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信件寄发意事项
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信件寄發注意事項
請於信封上書明:
(一)受信者為單位或系所者:請寫全名,如電資中心的網路測試中心不可以只寫網路測試中心,一定要加上電資中心;如管理學院的模式與模擬研究中心,不可以只寫模式與模擬研究中心,一定要寫管理學院。
(二)受信者人名請書寫全名,切勿僅書寫「林小姐」字樣。
(三)連絡電話:手機為10碼;單位分機為5碼。
本校為受信者,發信人之填寫範例
□□□-□□
新竹市大學路1001號 ( ( 系(院、或單位) ( ( 館 ( 樓 (室
手機( ( ( ( ( ( ( ( ( (或分機(((((
( ( ( ( ( ( 收
各單位寄出信件注意事項:大宗信件或各單位寄出信件必須註明寄件人單位、姓名及單位分機號碼。
本校為發信者時,填寫範例:
交通大學
□□□-□□
新竹市大學路1001號 ( ( 系(院、或單位) ( ( 館 ( 樓 (室
發信人姓名,手機( ( ( ( ( ( ( ( ( (或分機(((((
□□□-□□(受信者郵遞區號)
( ( 市( ( 路( ( 號 ( 樓 (室
( ( ( ( ( ( 公司 收
外國信件請寄件人寫明單位系所的英文全名(請勿用縮寫)。
郵資類別支付注意事項
一、發文有收據、憑證、合約等,以掛號郵資寄出。
二、通知、書函、發文副本,以平信郵資寄出。
三、有時效性之掛號或平信,則以限時寄出。(例如一週內要到達或急須對方回覆之函件)
四、滿二十件以上之郵件,以大宗寄出。
五、大宗掛號,需造冊排序,一式四份交寄。
六、大宗郵件應裝填完整,信封載明收件人及其地址。
七、大宗郵件內有重量不一之函件,應另交寄,並須以口頭告知發信人員。
發文應注意事項
承辦人員於創稿時,請勿使用單位登記桌的帳號。以免受文機關對公文有意見時,無法連絡承辦人員。
承辦人員若擁有多個單位之身分,於創稿時,應先注意確認其代為發文的承辦單位。以免將來查詢、檔案調案及銷毀時,造成權責上的困擾。
發文之附件電子檔,以不超過1MB為原則,掃描之電子檔案亦同。
受文單位請承辦人員務必繕打全名,如國科會:請繕打為行政院國家科學委員會;中科院:請繕打為中山科學研究院;中研院:請繕打為中央研究院…..等。
函稿若為回覆來文之創稿,應於說明欄內敘明:「依據來文機關、來文日期及來文字號辦理」等字樣。
創稿時,不得使用已使用過之回收紙列印函稿及其附件。以維公文之法律性及儲存時效。
承辦人創稿後,須先經單位主管核章後,才能於電子公文系統執行送出。
經核決後之紙本公文及其電子檔都會先回承辦單位。單位登記桌應先將紙本公文送給承辦人確認。承辦人應依決行事項妥善處理,並需檢查附件齊全後,送給單位登記桌於公文流程系統上,執行電子文送總發,紙本公文送文書組發文。
發文附件為支票、收據者,請務必先確認金額、單位無誤後,再送至文書組發文。
公文之附件務必多備一份歸檔備查。其頁碼之編寫接續於本文函稿之後。
十一、發文之附件如已先行寄發,或於發文後,另行寄送者,應於公文說明欄內加以說明。
十二、已核決之發文函稿,請確認公文管理系統是否已送總發。
十三、承辦人員跑公文流程時,要注意每個單位都要執行電子檔簽收及送出的步驟;若交予他人代跑公文時,亦需告知此一重要步驟。以免因電子流程未執行,而耽誤公文處理時效。
十四、單位登記桌應切實執行前項任務。若上一個會簽單位未執行簽收及送出時,應主動通知該單位登記桌,請其執行,不能僅將紙本公文送出而不執行公文管理系統之送出作業。
十五、密件創稿時,須設定解密條件,並先以隨身碟儲存電子檔。列印紙本文後,主旨欄位須改為密不錄由。承辦人或其單位主管須親自跑所有的會核流程,以免洩漏機密。
十六、承辦人員製作機密文件時.親自繕打公文或交由文書組繕打人員繕打後,需將函稿及其附件放入機密文件信封袋內,於信封上填註相關資料,密封
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