国立罗高级中学文书流程管理作业.docVIP

PAGE PAGE 1 國立羅東高級中學文書流程管理作業 壹、公文流程作業規範 一、目的： 為有效處理並管制本校公文流程，建立文書作業制度，以提高公文品質，進而提昇行政效率。 二、公文處理作業： （一）、公文之機密等級區分： 絕對機密、極機密、機密、密。 公文之時間等級區分： 最速件、速件、普通件。 以上由各單位依業務性質及實際需要，自行預為區分辦理，若來 文有時間性者（即特別件），即須於規定時限內辦妥。 （二）、公文處理時限： 1.一般公文： 最速件 1日。 速 件 3日。 普通件 6日。 2.限期公文： （1）.來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。 （2）.來文定有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期限者， 該文得以普通件處理時限辦理。 （3）.變更來文所訂期限者，須聯繫來文機關確認。 3.涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需30日以上方可辦結之複雜案件，得申請為專案管制案件。 4.專案管制或其他特殊案件之處理時限，得視事實需要由承辦單位自行訂定結辦期限並簽請校長核准。 （三）、本校公文卷宗區分如下： 最速件 紅色卷宗。 速 件 紅色卷宗。 普通件 用白色卷宗。 機密件 用黃色卷宗。 （四）、重要文稿之陳判，應由承辦人員或單位主管親自送核。 （五）、文書處理，應以隨到隨辦送為原則，不得無故積壓公文。 （六）、任何文書均需記載年、月、日、時。 （七）、文書處理過程中之有關人員，均應於文之適當位置加蓋職章或簽 名，並註明時間以明責任。 （八）、承辦單位因故遺失收文編號之公文，經原發文機關補發後要求補 辦收文手續時，仍應沿用原收文日及原收文號。 （九）、會辦之文件，受會單位應視同速件辦理，會畢後傳遞公文至下一 會辦單位，如無下一會辦單位，則須呈上級單位核判，如有延遲則由受會單位負責。 （十）、各單位承辦經總收文掛號之文件，於結案後均應送還文書組歸檔。 （十一）、收發、分文： 1.總收發與單位收發： （1）總收發：總務處文書組就所收到公文作來文登錄並分文各承辦單位，依限辦結。 （2）單位收發：各處室由承辦人員負責於公文簽收清單上簽名收 辦，並即登錄於承辦收文登記簿，以備本人及主管查詢，並作為調借時之依據。 2.分文： 郵件經總收發、分類、登錄、篩選後由文書組作來文登錄及 分文，再交由各單位承辦人簽收辦理。 三、公文發文作業流程： （一）、簽擬公文完成後，依決行層級呈辦、會稿、核稿（秘書）、決行。 （二）、決行後，公文由文書組統一用印後發文，若有誤時再知會文書組 進行修正並重新用印後發文。 四、文書稽催作業流程： （一）、文書組定期查催，每二週製作稽催通報表，通知並提醒各承辦人，催辦公文並歸檔外，同時亦會知處室主管督導。 （二）、承辦人員於接獲催辦單後應於三日內簽辦完畢並完成歸檔。 （三）、定期呈報催辦公文統計表，校長核閱後分送各單位參考。 （四）、每三個月及半年由文書組呈報中辦室季報表及半年報表，供上級考核。 貳、公文處理流程說明 公文流程 A （第一層決行：校長決行） 一、來文 （一）、需函覆（發文） 1. 文書組收文掛號轉送承辦單位分承辦人。 2. 承辦人簽辦公文送二級單位主管。 3. 加會本單位其他二級單位(無需加會則略過)。 4. 送一級單位主管。 5. 加會其他一級單位(無需加會則略過)。 6. 送校長室陳判。 7. 送原單位登記。 8. 送文書組發文。 （二）、 不需函覆(存查文) 1. 文書組收文掛號轉送承辦單位分承辦人。 2. 承辦人簽辦公文送二級單位主管。 3. 加會本單位其他二級單位(無需加會則略過) 。 4. 送一級單位主管。 5. 加會其他一級單位(無需加會則略過)。 6. 送校長室陳判。 7. 送原單位登記。 8. 送文書組存查。 二、創稿 （一）、承辦人簽辦公文送二級單位主管。 （二）、加會本單位其他二級單位(無需加會則略過)。 （三）、送一級單位主管。 （四）、加會其他一級單位(無需加會則略過)。 （五）、送校長室陳判