公关活动策划和执行培训.ppt

来宾接待 当来宾抵达接待区时： 确保第一时间看到接待人员和接待指示牌 预估每批来宾人数，保障足够的接待人力 如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台 在接待区预备休息区 如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌 突发情况处理： 因交通原因突然导致来宾人数剧增 来宾接待 来宾登记时应了解什么？ 活动的日程安排 活动所需佩戴证件及使用要求 活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置 何时可以离开？离开机票领取的时间和方式 来程时的费用报销时间、地点、方式 离开时是否有班车接送？ 用餐时间、地点？用餐凭证？ 来宾接待 当来宾进入酒店房间休息： 准备小型欢迎卡 确保来宾能够迅速联络接待人员 是否需要提前清空房间内的收费物品？ 房间内是否需要准备鲜花及水果？ 房间内应准备当地旅游手册及地图 现场布置 来宾行走线路现场勘察： 场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进入？ 来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？ 入口是否需要铺设红地毯？ 在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确方向指示？ 来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置？ 不同类别的来宾是否需要分别设定入口？ 是否有来宾需要特别休息室？ 现场布置 搭建施工 保证施工期间的用电及保安 保证施工用料的摆放位置 检查施工单位用料摆放是否合理 搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间 务必进行最大负荷电量测试 施工完毕后应清理一切施工痕迹 确保用电线路安全隐秘 现场布置 舞台布置 保障上场及下场通道畅通 后台有方便快捷且安全的物品存放处 来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能 舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线 确保来宾无法进入后台 现场布置 来宾区域 贵宾席如何布置（座位安排图）？是否需要名签或椅背签？ 为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位 来宾的通道是否畅通？ 是否要准备同传？规格？现场翻译？ 预留摄影摄像位置，是否需要架高？ 来宾取用饮料位置是否方便？ 当来宾退场时是否可能发生拥挤？ 后勤安排 安排专门工作人员负责用餐预订及送达 指定工作人员用车和司机 文件打印 资料装袋、运输和存放 物品领取登记 视频、图片资料 媒体接待基础文件 媒体接待基础文件 邀请媒体名单 新闻夹内容 航班时刻表（接、送车辆安排） 住房登记表 媒介分工（活动现场位置） 接待物料 专访安排（名单、QA、陪同媒介、速录） 其他事项 活动付款明细表 供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期 现场指挥文件---根据确定流程 AV、音响（上场音乐/出车音乐）、灯光配合 摄影摄像预定位置和要求 重要环节时的前后衔接、人员补位 现场提问时的媒介人员位置 主持人台本 活动（专访）结束后 汇集活动摄影摄像资料（速录文字？） 挑选图片或整理速录文字，客户确认后上传网络 统计媒体对视频资料的数量 公关活动策划与执行培训 内部培训资料 选择要求 场地情况 目的和程序 预　算 构　思 团队组成 项目推进表 工作说明书 前期准备 活动场地 团队组成和时间表 车辆安排 核心内容 说在前面的话 来宾接待（记者） 现场布置 后勤工作 停车场 接待用车 特殊嘉宾 媒体接待基础文件 说在前面的话 公关策划 321 法则 1个目的 满足客户要求 3个前提： 2个关键点 产品同质化 传播策划 媒体资源有限化 议题策划 传播手段重复化 主题策划 符合定位 支持品牌/产品定位 结果导向 方案的可行性 符合客户要求 前期准备－目的 确定你的目标--- 意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路 判断一： 采取何种方式 判断四： 不做无法改变事实的努力 判断二： 在活动中体现什么内容 判断三： 抛弃一切非目标必须的 华丽想法 前期准备－确立目标的程序 定位准确 与客户共同陈述项目的目的 与客户反复讨论达成一致 尽快让项目组成员参与讨论 定义清楚 如何衡量项目效果? 怎样使项目效果可量化评估? 公布项目的评估标准 确定资源 列出所需资源 检查已有资源 寻求可调用资源 前期准备－预算 先确定预算，再确定计划是稳妥的方法 确定必须成本 来宾交通及接待 场地施工和装饰 工作人员费用 纳入非必须成本 表演和娱乐 主持人等 其他 前期准备－构思 摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充： 每个环节可能出现问题的地方 每个环节所需用到的物料 每个环节是否可以再优化 每个环节是否给人惊喜 在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？ 在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？ 团队构成和时间表－团队 项目负责人 参与部门 项目所必须的人员配备 供应商列表和对应联系人： 场地