公文格式规范及常用公文写作的技巧.ppt

* 批转、转发通知的正文有表态式和阐发式两种写法： ①表态式。对所批转或转发的公文表明态度或做出评价，要求收文机关贯彻执行。表态或评价用语多为“同意”、“批准”等。 ②阐发式。对所批转或转发的公文在表明态度、提出执行要求之后，针对所批转或转发公文的内容作进一步阐述，提出指示性意见，说明此项工作的意义、执行重点与注意事项等，旨在强调所批转或转发公文的指导作用。 （6）任免性通知 任免性通知主要用于周知任免人员的相关事项，属于政府机关及其组织人事管理部门常用的通知类型。其写法比较固定，一般需要具体说明任免根据、任免日期、被任免人员的职务名称，有时还需交代任职期限。 * 3． 撰写通知的注意事项 （1）中心明确，说明清楚 撰写通知的关键是将事项交代清楚，便于受文者能够正确理解并准确执行，绝不能含糊其辞，模棱两可。 （2）主题集中，一文一事 为了使通知的事项能够迅速执行与办理，每件通知要明确说明一件事情，布置一项工作，不能头绪繁乱。 （3）条理清晰，表达简练 通知的撰写要求层次分明、条理清晰，使读者一目了然；在文字表达上要求准确简练，不生歧义。 （4）雷厉风行，讲求时效 为了提高工作效率，保证行文时效，撰写通知必须及时快速，以免贻误时机。 * （二）报告的写作技巧 报告是下级机关主动或应上级要求，向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的陈述性公文。 1． 区分报告和请示 报告同请示一样是常用的上行文，在使用过程中两者之间特别容易混淆，有必要对两者的区别加以辨析。就其作用、写作和处理而言，两者有六大区别： （1）行文目的和作用不同。请示是下级机关对工作中产生的问题和拟采取的措施、办法、方案等请求指示和批准，属于期复性公文。报告则是汇报工作、反映情况、沟通信息，是陈述性的公文，不要求上级批复。 （2）受文机关处理不同。凡属请求，受文机关均应及时批复、对请示的问题明确表态，批准或是不批准，或做出新的指示。报告则不同，它主要是向领导机关或领导人提供情况，并不需要批复（视实际情况，也可以有指示或转发等）。 * （3）行文时限不同。请示必须在事前或事中。既是请示，必须待批准而后执行，如果在事后，就是“先斩后奏”，除特殊情况外，一般是绝对不允许的。报告则不然，可以在事前或事中，更多的是在事后，这就是所谓的“事前请示，事后报告”。 （4）主送机关有所不同。请示需要批复，主送机关只能是主管该项业务的一个上级机关，其他有关机关只能抄送，忌讳多头主送。报告可以同时送几个有关上级机关。 （5）结尾用语不同。常见的请示结尾用语，如“妥否，请指示”，“当否，请批示”等。报告一般不需要有期复性的结束语，事毕文止即可，或用“特此报告”结束。 （6）文体的结构和 容量不同。请示必须遵守一文一事制度，内容单一，文字较短，结构比较简单。核心内容是两部分，前述请示缘由，后叙请示事项。报告则不同，可以一文一事，也可以一文多事，行文可短可长，遇到事多文长的报告，文章结构也变化多样。 * 2． 报告的主要类型 （1）工作报告。指汇报工作的报告。例如，下级机关向上级机关汇报某一阶段工作的进展、成绩、存在的问题及打算，汇报上级交办事项的结果，汇报对某一指示传达贯彻的情况，等等。 （2）情况报告。指向上级机关反映情况的报告。例如，汇报本地区、本单位发生的重大事件，在一定范围内带有倾向性的情况，包括会议的情况等。 * （3）建议报告。指提出工作建议、措施的报告。例如，下级机关或主管部门向上级领导机关提出工作意见，或贯彻某文件、指示的意见，或解决问题的措施、工作方案等。有的建议报告只要求上级机关认可，这类建议报告称为呈报性建议报告。有的建议报告要求上级机关批准转发给下级机关执行，这类报告称为呈转性建议报告。呈转性建议报告一般具有较强的政策性。工作意见或解决问题的办法措施，一旦经上级批准转发，就变成了上级机关的意志，体现了上级机关的意图，能领导和指导下级的工作。起草报告的机关要从全局出发，才能把报告写好，获得上级机关批转，发挥公文的效用。 * （4）答复报告。指答复上级询问事项的报告。例如，上级领导对群众来信来访中反映的问题或文件材料中反映的问题，指示下级机关查办，或询问有关情况，下级机关办理完毕，需用书面形式答复上级机关，此时使用的公文就是答复报告。 （5）报送报告。指向上级机关报送物件或有关材料的报告。 * 3． 报告的格式和写法 因为报告的种类较多，内容各有侧重点，所以在写法上也不尽相同。但大体上可分为：标题、