商务秘书实务第二版ppt课件.ppt

* * 商务秘书实务 * * 第一章 商务秘书概述 * * 第一章 商务秘书概述 第一节 商务秘书与商务秘书工作 第二节 商务秘书的素质要求与行为规范 第三节 商务秘书工作入门 * * 一、商务秘书 二、商务秘书工作 主要内容 * * 秘书是上司的近身参谋和助手 是主要从事文牍性、信息性、协调性和事务工作的人员 是一种广泛的社会职业 是办文、办会和办事的人员 1、商务秘书的定义 * * 从组织的性质分类 政务秘书 商务秘书 司法秘书 外事秘书 教育秘书 从能力特长分类 参谋型 秀才型 办事型 公关型 操作型 翻译型 2、秘书的类型 * * 按其责任的大小和能力素质的高低划分 首先是助理文书级也常被称为“见习秘书”（reception）其主要工作内容是负责打字、接待、电传、管理办公用品、处理电话、分送信函、预定约会等。 其次应是文书级。也常被称为“正式秘书”（secretary）其主要工作内容是负责起草打印文件，收发处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授文件，负责会议的记录，为上司的报告文件收集组织材料，制定旅行计划，管理档案资料，辅助经理处理小额现金，兼做一些会计出纳计账的工作，保管必威体育官网网址文件等。正式秘书无论是职位的性质，技术的要求，涉及的方面，还是工作的责任都要远远高于见习秘书。 * * 按其责任的大小和能力素质的高低划分（2） 再次是执行级，它包括业务秘书、行政秘书等。其工作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作。如处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集资料，管理档案，收发传真、电话，计划管理上司的时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监督检查上司下达的工作，做信息收集工作，协调横向、纵向的各种关系，辅助决策。 最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书科长、经理私人助理等。其工作内容主要包括参与决策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内纵向横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。 * * 二、商务秘书工作 1、商务活动的特点 交易性 利益性 竞争性 * * 2、商务秘书工作的主要内容 （1）日常事务性工作 （3）主动创造性工作 辅助决策工作、协调沟通工作、督促检查工作、会议工作、差旅准备工作、操办事务、应对突发事件等。 信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、辅助决策的调查研究工作等。 环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、必威体育官网网址工作、档案工作、信访工作等。 （2）上司指派性工作 * * 辅助性 综合性 中介性 机要性 潜隐性 三、秘书工作的特点 * * 全球化的视角 科技的飞速发展 管理理念的变化 人力资源的新要求 企业文化的变迁 秘书面临的新挑战 * * 智能化：专业技能、人际关系技能、理念分析技能 专业化：术业有专攻、行业细分 复合化：多种知识和技能的组合 社会化：国际化、统一化 女性化：女性在管理中整体地位的提升 未来秘书的发展趋势 * * 商务秘书的职业道德 商务秘书的知识结构 商务秘书的能力素质 第二节商务秘书的素质要求与行为规范 * * 爱岗敬业，忠于职守，自觉履行自己的职责。 诚实守信，恪尽职守，把握分寸。 积极主动，当好参谋。 遵守纪律，严守机密，守时守信，言必行，行必果。 谦虚谨慎，踏实细致。团结协作，宽容大度。 实事求是，客观准确。 勤奋好学，开拓创新。 一、商务秘书的职业道德 * * 二、商务秘书的知识结构 1、基础知识 2、相关知识 人文科学、自然科学、外语、计算机… 3、专业知识 政治学、经济学、管理学、法律、心理学、社会学、市场学、人力资源管理、传播学 … 秘书学、秘书实务、秘书礼仪、行政管理学、公共关系学、会议学、文书学、档案学、信息学、协调沟通学、信访学、速记 … * * 三、商务秘书的能力素质 1、沟通表达能力 口头表达、书面表达 2、办事能力 清楚授权范围、知晓办事渠道、了解办事程序、熟悉相关业务、掌握相应人际网络、知道轻重缓急、懂得变通 3、协助管理能力 调查研究、辅助决策 督查落实 4、交际公关能力 运用公关技巧、懂得礼仪常识、善于处理冲突、自我监控力强 5、操作能力 各种办公设备 6、应变能力 适应不同组织、文化和社会环境、应变突发事件 * * 四、健康方面 1、身体健康 2、心理健康 3、交往健康 体力、精力、脑力 乐观、开朗、稳健、坚毅、执着、自制、幽默 正常的心态和行为能力 * * 秘书的面试技巧（1） 第一，要