第六轮中国全球基金艾滋病项目档案资料收集和管理要求.ppt

第六轮中国全球基金艾滋病项目档案资料收集与管理要求 六轮安徽项目办 2009-02-24 档案资料信息收集与管理 目的及意义 管理程序和资料保管形式 档案资料分类和内容 常见问题 一、目的及意义 是开展项目工作的基础，也是重要内容； 用于制订工作计划、记录项目活动；有利于资料管理、分析利用、信息交流； 项目工作质量优劣的重要依据； 可以有效地提高项目工作质量和NGO组织的资料收集、整理、分析、利用的能力，保证项目工作可持续性发展 档案资料管理不仅仅是政府机构、事业单位、公司企业，同时也是全球基金项目一项常规工作。 收集整理时要保证档案资料的完整性、准确性和系统性。 错误的资料导致错误的结果? 二、管理程序和资料形式 结果的发布… … 存档 分析 整理 收集 a、收集范围： 凡是与六轮项目有关的具有保存价值的资料，都属于资料的收集范围。 b、收集要求：正确、及时、完整 a、整理要求： 一事一卷、要素齐全、集中管理、专人负责 b、保存形式： 文件盒（袋、夹）、上墙信息、电子文档、声像资料（照片、录音、录像等) c、资料分类： 各种管理制度、收/发文、计划和总结、报表及简报、财务和设备、调查和协议 分析：通过资料录入，数据分析，得到实际工作中的指导； 利用：使用分析得到的结果指导项目工作下一步进展。 二、资料保管形式 三、常规档案资料分类1 1、各种管理制度 组织章程 人员分工 财务管理制度 定期例会制度 档案管理制度 信息管理制度 设备（供应品）及固定资产管理 督导评估制度…… 三、常规档案资料分类2 2、收/发文 收文和发文都应该有签批、登记(可以分别记录在收文登记和发文登记簿上） 发文，应编有文号，可按时间顺序排列，放在文件盒或者文件袋内，填写发文卷内目录以便于查询。 收文，可按时间（如果收文较多可再细化为分部门按时间排列）排列，填写收文卷内目录，以便于查询。 对于有价值的邮件应下载并分类保存。 三、常规档案资料分类3 3、计划和总结 工作计划：对于六轮项目实施单位来说此类档案可分项目总计划和各活动计划，如CSW/MSM等人群干预计划。 工作总结：可包括每个小活动总结（如×年×地区×人群行为干预工作小结），分析报告、项目进展报告（每季度上报一次）、项目完工报告。 三、常规档案资料分类4 4、报表及简报 各类报表：如项目工作季度报表、财务报表等，可分类按时间顺序排列。 工作动态/简报/通讯：可分组织/部门，按照时间排列。 三、常规档案资料分类5 5、财务和设备 财务管理资料：报销单据、财务报表等。 物资、供应品资料：实施单位可包括入库记录、领发记录（SR 实施机构 同伴教育员）等。 三、常规档案资料分类6 6、协议和常用的信息 项目协议：包括省级与实施机构、实施单位与相关项目工作人员签署的项目协议，如与同伴教育员、志愿者等签署的协议。 常用信息：包括项目有关人员的联络方式、职责分工、相关表格等。 三、项目活动收集内容 培训班？ 会议？ 宣传活动？ 基线调查？ 督导评估？ 各种干预活动？ 其他活动… … 三、项目活动收集内容 1、参加上级培训和会议 上级培训 上级会议 培训通知 会议通知 培训日程 会议日程 参会人员回执 参会人员回执 通讯录 通讯录 培训资料 会议资料 体会或小结 体会或小结 三、项目活动收集内容 2、举办培训班和会议 本级培训 本级会议 培训通知 会议通知 培训日程 会议日程 预算/决算 预算/决算 签到簿(通讯录） 签到簿(通讯录） 培训讲义 会议记录 现场照片 现场照片 培训小结 会议小结 三、项目活动收集内容 3、开展宣传活动 制定实施方案或工作计划 参与人员签字 收集宣传相关过程材料（宣传单/册…） 声像资料 活动总结（时间、地点、参与人员、主要目的、内容、效果评价） 预/决算 三、项目活动收集内容 4、开展基线调查 根据基线调查要求： 要制定方案/计划 现场调查表或/和访谈记录 影像资料 数据库 预/决算 总结/分析报告 三、项目活动收集内容 5、开展督导评估活动 通知/方案/计划 （可包括督导目的、督导对象、督导方 法、人员分工、时间安排、评分标准及要求） 现场督导记录相关资料 （可包括现场督导记录表、督导前后的汇报会议记录、督导细则等） 影像资料 预/决算 督导报告/总结 （内容包括督导时间、地点、人员、督导内容和方法、督导结果（包括上次督导问题的落实情况、工作亮点及经验、存在的问题和解决问题的建议）） 三、项目活动收集内容 6、招募人员开展现场干预活