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电子档案管理人员应具备知识与技能 　　在电子时代，要使人类活动的真实记录，不因我们档案人员的无能或疏忽而遭受损失，这就给我们档案工作者提出一个划时代的大问题。迎接电子文件的挑战，把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是我们全体档案工作者应尽的职责。 　　一、管理人员的重要性 　　电子文件归档后形成电子档案的保存和开发利用，都要靠电子文件、电子档案的形成者及其管理人员实施。没有形成者及其管理人员，一切都无从谈起。因此，培养一支合格的电子文件、电子档案管理队伍就显得特别重要。 　　（一）电子档案管理的特殊性 　　电子档案的管理与纸质档案的管理，有着截然不同的区别，这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性。 　　⒈信息内容数码化 　　电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储、传输。纸质档案是由文字、图形、图像等直接显示其信息。这样，管理人员对电子文件、电子档案所记录的信息不能直接阅读，要靠通过相应的软硬技术还原后才能知晓。管理人员如不懂相应的软硬件技术和相关设备，就无法管理电子文件、电子档案。 　　⒉文档处理一体化 　　电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的关系。离开了电子计算机软硬件技术及相关设备，就没了电子文件、电子档案可言。纸质档案在归档前的文件阶段，档案人员无须过问或参于管理，无须知道文件产生背景及其印刷等有关技术。待到文件阶段的后期，对那些具有保存价值的文件，由文书人员进行收集、整理、归档。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就要进行指导，使生产的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存;同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、数据格式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参于对其管理，熟知在使用过程中发生的各种情况??并进行积累。要及时按档案整理、鉴定的有关要求，对电子文件进行收集、整理、鉴定、归档。否则长时期不过问，相关技术发生了变化，设备陈旧或更新，原来的电子文件，在新的条件下必然读不出来，真实记录就可能遭受损失。从管理方面看，电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者，电子档案的管理者，要通力协作，才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在电子文件时代，文档一体化管理，势在必行。 　　⒊保管保存技术化 　　电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多，纸质档案只要符合保管、保护条件，就能达到长期保存的目的。而电子档案长期保存就不那么简单。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等，这就要求不仅保存电子档案所表述的信息，而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快，设备不断更新，软件技术日新月异，其存储载体性能也不甚耐久，磁性存储载体常有退磁、粘连等现象，光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素，需要电子档案的管理人员认真对待，并且要有一套整的对策、技术和措施。 　　⒋利用形式多样化 　　档案的开发利用，是档案工作者重要任务之一。我们保存档案的目的，就是为了更好地发挥档案的作用，为社会各项事业服务。对于纸质档案的开发利用，我国已有一整套的方针政策和方法。对于电子档案的开发利用，将会出现一系列新问题，如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性？又如电子档案利用场所，是允许上网利用？还是只限于在档案馆（室）的借阅系统？还有电子档案的必威体育官网网址问题等等。这些都要根据电子档案的特性，制定相应的政策和方法，不能照搬纸质档案开发利用的政策和方法，而且还要有足够的软硬件技术保证才能开发利用好电子档案。 　　（二）电子档案管理的困难性 　　电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，是一项极其困难而艰巨的任务。这绝不是仅仅懂得纸质档案一套管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不懂电子文件形成、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案。所以，我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案室；也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的人员，都可以管理电子档案。电