。 3、程序要素:会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 4、财务要素:会议经费、会议设备、会议服务设施。 会议概述 基本任务 1、组织的工作 (1)协助领导确定会议议题; (2)根据议题安排议程、日程; (3)发会议通知,负责会议报到; (4)对与会人员进行编组; (5)布置会场,安排座次; (6)负责会议签到 (7)会中组织和协调; (8)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的 联系和组织)。 (9)会议的结束收尾工作。 2、文秘工作 (1)会议文书、讲话稿的起草; (2)会议文书编写; (3)会议文书印发及管理。 3、生活管理工作 (1)与会人员的食宿管理; (2)会议的财务管理; (3)会议的交通保障; (4)会议的文化活动; (5)与会人员的医疗保健。 4、安全保卫工作 (1)会议的必威体育官网网址工作; (2)会议的警卫工作; (3)会场内外的安全保卫工作。 2.1会务工作流程图(会前) 2.2 会务工作流程图(会中) 2.3会务工作流程图(会后) 会前准备 “有备无患!!” 会前准备工作是会议管理的第一步,对会议做出事先安排与充分准备,是实现会议目的的重要条件。 无论会议大小,如会前准备充分,就能事半功倍。 会务工作的具体内容 3.1 会前准备工作 1、 确定会议主题与议题 确定主题的主要方法:一是要有切实的依据;二是必须要结合本单位的实际;三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。 2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时 本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间,要考虑主要领导是否能出席,确定会期的长短应与会议内容紧密联系。 5、 确定会议所需用品和设备 (1)必备用品是指各类会议都需要的用品和设备,包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 (2)特殊用品是指一些特殊类型的会议,例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。 6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、交通组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等

文档评论(0)

189****7685 + 关注
实名认证
内容提供者

该用户很懒,什么也没介绍

1亿VIP精品文档

相关文档