华中科技大学查新站工理论与实践.ppt

华中科技大学查新站工作理论与实践 华中科技大学图书馆 2007.03.13 向 参 会 代 表 学 习 ！ 目 录 一、查新站历史沿革 查新站历史沿革 科技查新工作的三个阶段 查新的起步阶段（1984-1990） 查新的发展阶段（1991-2000） 查新的发展阶段（1991-2000） 查新的巩固提高阶段（2001-至今） 查新站历史沿革 二、查新站具备的条件 丰富的文献资源 丰富的文献资源 华中科技大学图书馆主要中文献数据库 华中科技大学图书馆主要外文献数据库 华中科技大学自建数据库 丰富的文献资源 丰富的文献资源 畅通的网络环境和良好的硬件设备 图书馆信息网络系统信息流程示意图 精干的查新队伍和配套的学科专家队伍 精干的查新队伍和配套的学科专家队伍 精干的查新队伍和配套的学科专家队伍 三、如何做好查新工作 最大限度满足用户的需求 最大限度满足用户的需求 建立查新规范与管理制度 建立查新规范与管理制度 规章制度上墙 优化工作流程，加强质量控制 优化工作流程，加强质量控制 实行查新挡案“三保”制度 四、质量控制 质量控制 认真确立查新要点 正确处理“查全”与“查准”的关系 客观分析检索结果 注意发挥相关学科专家作用 坚持实事求是，力求客观公正 五、典型事例 典型事例 典型事例 典型事例 典型事例 六、成 效 查新、检索项目统计 查新课题获奖情况 查新课题获奖情况 查新课题获奖情况 省、部级获奖情况 用户对查新站的评价 用户对查新站的评价 服务周到，开展送货上门的服务。凡是用户工作忙无时间取查新报告，我们都是送报告上门，遇到距离远的单位或者跨省的单位，我们采取“特快专递”的方式，保证在有效时间内将查新报告送到用户手中。 为了不耽误每个查新用户申报课题或者报奖的有效时间，我们实行24小时电话值班制度，当然包括节假日、寒暑假电话值班，用户随叫查新员随到，值班电话号码不变，查新员轮流值班。 为了保证每个查新报告高质量、高水准，1992年我们就制定了本查新站规范。2000年科技部发布了《科技查新机构管理法》和《科技查新规范》，我校查新站工作人员不仅严格按照科技部查新规范进行查新，而且在充分消化科技部规范的基础上，又制定了华中科技大学查新站规范。对查新站工作人员职责，查新工作程序、质量要求、收费标准以及必威体育官网网址等问题作了明确规定，使查新工作做到了有法可依、有章可循，使科技查新工作逐步进入了法制化，规范化的轨道。 制定了较为规范的业务管理办法 为减少差错，确保查新质量，对科技查新报告我们一直坚持二查一审制度即：自查、互查、总审制度。 自查：专职查新员各自检查自己检索出的相关文献是否查准、查全。 互查：查新员根据检索的相关文献，进行相互检查，确保信息查准率和查全率，确定是否补查。 二查 审核人员对查新员撰写的查新报告进行审核，包括：检索方案是否正确；是否如实反映检索情况；文献分布情况概述和文献的综合比较分析；对检索课题的关键技术是否作客观的判断，查新结论用词是否严谨、确切，文字符号、技术术语、计量单位等是否符合标准和规范。 一审 　　为保证查新档案的完整性、我馆对所有查新报告定期分类 整理，归档保存，实行“三保”制度，专人负责档案管理。以便主管部门随机抽查。 纸型文档 电子文档 光盘文档 为确保查新工作的科学性、客观性和真实性，近几年我们重点抓以下五项工作。 认真确立查新要点 1 正确处理“查全”与“查准”的关系 2 客观分析检索结果 3 注意发挥相关学科专家作用 4 坚持实事求是，力求客观公正 5 查新项目的技术要点是查新工作的基础，客观全面的技术要点是查新结论真实合理的前提。出于多种原因，客户往往不能按照查新规范明确提出或不愿公布其技术要点。通过解释查新工作的实质和查新工作人员的责任，消除客户技术泄密方面的顾虑，向客户详细了解项目的背景、技术关键、国内外有关概况等，必要时要求客户提供研制报告，与客户一起确定应查新的关键技术。 我们认为查新检索的核心是对项目内容新颖性的检索，具有较高的查全要求，需要相当数量的文献， “查全”和“查准”是一对矛盾，应该查全第一，在查全的基础上追求查准率。因此 ，我们在对某一项目进行国际联机查新前，一般经过我校网上数据库或DIALOG WEB的预检索，调整检索策略，再进行国际联机检索，均有较理想的结果。 一项技术均有其发展基础，一般而言，除重大机密技术外，应有一定的相关文献。为此，坚持以下原则： 检索结果不可为零； 密切相关文献必须找到原文； 文献分析以相关技术为重点。 对于重大项目或者难以确认的专业技术问题，我们