星级酒店购部工作程序.doc

星级酒店采购部工作程序 报价单需要最少三家作出比较，但要视采购物品质量和种类、货源供应而定。/ 对采购价格的控制是整个采购控制最重要和最困难的工作，这是因为除了有关采购出品部主管等有关管理人员与供应商密谋串通、收取回扣，致使购买的物品价格偏高外，酒店所用的物品，与其他行业相比，价格变化最大、最快、实难掌握和控制。特别是那些易于过期变质的货品，其售价几乎每天都在变化，有时上午和下午的价格就有差别，采购价格控制的目的是：防止有关采购人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。为了达到这个目标，酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：V|r 1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，签订订单时，着手向有关供应单位询价并填制报价单，包括：①填写报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、价格、质量标准 标准及交货时间，邮寄或送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商，如果采购期限较短，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。③写个简单的报告，说明询价方式及其全部过程，并提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交给主管副总和总经理审批。AN[m 2、采购审定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，报主管副总和总经理审核，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商。sE 3、采购审定小组。gnn A、餐饮部物品：主管餐饮副总经理、采购部副经理、质量成本监督、中西餐经理、中西餐总厨、点心主管、烧味主管、财务部经理、财务部成本；LGr B、客房部、康乐城物品：主管客房副总经理、客房部经理、娱乐部经理、采购部经理、财务经理、财务成本；ZwV23( C、工程部、其他部门物品：主管工程副总经理、工程部经理、采购部经理、财务经理、财务成本。!V)^ 4、供应单位确定后，采购部门向供应商进行议价，由于酒店物品的价值和数量较大时，可以和供应商作议价，以进一步达成对酒店较为有利的协议。而且议价方式不仅可以在价钱方面洽谈，甚至物品的质量、交货期或一切细节都可以商磋。降低价格对酒店有直接的利益。在以下情况下，仪价是没有多大作用的，但尽力尝试。JO(LG1 A、小数额的购买；W9y5= B、唯一供应的来源；JO C、法律规定的价格；A2$yN D、己定折扣之价目表；]mN4 E、紧俏的市场商品。 当一切步骤完成后，采购部便可将有关资料填写在采购申请单的适当栏目内，连同所有报价单和推荐供应商的报价，交给主管副总和总经理批准。`t. 5、定购：采购申请单一经总经理审核批准后，交回采购部，采购部便安排分派采购申请单给有关的部门，而采购员应立刻准备采购单给供应商，及时进行采购。采购单是酒店正式给予供应商的授权文件，此份定单一式三份，而其中所列的供应商、货品内容质量、数量及价格必须与己批准之采购申请单相同。采购单一式三联：第一联供应商；第二联采购部；第三联财务应付帐款联。采购定单要注明资料：Q6JG0% A、货品供应商的名称、地址及有关资料；HfK]c( B、采购申请单的号码；$w C、订单日期；fdC^J D、需求部门；Vh% E、品名、规格、型号、产地、数量、单价、包装要求、交货日期、运输方式及验收标准；DS_6s F、总值；s5Wz,M G、付款方法。cu 6、合同：有关服务性质的需求，工程项目或高总值及数量大的物品的定购，采购部要以采购合同代替采购订单。采购合同是一份互相协定的有效法律文件，一经签置，双方便需遵守合同上的细则。hH\O （1）、合同的目的：Oguo A、买卖双方通过合同确认双方的责任，保障双方利益；Z B、合同经双方盖章及签置后，彼此各执一份以作为凭证，完善合同的效力；$^-3 C、合同足以约束买卖双方的行为，减少违约事件发生，保障合同的有效执行。,).733 （2）、工程合同细则应详细列明D6? A、工作范围——物料供应，安装家私设备；(hc B、规格、质量标准及验收标准和方法；b-a C、其他费用——杂项开支、超时、工人工资、保险费等的承担；nOalz D、完成工期和工程进度界定方法；l E、延期完工的赔偿；IR#6 F、保养期及维修事项的规定；L./!9 G、工程进度款，保证金等的付款方法和规定。. （3）物品或服务性采购合同细则应列明：V$rbc_ A、详细采购项目标明的：名称、产地、型号、规格、数量、价格、质量标准、包装的规定。Fb^3om B、交货期限，运输方法及交货地点；`E%kB C、付款细则和验收方法；O D、维修保养办法及收费；bbgi E、保修的年限；_fGw F、接受或