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企業之採購管理 周惠文 教授 國立中央大學資訊管理學系 Email: hwchou@.tw 投影片大綱 認識企業採購目的與流程 明暸企業採購流程中的主要活動 理解企業採購部門與其他部門之聯繫 明暸ERP系統中之採購流程 企業採購目的 短期目標 適時地從最恰當的供應商中提供正確數量且符合要求的產品運送到正確的地點給組織內的顧客 中期目標 協助組織達成其營運目標，有效管理採購部門、與其他部門維持密切聯繫 長期目標 發展企業整合性之採購策略以協助企業整體營運策略及終極目標之實現 採購對企業之重要性 成本降低 原物料運送改善 週期（包含產品發展週期）縮短 品質改善 企業採購發展趨勢 全球市場導致全球競爭，長期規劃週期縮短且不確定性增高 科技變化快速 全球產品週期縮短 採購方式改變：全球資料網路(International data network)與WWW(via intranet) 傳統採購流程 企業採購內部活動 壹﹑採購流程與主要活動 貳﹑庫存追蹤與控管 參﹑交通工具分析與評估 肆﹑以物付款合約之管理 伍﹑內製/外購之決策分析 陸﹑採購研究/物料需求預測 壹﹑企業採購採購流程與主要活動 一、原物料需求辨認(1/2) 原物料需求來源 自動補貨系統 根據預定之參數，如安全庫存量、需求預測、交貨所需時間、系統自動計算出應補貨時間點及應補貨數量 倉庫盤點 定期盤點存貨時，一旦發現低於安全庫存量，便須補貨 跨部門小組 研發新產品時在產品設計及雛型建構，提供原物料需求資訊 部門請購 一﹑原物料需求辨認(2/2) 電子化採購方式的益處 大幅降低文件處理的數量、時間、人力 大幅降低採購文件傳送及接收所需時間 提昇企業內部與外部供應商之溝通時效與溝通品質 降低買賣雙方文書來往可能之錯誤率 降低採購原物料所需的行政費用 採購流程產生之相關文件(1/2) 包含請購單、詢價單、採購單、定期採購單、採購貨物清單、到貨清單 請購單(Purchase Requisition) 包含貨品描述、數量、請購單位、交貨處、聯絡人、單價、建議供應商、以及是否可有替代品等 詢（報）價單(Request for quotation, RFQ) 包含貨品描述、數量、交貨日期、交貨處、聯絡人、單價、以及是否可有替代品…等資訊。一般而言，至少需有三家報價單 採購單(Purchase order, PO) 一旦確定供應商後，採購單便產生。內容所載包括採購單號、採購品明確規格、數量、品質需求、價格、交貨日期、交貨方式、以及交貨地點…等資訊，若無採購系統，通常需七至九份副本一式，分送各單位。 採購單有其法律上效力，簽署時應注意用詞。 採購流程產生之相關文件(2/2) 定期採購單(Blanket purchase order) 在一定期限內（1年）需重複採購物品 可省去每次採購均需下採購單的繁瑣流程 買賣雙方已談妥採購價格與數量等 已廣為企業採用 裝箱單(Material packing slip) 由供應商準備，隨實際運送交貨的貨物清單 提貨單(Bill of lading, 載貨證券) 隨配送貨物的工具，在送抵時交付企業簽收 採購類型(1/3) 原料類採購 需要再加工成為可販售的產品 例：石油、煤、鋼礦砂、木材 原料的價格與供應情況會有較大的波動 例：石油易受全球政局左右、農產品易受氣候左右 半成品採購 採購半成品零件生成最終產品 例：採購輪胎、引擎、座椅…最後組成汽車 當今主要趨勢：與供應商組成策略聯盟或是外包 採購類型(2/3) 維修與作業所需的採購(MRO) 如辦公文具、清潔用品、機器備用零件 特性：採購次數頻繁但採購數量低 如何有效管理控制MRO 集中採購、與供應商簽訂定期採購契約 支持生產所需的採購 支援生產製造所需的採購，例如裝箱所須之紙箱、捆帶、儲藏盒… 採購類型(3/3) 服務之採購 所有的企業或多或少需要其他企業提供某些服務，例如水電、空調服務 資本設備之採購 採購非流動性資產供長期經營之用 資本設備採購的特性 一旦購入可長期使用 採購金額通常龐大，會計作帳分年提列分攤 配送 安排原物料購入或產品輸出的交通配送安排 二﹑評估原物料可能供應來源 根據過去交貨紀錄及績效，建立特定供應商表，以幫助評估選擇適當的供應商 評估供應商的指標項目： 交貨情況與交貨品質 財務狀況 供應商製造成本與定價 技術能力、配合能力 管理能力、管理人員專業能力與流動率 人員技能、素質、流動率、應變能力、態度與士氣 全球化採購趨勢下，應以全球可能供應商為採購來源 三﹑選擇原物料供應來源(1/2) 供應商之選擇可從競標與採購契約協議兩種方式進行 競標方式 利用招標方式由最低價之供應商得標 適用情況 採購數量大、原物料規格與樣式非常明確、有足夠的供應商可供選擇…等 價格是影響採購之主要因素