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会计档案整理方法的讲义
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会计档案整理方法讲义
一、会计档案概念
会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。(财政部和国家档案局财会字[1998]32号《会计档案管理办法》第五条)
二、会计档案的内容与归档范围
1、会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证;
2、会计帐簿类:总帐,明细帐,日记帐,固定资产卡片,辅助帐簿,其他会计帐簿;
3、财务报告类:年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
4、工资表:各单位工作人员工资表及个人所得税申报表。
5、其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
★注:实行会计电算化的单位,有关的电子数据 和相应软件资料也应归档。
三、归档时间
当年形成的会计材料,由财务会计部门的专(兼)职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理装订,在财务会计部门保管一年后,由会计部门编制移交清册,向本单位综合档案室移交统一保管。
四、归档要求
1、各单位每年形成的会计档案,由会计财务部门按照归档要求,负责整理立巻, 装订成册,编制会计档案保管清册。要建立立卷归档、移交、复印、借阅、 保管、销毁等制度。
2、月度、季度报表不用按归档要求整理,可由财务部门自行保管至5年期满后编制清册销毁。
3、银行存款余额调节表,银行对帐单等按要求装订成册,保管期限为5年。
4、已开具的发票(或收据)存根联,整本的不用装订,保管期限为5年。
五、保管期限
会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
各类会计档案的保管期限参照(附表一、二)所列期限执行。
六、分类与代号
会计档案分为五大类:即:年度报表、帐薄、凭证、工资表及其它类
机关的会计档案代号是“D”,企业的会计档案代号是“9”,其中:
报表 帐簿 凭证 工资单 其他
企业:9.1 9.2 9.3 9.4 9.5
机关 D1 D2 D3 D4 D5
如果本单位设有其它帐户的会计档案需要独立立卷的,在一级属类后面加二级属类。
模式:
报表 帐簿 凭证 工资单 其他
企业:9.1.1 9.2.1 9.3.1 9.4.1 9.5.1
机关:D1.1 D2.1 D3.1 D4.1 D5.1
七、会计档案的整理要求
1、立卷
(1)年度报表、工资表独立组卷。
▲对报表进行分析和说明的文字,如财务情况说明、财务报告等,是会计报表的重要组成部分,要与报表一同组卷归档,并置于被说明的报表前。
▲工资表按时间顺序整理,各单位可视本单位工资单的数量多少可一年一卷或数卷。
(2)帐薄一册一卷,每本帐薄(包括电算化管理的帐薄)在原封面右上角贴上会计档案“小标签”,并按标签上的内容填写。模式:
全宗号
55
年 度
2006
目录号
D2—1
保管期限
15
案卷号
1
页 数
30
题 名
×××单位会计总帐
★对活页式、卡片式帐簿,在年终结帐后,应拆除硬封面,自制软封面,并在封面的右上角贴上会计档案小标签。
(3)会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。会计人员在完成报帐手续后,将各种记帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证汇总表,按照记帐的先后顺序,根据其数量多少,组成一卷或多卷。
★整理会计凭证应注意的问题:
由于会计凭证在若干年内具有查考作用,所以会计人员在凭证装订成册后,往往在装订线上贴上封签,并在封签处盖章,以示负责,并说明这种卷册不许其他任何人拆开,以防抽换、舞弊。
凡属本单位房地产、经济合同、人员工资、涉及外事、数额较大的开支和固定资产的凭证要单独装钉,可与本年度的凭证一起编号,在目录注明永久或长期保管期限。
2、编目
(1)编页码
▲会计报表、工资表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号。每卷单独编号,页号从“1”开始。
▲页号编写位置:单面书写的文件材料在其右上角编写页号;双面书写的文件材料,正面在其右上角,背面在其左上角编写页号。
▲订本式帐簿不用拆去空白页,按已有填写内容的页面编顺序号。
▲会计凭证档案不用打页码。
(2)卷内文件目录编制
▲年度报表、工资表按卷内文件目录的格式照实抄录。
卷内文件目录 案卷号:1
序号
文件材料题名
责任者
文件日期
文件编号
页次
备注
1
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