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高校学生档案利用工作现状分析与对策探讨 摘 要：为充分开发学生档案信息资源，做好学生档案利用工作，基于郑州地区的14所本科院校的学生档案利用工作调查数据的分析，从社会、学校、学生三方面探究高校学生档案利用工作现状的原因，并提出加强高校学生档案利用工作的对策，以期对高校学生档案工作的理论研究和实践活动提供有益参考。关键词：学生档案；档案利用；利用服务；郑州地区高等教育事业的不断发展，对高校档案工作提出了更高要求，学生档案工作作为高校档案工作的重要组成部分备受关注。学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。[1]它是在高中毕业生升学考试档案的基础上建立的，又是干部人事档案的前身。档案利用是档案管理的最终目的，是实现档案价值的重要途径。如何充分开发学生档案信息资源，加强学生档案的有效利用，切实做好学生档案利用工作，是目前高校档案工作面临的重要课题。1 调查情况近年来，学生档案的利用率偏低、利用效果不佳等现象普遍存在。鉴于此，笔者于2012年3月1日～25日通过网站浏览、电话访问、问卷调查、实地访问的形式对驻地在郑州市的14所本科院校（由于解放军信息工程大学的特殊性，未对其进行调查）学生档案利用工作进行调查，并于6月17日、8月28日及10月12日进行追踪调查，以确保信息的及时性和准确性。具体调查状况如表1、表2所示。网页浏览和电话访问情况如表1、表2所示。实地访问了郑州大学、河南工业大学、郑州轻工业学院、河南农业大学、中原工学院5所学校。纸质版调查表以在校生为对象，共发放210份，郑州大学60份，中原工学院、河南财经政法大学、河南工业大学、郑州轻工业学院、河南农业大学各30份，回收200份，回收率为95.2%；电子版调查表以毕业生为对象，共发放130份，郑州大学30份，中原工学院、河南财经政法大学、河南工业大学、河南农业大学、郑州航空工业管理学院各20份，回收113份，回收率为86.9%。最终以200份纸质版调查表与100份电子版调查表为样本，通过数据统计，对高校学生档案利用工作现状的原因进行??真分析并提出相应的对策。2 高校学生档案利用工作现状的原因分析2.1 社会原因。当前，社会上出现严重的弃档现象，所谓弃档，是指学生在毕业后，由于种种原因没有按照档案移交手续将在校期间形成并保存的档案随就业而转移，对自己的档案持漠视态度。[2]目前，非公企业发展迅速，这些企业多数没有保管员工档案的权利，对人事档案管理又了解不多，对档案查询、档案材料收集和用工手续办理不够及时和完善。有些小企业招聘看学生毕业证和相关资格证书以及实际工作能力就录用了，并没有较多地参考学生在校期间形成的档案；有的企业收了学生档案也只是放在人事部或者行政部门的办公室，并不重视学生档案的价值，进而导致年轻人对档案产生错误认识，认为档案里的记录并不重要，也没有利用的必要。2.2 学校原因2.2.1 领导重视程度不高，档案机构不健全，档案利用宣传不到位。一般而言，档案机构主要为学校科研、教学等工作服务，而非主要的行政职能部门，领导重视不够。郑州地区的14所本科院校只有郑州大学、河南工业大学、华北水利水电学院、郑州轻工业学院、郑州师范学院、黄河科技学院6所学校建立了独立档案馆，其余学校一般都在党政办公室下面设立档案科（室），也有未设置独立档案科（室），而是由党政办公室的副主任或者其他科（室）负责档案工作的，具体情况见表1、表2。由于档案科（室）不是独立的管理机构，缺乏独立的经费预算和系统的管理体制，工作人员的自主性不强，导致档案利用宣传力度不够，宣传方式单一。由于没有把档案的重要性和利用的相关政策宣传出去，学生对档案和相关规定了解甚少，甚至一无所知。如表3显示，高达69%的同学认为档案的价值只是参考价值，教育作用却只有28%的同学选择，可见，学生对档案的价值和作用了解得不多；了解《高等学校档案管理办法》的同学仅占2%，98%的同学表示不太了解甚至不了解；对本院校档案利用相关规定有所了解的也只占37%，均不足全部调查人数的二分之一；高达61%的人竟对本院校档案馆（室）馆藏的基本情况一无所知。2.2.2 档案机构门禁森严，工作人员服务意识淡薄，网上服务功能不完善。长期以来，档案机构一直被视为机要部门，其神秘面纱始终难以揭开。加上档案利用规定严格，造成学生对档案机构的畏惧心理以及“无事不登三宝殿”的现象。此外，档案管理人员“重藏轻用”的传统观念未得到根本性的改变，仍然将主要精力放在档案的收集、整理和保管上，对于学生档案的利用持被动态度，缺乏主动服务意识。调查显示，在有档案利用经历的学生中，36%的人表示，档案馆（室）工作人员服务态度不够友善，不理想的利用经历严重影响学生本人及周边人群对档案的利用。