戴德梁行物业管理档案建立和管理讲义.pptVIP

2、档案的建立的四个环节 物业档案建立 收集 收集——是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料向单位档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作 收集的关键是尽可能完整 完整的档案收集体现在三个方面 从规划设计到工程竣工 从地下到楼顶 从主体到配套的技术资料 整理 整理的重点是去伪存真 留下物业管理有用的资料 归档 归档——指按照资料本身的内在规律进行科学地分类与保存，可按每一建筑分类，也可按系统项目分类 形式——在物业管理中可采用原始资料与计算机档案管理双轨制，以确保储存方式的多元化 尽可能将资料转化为计算机磁盘储存以便于查找 录象带、录音带、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化 归档管理 对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存 档案管理人员应编制统一的档案分类说明书及档案总目录，并按部门内容、部门、年度、保存期及必威体育官网网址程度的分类顺序进行组卷，逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存 为保证档案的安全与完善，档案室应随时保持干燥、通风、清洁、注意防盗、防火、防虫、防鼠、防潮 归档作用——“十清” 物业来源清 物业数量清 物业质量清 物业价值清 结构类型清 设备设施清 绿化苗木清 租金费用清 使用情况清 维修更新清 使用 检索——计算机网络技术 审批——按档案的不同密级由相关负责人批准后方可借阅 手续——借阅手续的办理（借、还登记；检查完好程度；借阅时间规定等） 销毁 根据档案的保存期限和性质，定期对过期或作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆 经主管领导批准方可销毁 建立已销毁文档清单备查 3、计算机在物业管理中的应用 编辑、处理、打印、保管各种文书和资料 制作资料与相关制度 存储各项基础资料 存储其他相关资料（质量记录） 存储发生过的各类事故经过及处理结果 为咨询决策提供服务 建立网络，沟通信息，实现信息、设备共享 谢谢大家! Page * 物业管理档案的建立与管理 一、用户档案的建立 1、产权备案 什么是产权备案？ 为什么要进行产权备案？ 产权备案与权属登记的区别？ 什么是产权备案？ 答： 由物业管理公司对每个产权人拥有的房地产产权范围及比例进行备案登记 为什么要进行产权备案？ 为准确界定每个产权人拥有产权的范围和比例，维护其合法权益，应建立产权备案制度 物业管理就是使产权人的权利得到保障，并承担应承担的义务 物业中的公共设施和房屋公共部位，是多个产权人共有财产，其维修养护费用应由共有人按产权比例分担 产权备案和权属登记的区别？ 权属登记：是政府行政部门（深圳市规划与国土资源局）的行业管理，包括土地使用权的出让、房地产开发、房地产转让、房地产租赁，以及房地产抵押等等，目的是为了保护产权人的权益，促进房地产市场公开化，规范房地产市场行为，加强房地产行业的管理 产权备案：是物业管理中十分重要的一个管理环节，是实施物业管理前必须做且要做好的一项工作 2、建立业主档案 业主档案包括哪些内容？ 业主档案的分类 业主档案包括哪些内容？ 业主姓名、年龄等 家庭成员情况 工作单位 联系电话、联系地址 收缴管理费情况 物业的使用和维修养护情况 业主档案——基本资料部分示例 房号 户型 建筑面积 管理费/月 业主姓名 证件号码 国籍/户籍 民族 家庭电话 移动电话 办公电话 图文传真 工作单位 职务 电子信箱 联系地址 邮政编码 入伙日期 家庭成员 姓名 称谓 性别 户籍 工作单位 职务 联系电话 车辆资料 车牌号码 厂牌型号 车身颜色 授权驾驶 出入证号 车位号 其他 特殊要求 服务时间 民族习惯 信仰 忌讳 来访登记 宠物登记 其他 业主档案的分类 组团按柜 每栋按位 每单元按盒 每户按册 用户档案的建立 是通过收集、分类存档和建立管理、使用制度完成的 收集资料 分类存档 建立管理、使用制度 用户档案的建立 人名索引 人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其档案出处的检索工具 人名索引一般由人名和档案两部分组成 借助人名索引可以查到记载某一人物的材料 人名索引一般按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序等方法排列 二、物业档案的建立 1、什么是物业档案资料？ 答： 指人们在物业的开发和管理活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图象、声音以及其他各种方式和载体的文件 2、建立动态的物业档案资料管理机制 由于物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立动态管理机制 凡是管理程序的各个环节，有关人员都要进行及时性、经常性、完备性的动态记录 3、物业档案资料的两个作用 凭证作用 参考作用 4、资料的收集 档案室 资料收集的两种方式 档案室专人负责 物业管理企业应设立专门的档案室，由专人负责管理 在资料收集时应保证内容丰富及渠道广泛 收集来源按不同的标准有不同的分